Ciento una ventajas y opciones que deben incorporar los sistemas online de gestión de inscripciones

Published
02/04/2007

Se ha alcanzado la masa crítica de usuarios de los sistemas online de inscripción de asistentes, ya que unas encuestas recientes han indicado que más de la mitad de los organizadores de reuniones ya utilizan o pronto utilizarán estas herramientas muy ventajosas. Últimamente los proveedores de servicios de aplicación (ASP, en sus siglas e inglés) han perfeccionado estas herramientas con la incorporación de opciones adicionales. No obstante, la mayoría de los organizadores de reuniones no han sabido beneficiarse de sus potenciales ventajas. El presente artículo abordará muchas de estas opciones y ventajas para ayudarte a analizar tu sistema online de gestión de inscripciones.

Plantillas personalizables

  1. Muchos sistemas online de inscripción ofrecen la posibilidad de personalizar los formularios. Ha de ser posible definir los campos de datos estándares (es decir, el nombre, la dirección, etc.), personalizar los campos para recoger datos específicos del evento, establecer el orden en que aparecen y el modo de introducirlos (limitaciones de campos, campos requeridos, etc.).
  2. El sistema debe ser totalmente personalizable, además de permitir al usuario definir las cabeceras y utilizar logos para el branding del sitio Web del evento.
  3. En muchos casos se pueden especificar el formato, las fuentes y los colores para que el sistema tenga un formato similar al de un sitio Web o una acción promocional.

Puesta en funcionamiento

  1. Es rápida la puesta en funcionamiento de estos sistemas de inscripción, que pueden generar un formulario electrónico en menos de una hora.

Robustez

  1. Se trata de sistemas muy resistentes, con capacidad para clasificar cómodamente a miles de usuarios y millones de fichas.
  2. También son capaces de gestionar las inscripciones para los eventos complejos y de gran envergadura, con distintas tarifas por tipo de contacto (es decir, miembros, no miembros) para todos los efectos a pagar y múltiples opciones de inscripción, que se enumeran a continuación.

Mayor comodidad para los asistentes

  1. Los formularios de inscripción parcialmente rellenados hacen que sea más fácil para los asistentes completarlos. A nadie se le debe pedir más de una vez que proporcione los datos de su empresa o asociación; esta información debe aparecer automáticamente cada vez que la persona en cuestión se inscriba con el nombre de dicha empresa o asociación.
  2. Algunos sistemas permiten a los usuarios modificar los datos de su inscripción en cualquier momento, lo que facilita las cosas a los asistentes y ahorra a los organizadores la molestia de realizar estas modificaciones ellos mismos.
  3. Hay formularios de inscripción basados en la Web, disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar con acceso a Internet.
  4. Algunos sistemas permiten la “ramificación” de datos, reduciendo automáticamente las opciones según las elecciones del usuario, lo cual simplifica el proceso de inscripción.
  5. Otros sistemas de inscripción permiten a los asistentes crear un programa de trabajo personalizado (“Mi programa”) o un listado personalizado de expositores, facilitándoles la tarea in situ.
  6. Todo en uno: Al margen de la inscripción, algunos sistemas ofrecen la posibilidad de reservar billetes de avión, alojamiento, e incluso entradas para el teatro en el mismo formulario. Los asistentes tienen todo a mano, facilitándoles así la tarea.
  7. Cuando alguien se inscribe, suele recibir automáticamente un mensaje de confirmación en el mismo sitio Web y por correo electrónico, con información sobre precios, los eventos en los que se ha inscrito, y cómo modificar sus datos, lo que elimina la necesidad de imprimir y enviar recibos.
  8. Cualquier sistema debe ofrecer la posibilidad de incluir vínculos a mapas y otros datos sobre el lugar de celebración para mayor interés y comodidad de los asistentes.

Comunicación automatizada

  1. Los sistemas de este tipo a menudo incorporan un sistema especial que automatiza las opciones del correo electrónico, que permite a los organizadores crear rápidamente un mailing electrónico o una campaña de marketing.
  2. Algunos sistemas tienen capacidad para generar rápidamente otro tipo de avisos (por fax, con tarjetas postales, etc.), con el mismo diseño y apariencia que la página de inscripción.
  3. Otros sistemas permiten a los organizadores avisar inmediatamente a los asistentes de cualquier cambio en el programa o noticia de actualidad por teléfono o fax, o por medio del envío de un mensaje a su buzón de correo electrónico, teléfono móvil y cualquier otro dispositivo inalámbrico, busca personas o PDA.
  4. La inmensa mayoría de los sistemas de inscripción generan automáticamente correos electrónicos y/o cartas impresas de confirmación/recibos.
  5. Es sencillo enviar avisos electrónicos (de cambios en el programa, por ejemplo) y anuncios a los registrados.
  6. Se pueden enviar recordatorios automáticos (de la finalización del plazo de inscripción, por ejemplo) a sólo aquéllos que no hayan contestado al correo electrónico original. Se pueden generar los avisos con antelación para su envío automático en una fecha posterior.
  7. Algunos sistemas tienen capacidad para gestionar una sala de prensa online para los expositores (personalizable por empresa) o para enviar las noticias que el director del certamen desea publicar.
  8. Se pueden generar mensajes electrónicos de texto o en formato HTML, con opciones para controlar las listas de correo y los envíos.
  9. Estos sistemas suelen incorporar una opción para darse de baja del servicio.

Marketing electrónico / clasificación / encuestas

  1. Existen varios sistemas de inscripción que permiten segmentar clientes específicos o grupos según sus intereses, su historial en cuanto al certamen y sus respuestas a las encuestas, lo que facilita el marketing directo.
  2. Se pueden personalizar los correos electrónicos y otras comunicaciones para que incluyan automáticamente un saludo, el nombre y apellidos del destinatario y su historial en cuanto al certamen. Puesto que es más probable que los destinatarios abran y lean un correo dirigido a ellos personalmente, este tipo de mailing suele tener un impacto positivo.
  3. Muchos sistemas ofrecen una amplia gama de herramientas personalizables para realizar encuestas antes y después del evento. Las preguntas y su formato (verdadero/falso, respuestas múltiples, respuestas escritas) son fáciles de generar, totalmente personalizables y los resultados se contabilizan y se muestran automáticamente en gráficos. Por ejemplo, una encuestas realizada antes del certamen podría solicitar información sobre preferencias alimenticias, intereses, o, si el cliente potencial decide no asistir, sus motivos. La posibilidad de incorporar estos datos en el proceso de inscripción y hacer un seguimiento de ellos tiene una gran potencial para el marketing del futuro.

Mayor eficiencia para los organizadores

  1. Los sistemas basados en la Web no requieren instalación previa, lo que ahorra los costes de adquisición, instalación y formación de personal.
  2. Estos sistemas suelen ser muy fáciles de utilizar y no requieren conocimientos de diseño Web para generar los formularios de inscripción.
  3. Puesto que las páginas de administración utilizan una interfaz de navegador estándar que es intuitiva, a menudo no requieren una formación muy profunda.
  4. Las actualizaciones de software son automáticas, y el usuario tiene que hacer poco o nada.
  5. Algunos sistemas permiten a los usuarios elaborar listas de tareas y asignarlas, establecer plazos, y hacer un seguimiento del grado de realización. Los organizadores pueden coordinar recursos por medio de un calendario integral de eventos.

Mayor asistencia e ingresos para la organización

  1. Algunos sistemas permiten el reenvío de invitaciones (marketing viral) para que los asistentes potenciales puedan reenviar la invitación a otras personas o sugerir los nombres de aquéllos a los pudiera interesar. Si los asistentes se presten a ayudar en el marketing del evento, es posible que la asistencia incremente.
  2. Las campañas de mailing electrónico, sobre todo las que están personalizadas e incluyen recordatorios, pueden ser más efectivas que los mailings físicos. Hay proveedores que mantienen que estos sistemas de inscripción aumentan la asistencia y los ingresos.
  3. Los recordatorios automáticos también ayudan a convencer a los indecisos.

Mayor ahorro para la organización

  1. Estos sistemas suelen utilizar una sola base de datos integrada que siempre está actualizada, lo que a los organizadores les ayuda a hacer previsiones y tomar decisiones.
  2. El marketing electrónico es más económico que los mailings físicos, ya que se eliminan los gastos de producción, imprenta y envío por correo convencional.
  3. Debido a las opciones de serie para automatizar el proceso de inscripción y modificación de datos, se ahorra tiempo y dinero en llamadas para gestionar dichas modificaciones.
  4. Suele ser más rentable contratar los servicios de un ASP que comprar y personalizar un sistema propio, ya que requiere mantenimiento e informáticos para realizarlo.
  5. Aquellas personas que utilizan un ASP se benefician de la aportación creativa proveniente de múltiples fuentes (el desarrollo colectivos de los demás usuarios del sistema) y actualizaciones frecuentes.
  6. El precio de compra y desarrollo del software es bajo.
  7. Puesto que los asistentes se inscriben ellos mismos utilizando formularios con campos obligatorios y limitados, hay menos posibilidad de que se cometan errores, ahorrando los recursos humanos necesarios para introducir datos y descifrar faxes ilegibles y formularios manuscritos.

Gestión de reuniones y presupuestos

  1. Algunos sistemas están dotados de herramientas de gestión integral de presupuestos para realizar un seguimiento de los gastos incurridos por las reuniones (como el alojamiento, los billetes de avión, comidas) y los pagos efectuados (como las cuotas de inscripción, el pago de pernoctaciones adicionales) a medida que los asistentes se inscriben, quedando reflejados los resultados en informes presupuestarios generados en tiempo real.
  2. Otros sistemas incorporan calendarios integrales de reuniones corporativos, lo que permite a las empresas saber en todo momento cuáles de sus reuniones se están celebrando y hacer un seguimiento de ellas.
  3. Algunos sistemas permiten la generación de informes presupuestarios de múltiples eventos para comparar gastos y analizar pautas a fin de optimizar el rendimiento de la inversión. A veces se pueden agregar por departamento y de forma transdepartamental para evaluar el coste global, vigilar la observación de las políticas de empresa e identificar oportunidades para obtener mayores descuentos de los proveedores. La capacidad para hacer un seguimiento del gasto de empresa (por ejemplo, todas las transacciones realizadas con una sola cadena hotelera por cada división de la empresa) proporciona a los organizadores las herramientas necesarias para negociar tarifas más ventajosas para el alojamiento y la manutención.

Mayor precisión y mejor análisis de datos

  1. Estos sistemas suelen ser capaces de hacer un seguimiento de múltiples eventos, con su propia URL, y gestionarlos todos simultáneamente en una sola base de datos online que se puede programar.
  2. Esta base de datos, accesible en todo momento desde cualquier navegador, puede eliminar errores que ocurren cuando se utilizan múltiples bases de datos.
  3. El personal del evento puede crear estas bases de datos, sin conocimientos previos de programación.
  4. Suele haber opciones para importar con facilidad nombres y datos de contacto de otras bases de datos o archivos de Outlook para generar avisos electrónicos o para cualquier otra forma de distribución.
  5. Normalmente se pueden exportar datos en cualquier formato estándar, lo que hace que estos sistemas sean compatibles con sistemas Legacy y otras bases de datos.
  6. Muchos sistemas incorporan herramientas analíticas de serie, con gráficos, comparaciones presupuestarias y otras opciones, e informes generados en Excel, Access y otros formatos.
  7. Cuando los asistentes introducen sus datos, es probable que sean actualizados y fiables, a diferencia de cuando el personal de la empresa tiene que descifrar faxes o formularios rellenados a mano.
  8. Suele haber opciones para comprobar automáticamente si existen nombres, fichas o correos electrónicos duplicados.

Mejor presentación de informes

  1. Normalmente hay muchos tipos de informes estandarizados que se pueden descargar en Excel, Word, Access, y otros formatos, incluyendo la posibilidad de crear etiquetas (con códigos de barras unidimensionales y bidimensionales) y etiquetas para mailings.
  2. Muchos sistemas ofrecen la posibilidad de generar informes personalizados, sin límite de campos.
  3. Se puede tener acceso a estos informes online en todo momento y desde cualquier lugar.
  4. Se puede comprobar en tiempo real el número de inscripciones, las reservas de alojamiento, etc.
  5. Cualquier persona que tenga autorización y acceso puede ver estos informes.
  6. Los informes de este tipo suelen incorporar herramientas de análisis, como gráficos y cuadros.

Automatización y gestión de la contabilidad

  1. Estos sistemas hacen un seguimiento de los pagos, reembolsos y otras transacciones, y la mayoría de ellos generan facturas y recibos, e imprimen informes sobre cuentas vencidas.
  2. A menudo procesan automáticamente los pagos con tarjeta, la autorización electrónica y, a veces, otras formas de pago a elegir por el usuario.
  3. La reconciliación de cuentas se proporciona con casi todos los pagos efectuados con tarjeta.
  4. Suele ser posible aplicar distintas tarifas según el tipo de inscripción.
  5. Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de efectuar pagos tanto online como convencionalmente.
  6. Otros sistemas tienen capacidad para cancelar pagos o reembolsarlos.
  7. Se pueden incorporar múltiples tipos de inscripción, incluyendo la de invitados.
  8. Hay sistemas que permiten que las asociaciones se inscriban como socios del evento durante el proceso de inscripción.

Gestión de alojamiento y transporte

  1. Algunos sistemas gestionan billetes de avión y otros tipos de transporte desde la página de inscripción para mayor comodidad de los asistentes.
  2. Hay sistemas que incorporan una aplicación integrada para el alojamiento, con bloques de habitaciones para distintos tipos de inscripción (conferenciantes, directivos, VIPs, etc.), lo que permite ofrecer diferentes hoteles, tipos de habitación y descuentos según la categoría del asistente.
  3. Muchos sistemas tienen una gran capacidad de almacenamiento y pueden trabajar con múltiples hoteles, tipos de habitación, precios y tarifas por noche.
  4. Algunos sistemas permiten a los asistentes modificar o cancelar su viaje a cualquier hora del día, siempre y cuando lo hagan antes del plazo estipulado.
  5. Los organizadores pueden generar informes sobre la ocupación real cuando quieran, reemplazando los informes manuscritos que se suelen utilizar para gestionar el alojamiento.
  6. Hay sistemas que son capaces de gestionar habitaciones compartidas, eligiendo automáticamente a los asistentes a compartir habitación según una serie de preferencias y filtros. Otros permiten a los asistentes a indicar sus preferencias y luego les emparejan automáticamente basándose en los puntos en común.
  7. Algunos sistemas capturan automáticamente de las listas de alojamiento datos sobre los emparejamientos idóneos, sin que haya que hacer inventario por partida doble.
  8. Muchos sistemas generan listas de alojamiento bajo petición.
  9. Suelen estar dotados de un sistema de captura de gastos de alojamiento en tiempo real.
  10. Hay sistemas que permiten a los asistentes elegir entre abonar el coste de alojamiento en el momento de inscribirse o al registrarse en el hotel.
  11. Algunos sistemas envían automáticamente a determinados hoteles informes electrónicos a intervalos preprogramados.
  12. La mayoría de los sistemas son capaces de generar informes estándares de viajes (listas de alojamiento, fechas de llegada/salida, cancelaciones, etc.) en todo momento.

Gestión online de talleres de formación y abstracts

  1. Con algunos sistemas se pueden publicar electrónicamente agendas (multiáreas/multidías/multiniveles) y programas de conferencia.
  2. Algunos sistemas incorporan herramientas de gestión de conferenciantes, incluyendo biografías, fotografías online, abstracts, y necesidades en cuanto a audiovisuales.
  3. Otros sistemas son capaces de enviar peticiones de artículos y hacer un seguimiento de los artículos y abstracts presentados.
  4. Hay sistemas que incorporan herramientas para hacer un seguimiento de inventarios y gestionar listas de espera para sesiones de trabajo en las que no queda sitio.
  5. Algunos sistemas redirigen automáticamente a los usuarios a las páginas de inscripción y de programas online cuando no queda sitio en los talleres/sesiones de trabajo.
  6. Suele ser posible revisar y actualizar en cualquier momento los cambios de horario en el programa (a diferencia de los programas enviados por correo convencional).

Gestión de expositores y empresas expositoras

  1. Algunos sistemas incorporan herramientas de gestión integral, cuyas opciones se enumeran a continuación:
  2. Un plano interactivo del recinto y un buscador de expositores;
  3. Ferias de muestras online (expositores virtuales);
  4. La gestión de ventas online para las empresas expositoras;
  5. Directorios de empresas expositoras y de stands;
  6. Un expositor de productos nuevos;
  7. Herramientas para que los asistentes generen un plano personalizado de stands, indicando las empresas que desean visitar;
  8. Algunos sistemas son capaces de gestionar citas y peticiones de información;
  9. Hay sistemas que gestionan todo lo tocante a los patrocinadores para promocionar, vender y hacer un seguimiento de aportaciones;
  10. Otros sistemas incorporan una serie de herramientas para la gestión de stands online.

Gestión in situ

  1. Algunas empresas gestionan las acreditaciones in situ también, como un servicio presencial o por medio de software que utiliza datos basados en la Web, lo que permite imprimir etiquetas de identificación en el lugar de celebración del certamen.
  2. Hay sistemas que incorporan herramientas para la gestión integral de regalos para hacer un seguimiento de tallas de camisa, regalos VIP, etc.
  3. Algunas de estas aplicaciones incluyen herramientas para la gestión integral de actividades de ocio (reservas de golf, incluyendo el handicap, excursiones, etc.).

Seguridad y apoyo

  1. La mayoría de los sistemas gestionan las autorizaciones de los organizadores y el personal, además de niveles de acceso, según las aptitudes o el grado de responsabilidad, para garantizar la seguridad.
  2. Muchos sistemas utilizan la encriptación SSL (páginas seguras) para las transacciones efectuadas con tarjeta de crédito y para transmitir datos personales desde una interfaz a la base de datos, lo que aumenta sobremanera la seguridad de datos.
  3. Hay muchos sistemas que cuentan con asistencia técnica las 24 horas del día y ayuda online.
  4. La mayoría de los proveedores de servicios de aplicación utilizan un sistema de almacenamiento de datos muy seguro, con lo último en cortafuegos, equipos auxiliares, sistemas informáticos redundantes con tolerancia a fallos y cables de respaldo, sitios espejo para transacciones seguras, y otros sistemas para proteger los datos de los usuarios y evitar averías.