Cuarenta y cinco maneras de utilizar la tecnología para conseguir reuniones más ecológicas

Ser ecológico es cada vez más fácil. La tendencia hacia reuniones más ecológicas se está afianzando por fin y los profesionales del sector de congresos y reuniones están aunando fuerzas para reducir, reciclar y reutilizar para limitar significativamente el impacto ambiental de los eventos.

La tecnología puede contribuir a este esfuerzo, reduciendo el uso del papel y por añadidura mejorando la eficacia. He aquí algunas maneras de las que la tecnología puede ayudar:

Antes de la reunión:

1. Las bases de datos electrónicas de espacios para reuniones
   Durante años los directorios y folletos de los espacios para eventos han llenado los archivadores de los organizadores de reuniones. Existen bases de datos online que son gratuitas, mucho más completas y consultables (por ejemplo: www.mpoint.com, www.cvent.com, www.sitevisit.com), lo que elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar tanto papel.
2. Las peticiones de propuestas electrónicas (RFPs en sus siglas en inglés) para reservar espacios para reuniones
   Es habitual que los organizadores envíen por correo, fax o correo electrónico documentos Word “de archive plano” a los lugares de celebración cuando necesitan encontrar un espacio para reuniones. Estos métodos “basados en papel” tienen la desventaja de que se ha de volver a introducir la información en el sistema del lugar de celebración en cuestión. Esto requiere tiempo y reduce la fiabilidad. Existen herramientas online para pedir y reservar espacios para reuniones, tales como www.starcite.com. Meeting Site Resources (www.meetingsites.net) también ofrece un servicio similar que cumple totalmente con los estándares APEX.
3. Las reservas online de espacios para reuniones
   Las herramientas online para reservar directamente espacios para reuniones, desde la petición hasta la contratación, empiezan a afianzarse, al menos por lo que se refiere a reuniones sencillas. MeetingBroker (www.meetingbroker.com) y Worktopia (www.worktopia.com) son dos empresas que proporcionan soluciones online que reducen el papeleo.
4. El uso del correo electrónico para promocionar reuniones y eventos
   Los soportes impresos para promocionar eventos o lugares de celebración están ya muy desfasados. Con las nuevas técnicas de marketing online y de correo electrónico se puede llegar al público beneficiario de forma mucha más directa y barata que por medio de materiales promocionales que hay que imprimir y enviar por correo.
5. El uso de los blogs para promocionar reuniones y eventos
   Los blogs se pueden utilizar para promocionar los eventos (por ejemplo, www.emergeblog.com) y crear una comunidad dentro de las asociaciones (http://www.mpiweb.org/cms/mpiweb/blog/blog_landingpage.aspx), sin tener que recurrir al papel.
6. Las visitas de inspección virtuales
   Las vistas panorámicas virtuales y los mapas web interactivos de las instalaciones de espacios para reuniones pueden ayudar a los organizadores hacer una criba de las opciones sin tener que visitar cada uno de los potenciales lugares de celebración. Esto ahorra tiempo y reduce los gastos de viaje y, de paso, el impacto ambiental. Unos buenos ejemplos son: http://www.swan-dolphin.com/ipixhtml/360tour.html y http://www.mtccc.com/imapdata/mtcc.html.
7. Los estándares APEX
   Los estándares APEX (www.conventionindustry.org/apex) tienen como objetivo reducir los métodos de comunicación ineficaces, basados en el papel, entre organizadores y proveedores mediante el desarrollo de estándares electrónicos para las RFPs, los perfiles de los lugares de celebración, las especificaciones técnicas, los informes post evento, la terminología y los contratos.
8. Las especificaciones técnicas electrónicas
   El intercambio electrónico de datos (EDI en sus siglas en inglés) es mucho más eficiente que los métodos basados en el papel para transmitir las especificaciones técnicas de una reunión. En la actualidad, los organizadores envían a los lugares de celebración documentos “de archivo plano” (es decir, archivos Word) con dichas especificaciones. Hay que imprimir estos documentos y volver a introducir los datos en el sistema de gestión del lugar en cuestión para generar pedidos que se imprimen y se envían al organizador para que los firme. Si las dos partes implicadas pueden tener acceso a la misma página web, esto reduciría el uso de papel y el esfuerzo que implica, además de aumentar significativamente la rapidez y fiabilidad de las gestiones de este tipo. También hace que cualquier cambio o actualización sea mucho más fácil de gestionar. Una de las metas de APEX es establecer estándares para que esto sea una realidad. Mientras tanto, los organizadores y lugares de celebración que utilizan el sistema de Ungerboeck (www.ungerboeck.com) pueden valerse del EDI.
9. Las herramientas online de gestión de abstractos y conferenciantes
   Algunas reuniones grandes tienen miles de ponentes. La selección y gestión de dichos ponentes puede ser una tarea hercúlea, que genera una gran cantidad de papel y requiere muchas horas de dedicación por parte del personal y de los miembros de la asociación. Los sistemas de gestión online de abstractos y conferenciantes pueden eliminar la necesidad de tanto papel y automatizar en gran parte este proceso. También pueden gestionar las biografías, las fotos, los apuntes y los requerimientos audiovisuales de los ponentes. Ejemplos de estos sistemas incluyen www.preciscentral.com y www.owpm.com.
10. Los wikis para la organización de eventos
    Los sitios web colaborativos (wikis) ayudan a los organizadores y lugares de celebración a trabajar juntos y a estar en el mismo sitio electrónicamente hablando. Por ejemplo, Google Docs (docs.google.com) proporciona gratuitamente hojas de cálculo colaborativas, que pueden servir como excelentes herramientas de gestión de proyectos.
11. La inscripción y confirmación online sin papel
    La inscripción online es la aplicación líder para el sector de congresos y reuniones. Comparada con el método de inscripción convencional en la que se utilizaban formularios impresos, se procesaban manualmente los talones o pagos con tarjeta y se enviaban las confirmaciones por correo, estos sistemas reducen los costes y el gasto de papel en más de un 90%, mientras que al mismo tiempo mejoran la atención al cliente y la fiabilidad. Hay más de 200 productos de inscripción online en www.corbinball.com/bookmarks.
12. La gestión online del alojamiento y de reservas en bloque
    La gestión de reservas en bloque (sobre todo para eventos de gran envergadura) es a menudo una tarea que conlleva el uso de mucho papel y el envío de una gran cantidad de faxes, lo que no proporciona a los organizadores, los lugares de celebración o los convention bureaus una vista general del proceso en tiempo real. Las herramientas de gestión de reservas en bloque, tales como Passkey (www.passkey.com) o Travel Planners (www.tphousing.com) o aquellas herramientas de gestión alojadas en la web, tales como Certain (www.certain.com), Cvent (www.cvent.com), eMeetingsOnline (www.emeetingonline.com) o ePly (www.eply.com), así como otras muchas, pueden gestionar electrónicamente estos bloques de forma mucho más eficaz. Estas herramientas pueden también gestionar otras tareas relacionadas, como emparejar a compañeros de habitación.
13. La gestión de viajes y expedición de billetes electrónicas
    Las aerolíneas llevan algún tiempo fomentando las reservas online y los billetes electrónicos, ya que es bastante más barato que expedir billetes impresos. Las herramientas alojadas en la web para la gestión de viajes de empresa y eventos, como Cliqbook (www.Concur.com/Travel), proporcionan herramientas interactivas de reserva para los asistentes a reuniones y eventos de empresa, lo que ahorra dinero y papel.
14. La gestión online de incentivos
    Los incentivos son una muy buena manera de reconocer el esfuerzo de comerciales que alcanzan metas. Las herramientas alojadas en la web como www.incentivelogic.com pueden ayudar a empresarios y a empleados a hacer un seguimiento de estos programas de incentivos y a aumentar su impacto, y al mismo tiempo reducir la cantidad de papel necesaria para gestionarlos.
15. La gestión online de proyectos
    Las herramientas de gestión online de proyectos son útiles para gestionar reuniones. Una de las herramientas disponibles, que es esencialmente gratuita, es www.itensil.com, que incorpora la gestión de flujo de procesos y la gestión electrónica de documentos, entre otras prestaciones, lo que ahorra papel y esfuerzo.
16. Las valoraciones de clientes sobre lugares de celebración
    Las valoraciones online de clientes sobre hoteles, como las que ofrece www.tripadvisor.com, ya están muy extendidas. Del mismo modo se pueden utilizar los sitios web que contienen las valoraciones de organizadores de reuniones sobre los lugares de celebración (como www.meetingsintelligenceexchange.com) para eliminar la necesidad de otras herramientas de evaluación basadas en el papel, que suelen ser menos eficientes.
17. Los contratos electrónicos y las firmas digitales
    Aunque su uso sigue siendo poco frecuente, las firmas electrónicas están disponibles
    (http://en.wikipedia.org/wiki/Digital_signature) y se deben utilizar para eliminar la necesidad de enviar múltiples copias de contratos impresos por mensajería.
18. Los planos de planta
    Los planos de planta a escala de los espacios para eventos son para los organizadores de reuniones una garantía de que conseguirán lo que quieran, permitiéndoles comunicar a los responsables del lugar de celebración cómo se deben configurar las salas (una imagen vale mil palabras). Hay herramientas alojadas en el web, como Active Matrix (http://www.meetingmatrix.com/products_activematrix.asp), que permiten a los organizadores gestionarlo todo online, sin tener que recurrir al papel.
19. La gestión de expositores y de planos de planta
    Los planos de planta de algunas ferias de muestras todavía se gestionan sobre el papel. Las herramientas electrónicas como www.expocad.com o www.a2zinc.net pueden gestionarlo todo online, además de ser una gran ayuda en la gestión de expositores.
20. Las guía electrónicas del expositor
    En las ferias de muestra de gran envergadura, los expositores reciben una carpeta que puede contener cientos de documentos y formularios para contratar espacio, decoraciones, audiovisuales, instalación eléctrica, transporte marítimo o por carretera, y mucho más. Los contratistas de servicios para ferias de muestras, como GES (www.ges.com/ecomm/2007/sampee_cd/), han hecho bastantes progresos para gestionarlo todo online, lo que reduce el uso del papel y aumenta la eficacia.
21. La gestión de expositores
    Los expositores también pueden utilizar las herramientas alojadas en la web, como www.exhibitforce.com, para gestionar online el inventario, transporte, calendarios, listas de tareas pendientes, personal y presupuesto, entre otras cosas, todas ellas tareas en las que se suele utilizar mucho papel.

En situ:

22. Las agendas electrónicas
    ¿Por qué cargar con pesados programas que son caros y difíciles de imprimir? Hay varios tipos de agenda electrónica disponibles (dispositivos personales como www.ntag.com y www.spotme.com; o sistemas telefónicos o PDA, incluyendo www.visiontree.com y www.nearspace.com).
23. Las encuestas electrónicas
    Las encuestas que se realizan con formularios impresos tardan mucho en procesarse y tienen un alto coste para el medioambiente. Después de la reunión, a menudo se tardan semanas en tabular los resultados. Existen muchas herramientas alojadas en la web y aplicaciones móviles (véase el apartado anterior) que son capaces se captar y tabular datos relacionados con la satisfacción y el nivel de comprensión del público, a menudo en tiempo real –a tiempo para modificar contenidos durante la reunión, si procede–.
24. Los sistemas electrónicos de votación
    Los sistemas electrónicos de votación son capaces de captar los datos de encuestas y de las votaciones electrónicas con un máximo de seguridad, y tabularlos con mucha más rapidez y precisión que los sistemas basados en el papel. Hay muchos sistemas en el mercado, incluyendo www.braehler.com, www.hypermaster.com y www.pcipro.com, entre otros.
25. Los sistemas móviles de votación, interactivos y de pregunta y respuesta
    Se pueden utilizar los móviles como sistemas de votación (como se ha hecho en el caso de las votaciones de SMS de American Idol) y también para recibir preguntas del público. Algunos ejemplos incluyen www.polleverwhere.com, www.zukuweb.com, www.log-on.nl y www.quickmobile.com.
26. La programación electrónica de citas
    Las agendas impresas para citas ya han quedado anticuadas. El objetivo primordial de los eventos es reunir a la gente. El hecho de poder programar reuniones durante los eventos por medio de herramientas online –www.scheduleflex.com, www.cistems.com y www.wingateweb.com– puede aumentar el valor de dichas reuniones.
27. Los centros de mensajes electrónicos
    Las notas de papel puestas en un tablón no sólo son poco atractivas y un desperdicio de papel, sino que son difíciles de consultar. Los sistemas electrónicos de mensajes, como www.jotmessaging.com, pueden proporcionar a los asistentes a eventos un sistema de mensajes y de búsqueda de asistentes, lo que mejora sobremanera la comunicación entre ellos y reduce el gasto de papel.
28. Los apuntes online para cursos
    Aunque los apuntes impresos para cursos son muy útiles para ayudar a los asistentes a tomar sus propios apuntes, no es siempre el caso. Si los apuntes se publican online antes, durante y después de la reunión, esto permite a los interesados imprimirlos selectivamente, lo que se traduce en un ahorro de papel.
29. Los kioscos para imprimir/descargar apuntes para cursos
    Otra manera de reducir el gasto de papel en las reuniones es dotar los lugares de celebración de kioscos para imprimir apuntes o descargarlos en una memoria USB. En lugar de imprimir los apuntes con antelación para el número previsto de asistentes (previsiones que no siempre son infalibles), los asistentes pueden imprimir los apuntes que les interesan o descargarlos en un lápiz de memoria en kioscos centralizados.
30. Los directorios electrónicos de catálogos de productos
    En las ferias de muestras grandes es frecuente que se les entreguen a todos los asistentes directorios impresos de los expositores, que contienen los datos de contacto y los productos de cada expositor. Estos directorios pueden tener cientos de páginas. En su lugar, estas guías se pueden poner a disposición de los asistentes en formato CD (www.cdshowguides.com) o a través de directorios interactivos (alojados en la web antes de la reunión, como hace www.a2zinc.com, o a través de kioscos interactivos en el lugar de celebración). Estos sistemas no sólo ahorran papel, sino que también alargan la vida de una reunión, ya que estos directorios pueden permanecer online como bases de datos consultables.
31. Los kioscos para descargar los catálogos de exposición
    He aquí una idea para reducir el uso de papel en las ferias de muestras: darles a todos los asistentes un lápiz de memoria con el directorio de productos; para luego prohibir todos los catálogos impresos. La solución reside en dotar el recinto de kioscos donde los asistentes pueden descargar en formato PDF la información que más les interese.
32. Las entradas electrónicas
    Las entradas electrónicas pueden eliminar la necesidad de las de papel en algunos eventos (http://en.wikipedia.org/wiki/Mobile_ticketing).
33. La comunicación de campo cercano para inscripciones y contactos comerciales
    La comunicación de campo cercano (NFC) es un estándar de telefonía móvil en Europa para realizar pagos e intercambiar datos de contacto (http://en.wikipedia.org/wiki/Near_Field_Communication). Cuando se adopte en los Estados Unidos, esta tecnología se podrá utilizar para la expedición de billetes electrónicos, para rellenar formularios electrónicos en kioscos automatizados, y para la recopilación de datos sobre clientes potenciales. Es posible que los métodos existentes para el intercambio de datos comerciales (incluyendo las tarjetas de visita, los lectores de banda magnética y los escáneres de códigos de barras 2D para leer los datos de las etiquetas en las ferias de muestras) se vuelvan obsoletos.
34. Las subastas electrónicas
    Por medio de herramientas alojadas en la web, con pujas y pagos automatizados, se pueden racionalizar las subastas que se realizan durante los eventos y hacer que lleguen a un público más amplio (http://www.auctionpay.com/online_auctions/default.htm).
35. La señalética digital
    Los eventos grandes suelen generar cientos o incluso miles de señales. Estas señales son caras, cuya gestión es intensiva en mano de obra, y casi siempre se tiran después del evento. El desarrollo del software para la señalética digital y el abaratamiento de las pantallas planas hacen que la señalética digital sea la elección más ecológicamente responsable, además de impulsar el branding de muchos organizadores y lugares de celebración (http://www.envisionmedia.com/digital_signage.php). Es frecuente que las señales digitales se gestionen centralmente en un entorno de red, así que los contenidos y los cambios se realizan en un abrir y cerrar de ojos.
36. La disposición de asientos para banquetes
    La disposición de asientos para banquetes suele ser una tarea intensiva en mano de obra, con uno o dos trabajadores temporales haciéndolo a mano sobre un gran plano de papel. La tecnología facilita otros métodos electrónicos más eficaces para realizar esta tarea sin papel (www.perfecttableplan.com/).
37. El seguimiento de unidades de educación continua
    El seguimiento de unidades de educación continua (UEC) o de educación médica continua (EMC) siempre se ha hecho con métodos basados en el papel, tanto con hojas de registro en el lugar de celebración como en la aplicación y seguimiento de los datos generados por dichas unidades. Las empresas como AllianceTech (www.alliancetech.com) y Sherpa (www.sherpa-solutions.com) proporcionan sistemas de identificación por frecuencia de radio que monitorizan la asistencia a sesiones por medio de un pequeño chip de ordenador incorporado en las etiquetas de los asistentes, lo que ahorra dinero, tiempo y los inconvenientes de los sistemas basados en el papel.

Post evento:

38. La medición del rendimiento de la inversión
    El auténtico valor de las reuniones reside en el rendimiento de la inversión (ROI) o el rendimiento de los objetivos (ROO), que en el pasado era muy difícil de medir, puesto que se utilizaban cuestionarios impresos para recopilar los datos. Empresas como MeetingMetrics (www.meetingmetrics.com) proporcionan herramientas sistematizadas alojadas en la web para medir RIO, ROO y otros parámetros utilizados para calibrar el éxito de una reunión, desde su planificación hasta después de su celebración, además de permitir la comparación de eficacia de un año a otro.
39. La conciliación electrónica de cuentas
    La conciliación de cuentas suele ser una tarea en la que se invierte mucho tiempo y papel. Hay que verificar que todas las facturas –que suelen ser de papel– de cada uno de los gastos generados por una reunión coinciden con el código presupuestario en cuestión, antes de efectuar el pago con un talón de papel. Para muchas corporaciones, el coste de este proceso sobrepasa a menudo los cien dólares por talón. La conciliación electrónica puede ahorrar mucho tiempo, papel y dinero. Dos empresas (AMEX con StarCite -- www.starcite.com y Visa con Arcaneo -- www.arcaneo.com) proporcionan sistemas de conciliación de cuentas pagadas por tarjeta.
40. Las descargas MP3 para las grabaciones de conferencias
    Durante años se utilizaban los casetes o CDs para las grabaciones de conferencias. Existen empresas como Conference Archives (www.conferencarchives.com) que están sustituyendo estas grabaciones por archivos digitales en formato MP3, que se pueden previsualizar y descargar desde un sitio web para luego visualizarlas en un ordenador o iPod. Puesto que no es necesario ningún tipo de formateo previo, como en el caso de los CDs, el tiempo de despacho es mucho más rápido.
41. Los informes post evento
    La iniciativa de los estánderes APEX también podría ser de gran ayuda en este apartado. En la actualidad se puede descargar una plantilla en formato Word de www.conventionindustry.org/apex/acceptedpractices/posteventreport020706.doc. No obstante, los archivos Word constituyen un método muy malo para transmitir y archivar datos. Mediante el estándar APEX se deben implementar los métodos de intercambio electrónico de datos (EDI) para importar estos datos a una base de datos que se pueda archivar electrónicamente, analizar, compartir y comparar de un año a otro. Esto aumentará mucho la eficacia, al tiempo que eliminará la necesidad de archivar documentos impresos.

Alternativas:

42. Las videoconferencias
    Las reuniones presenciales funcionan en parte por los gestos y las indicaciones visuales que se realizan entre asistentes durante el networking y las presentaciones. Sin embargo, debido al encarecimiento de los viajes y su impacto ambiental, se buscan alternativas para algunas de estas reuniones. Los sistemas de videoconferencia pueden ayudar a solucionar este problema. Desde el software de videoconferencia de baja gama (gratuito) como SightSpeed (www.sightspeed.com) hasta los sistemas de telepresencia de gama alta como www.cisco.com/telepresence o www.hp.com/halo, hay muchas alternativas a los viajes en avión para cruzar el país a fin de asistir a una reunión.
43. Las conferencias web
    Del mismo modo, las empresas quieren reducir los viajes relacionados con las presentaciones y visitas comerciales, Las herramientas para conferencias web, como www.webex.com, www.vyew.com o www.gotomeeting.com, transmiten las presentaciones vía la web a los ordenadores de los asistentes, con prestaciones que incluyen diapositivas, audio, anotaciones y encuestas. Además, en los entornos virtuales multiusuario (MUVE), como Second Life (www.secondlife.com), los asistentes toman la forma de avatares que pueden interactuar y aprender los unos de los otros. Por ejemplo véase www.youtube.com/watch?v=hCYIOO30E5M.
44. Los Webcasts
    Los eventos de uno a muchos (sesiones plenarias multitudinarias) pueden transmitirse por el streaming con audio y vídeo, lo que elimina la necesidad de viajar. Hay varias empresas que proporcionan este servicio, incluyendo muchas de las grandes empresas audiovisuales y empresas especializadas como Conference Archives (www.conferencearchives.com) y MAP Digital (www.mapdigital.com).
45. Las ferias de muestras virtuales
    Las ferias de muestras virtuales también sirven para reducir los viajes para asistir a eventos presenciales y/o alargan la vida de las ferias reales. Existen empresas como InExpo (www.inexpo.com) que se especializan en reuniones y ferias de muestras virtuales, con salas para presentaciones, stands digitales, demostraciones de productos, regalos y merchandising, salas de chat, sistemas para recopilar los datos de contactos y clientes potenciales y mucho mas, y todo en un entorno web en 3D.

La tecnología para las reuniones puede ahorrar papel y reducir la huella de carbono que producen, y al mismo tiempo aumentar la eficacia sustancialmente. Éstas son sólo algunas de las formas que existen para conseguirlo.