10 aspectos claves a la hora de organizar y planificar un evento

Organizar un evento
Publicado
19/08/2020
  1. Identifica claramente cuáles son las necesidades principales del evento, cuáles son los objetivos y dale prioridad a satisfacer ambos aspectos.
     
  2. Innova, sé creativo, piensa de forma diferente. Sobre todo si la mayoría de los participantes ya ha asistido a otros eventos similares, procura que el tuyo sea memorable.
     
  3. Asegúrate que los participantes socialicen y se sientan parte del evento, pónselo fácil. A menudo, es difícil "romper el hielo" y conocer a nuevas personas, por lo que debes considerar la posibilidad de organizar sesiones dinámicas y/o aprovechar el poder de la "gamificación" la integración de la mecánica de juegos en una reunión o un evento, a fin de pasarlo realmente bien, puede aportar fuerza, impacto y enfoque al evento. Para ello encontrarás en EPS diferentes empresas de teambuilding en las diferentes zonas de España, no dudes en contactarlas.
     
  4. Conoce a tu público y adapta a ellos el mensaje y los contenidos del evento. Los asistentes a tu evento son los más importantes, así que debes esforzarte por conocerlos bien a fin de poder ofrecerles una experiencia que satisfaga sus expectativas.
     
  5. Si tienes escasa o nula experiencia en la planificación de eventos, asóciate con un profesional cualificado con un amplio historial de éxitos en el sector. Echa un vistazo en nuestra sección de AGENCIAS. A menudo, merece la pena invertir en sus servicios y dejar en las manos de un profesional el “trabajo sucio” que conlleva la preparación y desarrollo de un evento.
     
  6. Intenta establecer metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).
     
  7. A la hora de elegir un lugar de celebración, comprueba su red Wi-Fi y que tenga una cobertura robusta y fiable.
     
  8. Cuando hagas una “visita de inspección”, pide siempre conocer personalmente a la persona que coordinará tu evento, ya que a menudo es diferente a la persona que te ha “vendido” su espacio. Familiarízate con ella, transmitele tu ilusión por trabajar con ella y dale confianza, seguro que será recíproca.
     
  9. Incluye iniciativas sostenibles o de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) en el programa del evento: te sorprenderá lo importante que es para cada vez más personas.
     
  10. En cuanto haya una decisión en firme para celebrar el evento y se haya elegido el lugar, contempla la posibilidad de lanzar una página web o una aplicación atractiva e informativa sobre el evento en el menor tiempo posible. Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición. Echa un vistazo a nuestra sección de empresas dedicada a estos servicios de Material y Software Informático

Ana Manzano

Event Planner Spain