Trece predicciones tecnológicas para el sector de congresos y reuniones en 2013

Published
19/11/2012

Son tiempos apasionantes. El ritmo del cambio tecnológico se está acelerando gracias a la marabunta de ideas, aplicaciones e innovaciones para ayudar a los organizadores, expositores, espacios y asistentes a hacer su trabajo mejor.

Esta evaluación anual cubre muchas de las principales tendencias en la tecnología para el sector que cobrarán protagonismo el año que viene.

1. La tecnología para eventos será más barata y fácil de usar
Esta tendencia en la programación informática se ve impulsada por los continuos avances en los servicios web y la tecnología de código abierto. Esto hace que sea más fácil, barato y rápido crear, distribuir y utilizar la tecnología para facilitar la planificación de eventos. Hay cientos de opciones gratuitas, "freemium" (Freemium es un modelo de negocios que funciona ofreciendo servicios básicos gratuitos, mientras se cobra por otros más avanzados o especiales), de bajo coste o de tipo "hágalo usted mismo" que ayudan a los organizadores a ahorrar costes y les ofrecen más flexibilidad. Por ejemplo: la nueva herramienta de inscripción online de ContantContact, que cuesta desde 20$ al mes, una pequeña fracción de lo que suele costar un sistema de inscripción online; Guidebook es una aplicación móvil para guías del tipo "hágalo usted mismo", con hasta 500 descargas por evento; Google Hangouts On Air ofrece un sistema de videoconferencia multipunto gratuito, con streaming y grabación; Joomla proporciona una serie de herramientas gratuitas para el desarrollo de sitio web y la gestión de contenidos, con más de 9,000 plugins… ¡la lista es interminable! Esto también está impulsando el desarrollo de aplicaciones móviles, con cientos de miles de aplicaciones gratuitas o de muy bajo costa ya disponibles; muchas de las cuales son de gran utilidad para los profesionales del sector de congresos y reuniones.

2. Gracias a los iPads y tabletas el papel desaparecerá como soporte
Aquellos tiempos, cuando para encontrar al organizador de un evento sólo se tenía que buscar a una persona portando una gruesa carpeta de anillas rebosante de papeles, están tocando rápidamente a su fin. Los organizadores están sustituyendo a sus pesadas "biblias de conferencias" por esbeltos iPads u otras tabletas. Estos dispositivos livianos y portátiles, que se encienden instantáneamente y que integran GPS y pantallas de alta resolución, y para los que se han desarrollado un sinfín de aplicaciones gratuitas o de muy bajo coste, permiten a los usuarios editar y acceder a documentos relacionados con un evento. Véase La carpeta de conferencias sin papel – el uso de las tabletas e iPads en los eventos para más información y una lista de muchas de estas aplicaciones.

3. Los asistentes a los eventos no necesitarán el papel
Los programas y guías de exposiciones impresos caducan casi en el momento en el que se imprimen. Además, son pesados y estáticos, no se prestan a la búsqueda de información, cuesta mucho imprimirlos y transportarlos, y requieren la tala de árboles. Estos programas y guías suelen acabar en el vertedero.

Las aplicaciones de guías móviles son ligeras, actualizables e interactivas, y se pueden realizar búsquedas en ellas, lo que proporciona a los usuarios una experiencia mucho más satisfactoria. Hay miles de opciones para realzar la experiencia de los asistentes, incluyendo agendas con una completa gama de opciones de búsqueda, toda la información sobre el evento, planos de planta/mapas interactivos de la zona de exposición, opciones de networking, la integración de los medios sociales, alertas para grupos o subgrupos, encuestas, la señalización interactiva, GPS e información local, búsquedas de tesoro/juegos, el seguimiento de sesiones de educación continua, la expedición de entradas, el control de accesos, la concertación de citas, la creación de agendas personalizadas, y el intercambio de datos de contacto, entre muchas otras. También hay oportunidades de patrocinio para amortizar los costes y la mayoría ofrece la posibilidad de generar unos datos estadísticos muy valiosos para averiguar qué es lo que les interesa a los asistentes, y cuándo y dónde.

Hay varios modelos incluyendo aplicaciones gratuitas o del tipo "freemium" (Guidebook, Leebug), las que proporcionan los espacios (SwiftMobile), aplicaciones web HTML5 (EventMobi, Zonear), aplicaciones web HTML5 integradas en plataformas de inscripción (eTouches, Ungerboeck Mobile, Certain Mobile) y aplicaciones nativas de marca de alta gama (AllianceTech, CoreApps, CrowdCompass EventPilot, Grupio, QuickMoble y Sherpa Sollutions).

Otra forma de reducir el uso del papel en los eventos ha sido la eliminación de los apuntes impresos de los cursos organizados por los organizadores de muchos eventos. Desgraciadamente, las ventajas que aportan tales apuntes por lo que se refiere al aprendizaje y a la retención de la información también se han eliminado. Por fortuna, ya hay aplicaciones y servicios para remediar esta situación. Con EventPilot, los asistentes pueden tomar notas y visualizarlas, así como guardar las diapositivas de presentaciones, pósters y otros documentos. Con NiceMeeting, MyThoughts y otras herramientas similares se pueden montar servidores locales de Wi-Fi para enviar las diapositivas de las presentaciones a los iPads o tabletas de los asistentes. Estas herramientas de gestión de presentaciones también incluyen funciones para realizar encuestas de sesiones de preguntas y respuestas. Captan la atención del público y aumentan la retención de lo aprendido, al tiempo que eliminan la necesidad de usar papel.

4. Los organizadores utilizarán las aplicaciones móviles para realizar visitas de inspección
Por lo general, los destinos, hoteles y centros de convenciones están desarrollando aplicaciones para vender sus productos y captar la atención de los organizadores, asistentes y visitantes antes de que éstos salgan de viaje. Entre los ejemplos destacan los siguientes tres: Tourism Vancouver, el Hotel Heathman y el Centro de Convenciones y Exposiciones de Boston. Las aplicaciones que han desarrollado están todas bien diseñadas y habilitadas para GPS, con muchas opciones para la generación de mapas, además de ser interactivas y proporcionar al usuario una experiencia mucho más satisfactoria y personalizada que un folleto impreso o sitio web. Es de esperar que las aplicaciones de este tipo se conviertan en la norma para todos los espacios y destinos.

Para organizadores que realizan viajes de inspección, hay un gran de número de aplicaciones móviles gratuitas y/o de muy bajo coste para ayudarles en su labor. DropBox proporciona aplicaciones gratuitas para el iPad, iPhone y Android para abrir y visualizar documentos alojados en la nube y sincronizados con tu PC de la oficina. Evernote es una aplicación móvil gratuita que permite al usuario tomar notas, organizarlas (incluyendo imágenes, voz y notas de texto) y sincronizarlas con un archivo de acceso múltiple en la oficina; una herramienta ideal para las visitas de inspección. Evernote es compatible con Pentultimate, otra aplicación móvil de muy bajo coste que permite al usuario realizar dibujos a mano alzada (utilizando el dedo o, para más precisión, un lápiz). DragonDiction es una herramienta gratuita que convierte audio en texto. SpeedTest es una aplicación gratuita que mide la velocidad de bajada y subida de las redes Wi-Fi.

Más específicamente, Jim Spellos y yo hemos desarrollado TechSpec, con la ayuda de QuickMobile, una aplicación móvil gratuita para vistas de inspección diseñada para ayudar a los organizadores y hoteleros a tener acceso a y comparar las capacidades de la tecnología hotelera.

5. Muchos centros de convenciones y hoteles dispondrán de Wi-Fi básico gratuito
El gran auge en el uso de dispositivos móviles por parte de los asistentes, organizadores y expositores ha hecho que el acceso Wi-Fi en los eventos sea una necesidad, en lugar de una opción. ¡El Wi-Fi se ha convertido en el cordón umbilical de las comunicaciones en el sector de congresos y reuniones! Más del 60% de los tuits y las publicaciones en Facebook proviene de dispositivos móviles. Ya son habituales las aplicaciones para los juegos, el networking, los SMS, las encuestas y el intercambio de datos de contacto que necesitan una conexión de Internet.

Por suerte, muchos espacios han empezado a reconocer que una conexión básica de Internet ya es algo que los asistentes dan por sentado, como el agua corriente y la electricidad. SmartCity, el principal proveedor de Internet para centros de convenciones ha empezado a ofrecer gratuitamente un acceso básico a Internet en sus zonas comunes y, por un precio razonable, un servicio con más ancho de banda bajo petición. Algunas cadenas hoteleras con instalaciones para eventos y reuniones, incluyendo Omni, Kimpton, Fairmont, Peninsula, Hyatt Place, Acor, Interstate Hotels, Radisson, Shangri-La y Aloft, ya ofrecen gratuitamente una conexión básica de Internet en el vestíbulo y/o las habitaciones. Por desgracia, siguen habiendo algunas, como Marriott, Westin y Hard Rock, entre otras, que suelen cobrar por el acceso a Internet en todas sus instalaciones.

Frente a la creciente demanda de ancho de banda arriba mencionada, a mi parecer, cualquier espacio de reuniones debe ofrecer una conexión básica de Wi-Fi (512b/sec) en todas sus instalaciones. Esto es suficiente para enviar tuits, responder a mensajes de correo electrónico y visualizar páginas web básicas, pero no lo suficientemente rápida como para transmitir el video con facilidad. Si alguien necesita más ancho de banda, entonces se le puede cobrar un precio razonable. Para más información sobre el tema véase el siguiente artículo: El Wi-Fi: la savia de los eventos – ¿Debe ser gratuito para los asistentes?

6. Los problemas que surgen a raíz del Wi-Fi en los eventos empeorarán antes de mejorar
La tasa de crecimiento anual de esta demanda de Wi-Fi en los eventos alcanza cifras altas de dos dígitos. Por regla general las tabletas utilizan un 400% de ancho de banda más que otros dispositivos móviles y se están convirtiendo en el dispositivo con la tasa de adopción más impresionante registrada nunca. Los asistentes disponen de múltiples dispositivos móviles y esperan tener la misma experiencia en los eventos que en casa o en la oficina; a pesar de que puede haber miles de personas intentando acceder simultáneamente a la señal Wi-Fi. En la Conferencia Dreamforce 2012, celebrada recientemente en San Francisco, hubo más 10,000 personas usando la red simultáneamente. Durante las Olimpiadas de Londres más de un millón de usuarios accedieron a la red de BT. Y las 5.000 personas que asistieron a la London Frieze Art Fair consumieron más de un terabyte (1 billón de bytes de datos).

La buena noticia es que ya existe la tecnología para proporcionar soluciones Wi-Fi de muy alta densidad. Xirrus comercializa arrays Wi-Fi capaces de proporcionar una señal simultáneamente a hasta 1.792 usuarios desde un único punto de acceso.

La mala noticia es que los equipos y el ancho de banda son caros y muchos espacios andan muy rezagados en cuanto a su capacidad para satisfacer una demanda que no para de crecer. Tanto los organizadores como los comerciales de los espacios necesitan educarse a sí mismos –y a veces los unos a los otros– acerca de este tema muy importante. Para más información sobre este tema véase: Cómo entender el entorno de Internet en hoteles y centros de convenciones: una guía básica para organizadores de eventos y Cómo discutir las necesidades de Wi-Fi de tu evento: una guía elemental para organizadores de eventos.

7. Las nuevas opciones para el posicionamiento en interiores proporcionarán a los asistentes mejoras en la señalética y generación de mapas
El GPS normal no funciona en interiores. La triangulación Wi-Fi estándar solo tiene una precisión de unos 27m; no lo suficientemente preciso como para el seguimiento en una zona de exposiciones o espacio, o para localizar a otra gente en un evento.

El pasado mes de noviembre, Google Maps lanzó sus APIs de seguimiento y geolocalización. Desde julio de 2012 hay más de 10.000 mapas de interiores disponibles, incluyendo aeropuertos, museos, centros comerciales y hoteles. Empresas como Wifarer están utilizando una tecnología Wi-Fi similar que funciona con bastante precisión en algunas situaciones. Esta tecnología afronta dos retos: por una parte, sólo está disponible actualmente para dispositivos Android, y no para el iPhone, iPad u otros dispositivos móviles; por otra parte, puede que no se adecue al entorno constantemente cambiante de una zona de exposiciones, donde esta huella Wi-Fi puede cambiar sustancialmente con cada nueva configuración y cuando el espacio en cuestión está lleno a rebosar o vacío.

Aún así, la generación de mapas precisos de interiores podría traer consigo ventajas notables. Este año se han desarrollado dos herramientas a fin de abordar este problema.

IndoorAtlas anunció recientemente el lanzamiento de un sistema de geoposicionamiento para interiores que utiliza las ondas magnéticas de la Tierra (se parece al modo en el que los pájaros se orientan en vuelo). El siguiente vídeo muestra una navegación muy precisa por un supermercado grande. No obstante, este producto solo está disponible para Android y es probable que se vea aquejado por los mismos problemas en cuanto a los constantes cambios que tienen lugar en una zona exposiciones.

Sherpa, el fabricante de ActivTouch, una robusta aplicación de guía para convenciones y ferias de muestras, lanzó recientemente WaveLocator, un novedoso sistema de geoposicionamiento para interiores que funciona con el ultrasonido. Combinado con ActivTouch, el micrófono del teléfono inteligente del usuario recibe unos códigos específicos que le ayuda a identificar rápidamente su localización actual en un espacio y le genera rutas para ayudarle a llegar a diferentes eventos, productos o expositores. Los usuarios también pueden localizar a sus amigos y amistades profesionales. Se puede configurar un espacio en pocas horas utilizando los diminutos transmisores ultrasónicos de Sherpa –que funcionan con pilas–, que se pueden fijar a una tubería/cortina o a la señalética.

La sociedad en general ha llegado a depender del GPS para orientarse cuando conducen en carretera. Hay una demanda natural de implementar esta tecnología en los espacios de todo tipo, incluyendo las instalaciones para eventos. Sus múltiples usos arriba mencionados apuntan a que esta tecnología tiene todas las papeletas para convertirse en una importante tendencia.

8. El vídeo online registrará un crecimiento sin precedentes en el marketing y la comunicación de los eventos y para captar la atención del público
El vídeo online tiene muchas aplicaciones para los eventos. Los vídeos pueden captar la atención de las personas que las visualizan y aumentar la retención de lo aprendido, son accesibles vía muchos dispositivos y se pueden compartir con facilidad a través de los medios sociales. Los vídeos pueden mejorar los rankings en los buscadores y al marketing de correo electrónico con vídeos se le puede hacer un seguimiento completo y genera más clics que los métodos de marketing tradicionales. El coste de producir y distribuir un vídeo, desde su conceptualización hasta su entrega, ha bajado muy notablemente.

Puesto que los eventos se basan en lo visual, la naturaleza misma del vídeo es una alternativa natural para el marketing de los eventos y para ampliar su alcance. Los vídeos se pueden utilizar antes, durante y después del evento para transmitir el mensaje y aumentar la asistencia a futuros eventos. Para unas estadísticas con referencias y decenas de formas e ideas, véase el libro blanco titulado El uso del vídeo para promocionar y extender la vida de tu evento.

El desarrollo de BOBtv de bXb Online, una plataforma online global diseñada específicamente para eventos y asociaciones, refleja esta tendencia. Ganador de la presente edición de Technology Watch de EIBTM, el premio a la innovación tecnológica más antiguo y prestigioso del sector de congresos y reuniones, se trata de un modo estandarizado de entregar contenidos de vídeo a asistentes remotos en tiempo real o bajo petición. Respaldada por algunas de las principales asociaciones del sector, como PCMA, ASAE e IAEE, esta plataforma –no ligada a los productos de un fabricante específico– se utilizará para recopilar los contenidos de los eventos para ponerlos a disposición de un público global potencialmente mucho más amplio. En esencia, BobTV, o cualquier tecnología similar, tiene lo que hace falta para convertirse en una especie de canal de YouTube moderado para la comunicación en el sector de congresos y reuniones.

9. La popularidad de los eventos híbridos seguirá aumentando, impulsado por una gama cada vez más amplia de opciones de distribución de bajo coste
Las cámaras de vídeo HD ya son tan habituales como los teléfonos inteligentes. La comunicación multipunto con vídeo HD está disponible gratis vía Skype y Google+ Hangouts. Hangouts On Air proporciona servicios de streaming y grabación de vídeo gratuitos. YouTube proporciona gratuitamente un canal de almacenamiento y distribución de vídeo. AnyMeeting ha desarrollado un sistema tipo WebEx para grabar y compartir vídeos, escritorios y diapositivas, con herramientas para realizar encuestas, expedir entradas y otras funciones, cuya versión con publicidad es gratis para eventos con hasta 200 personas. Las versiones de pago, por otra parte, son bastante baratas.

Nunca ha sido más barato o fácil distribuir vídeos y diapositivas para eventos híbridos o vídeo bajo petición para prolongar la vida de un evento, una vez concluido.

Aún así, los organizadores siguen pensando en cómo mejor utilizar esta enorme oferta de nuevas herramientas. Hay que tener conocimientos específicos para despertar el interés de un público remoto. Entre otras mejores prácticas destacan el uso de un maestro de ceremonias para un público remoto, unas pausas largas entre presentaciones y un reloj online para indicar el comienzo de la siguiente presentación, así como juegos y oportunidades para preguntas y comentarios.

A medida que se desarrollen aún más estas opciones para el streaming video y para compartir diapositivas, es probable que el uso de herramientas para eventos virtuales utilizando avatares tipo Segunda Vida siga disminuyendo.

10. Continuarán las fusiones y adquisiciones en el segmento de la tecnología para eventos
Este año se ha llevado a cabo una serie de adquisiciones importantes en el sector:

Active Network adquirió StarCite. En 2008, Active Network había adquirido a su vez RegOnline y WingateWeb. Y anteriormente StarCite había adquirido varias empresas tecnológicas pioneras: b-there, RegWeb y Onvantage (el resultado de la fusión entre SeeUThere y PlanSoft en 2004). Estas adquisiciones representan algunos de los nombres más pioneros y de más renombre en el sector de tecnología para eventos.

Por otra parte, Cvent adquirió CrowdCompass y Seed Labs (ahora CrowdTorch). Es probable que esto no sea el único caso de una importante empresa de inscripción que decide introducirse en el entorno móvil. Al haber recibido recientemente una inyección de 136$ millones de fondos de inversión, habrá seguramente más adquisiciones.

Estas adquisiciones apuntan a una tendencia por parte de las grandes empresas de tecnología para eventos de ampliar su oferta de servicios a fin de proporcionar una solución integral en una plataforma integrada. Es normal que, por ejemplo, una empresa de inscripción incorpore aplicaciones móviles, utilizando los mismos datos de los asistentes/ponentes y de las sesiones. La adquisición de tecnología, en lugar de su desarrollo, es a menudo la manera más rápida de conseguir dicha meta. Una plataforma integrada simplifica las cosas tanto para los organizadores (que tratan con un solo proveedor de tecnología, en vez de muchos) como para los asistentes, ofreciéndoles soluciones tecnológicas integradas antes, durante y después del evento. Habrá seguramente más adquisiciones de este tipo en 2013.

11. La gamification aumentará la implicación de los asistentes e impulsará su conducta
La gamification introduce la mecánica del juego en actividades, como los eventos, que tradicionalmente no suelen valerse de los juegos. Hay varios modos en los que los juegos se pueden utilizar para implicar a los asistentes:

  • Distintivos para logros.
  • Niveles de logros.
  • Tablas de clasificaciones.
  • Una barra de progreso u otro tipo de medidor visual para indicar a la gente cuánto le queda para completar una tarea que le interesa a la empresa, como por ejemplo completar un perfil de networking social o ganar un premio de fidelidad como comprador frecuente.
  • Sistemas de moneda virtual para premios, canjes, comercio, regalos o el intercambio de puntos.
  • Búsquedas del tesoro.
  • Desafíos entre usuarios.

Según Bunchball: "La gente tiene necesidades y deseos fundamentales para conseguir premios, estatus o logros, para la autoexpresión, competitividad o el altruismo, entre otros. Estas necesidades son universales que no respetan barreras intergeneracionales, demográficas, culturales o de género".

La tecnología móvil abre un amplio abanico de posibilidades para la gamification en los eventos. He aquí algunos ejemplos:

  • El uso de Poll Everywhere en el premio del MIT dotado de 100.000$.
  • Los esfuerzos de Cisco de implicar a los asistentes virtuales.
  • Los desafíos y búsquedas del tesoro para eventos de SCVNGR.
  • La GamifyApp que EventMobi ha diseñado para los eventos.
  • BoothTag.
  • Los juegos para convenciones de The Go Game.
  • Magency Digital.
  • PeopleHunt.me.

Con la aparición de una multitud de herramientas baratas para los juegos, es de esperar que su uso en los eventos aumente.

12. Se seguirán integrando los medios sociales en el proceso de planificación de los eventos para implicar a los asistentes, y seguirán apareciendo nuevos productos
Los medios sociales ya se utilizan ampliamente en muchos eventos. Los hashtags de Twitter para eventos son habituales y muchas empresas y asociaciones utilizan perfiles en Facebook y LinkedIn para promocionar sus eventos. Se pueden realizar encuestas y sesiones de preguntas y respuestas vía Twitter. Algunas empresas de inscripción, como Amiando y EventBrite, incluso utilizan Facebook para la venta de entradas.

Los medios sociales relativamente nuevos, incluyendo Pinterest, han empezado a penetrar en el mercado de los eventos. La conferencia South by Southwest, conocido por su pronta adopción de la tecnología para eventos, estaba llena de tablones de Pinterest. Con la tasa de clics más alta de todos los medios sociales, y sólo superado por Facebook en cuanto al tiempo medio que los usuarios dedican a él al mes, Pinterest se adapta bien al parecer a la promoción de eventos, destinos, espacios, ponentes y mucho más. También es divertido. Visite mi tablón de Pinterest para ver unos ejemplos de cómo se puede utilizar para publicar vídeos, diaporamas de diapositivas, infografías, aplicaciones favoritas o viajes.

Aún así, creo que no hemos descubierto aún ni una mínima parte del potencial que atesoran para los eventos. Apenas se ha explorado la capacidad de la retroalimentación social para ayudar a dar forma a los contenidos y al diseño de los eventos. La capacidad para personalizar la experiencia de los asistentes abre grandes posibilidades.

Los medios sociales tienen mucho potencial para mejorar el networking en los eventos. Las reuniones fueron los precursores de los medios sociales, y estas herramientas sociales tienen un gran potencial para los eventos y ferias de muestras. Preveo un aumento en el uso de las aplicaciones móviles de los medios sociales diseñadas especialmente para el sector, incluyendo Bizzabo, Shhmooze, Qrious y PeopleHunt. El poder encontrarse con las personas adecuadas en un evento puede aumentar notablemente el retorno; las herramientas de los medios sociales pueden facilitarlo.

13. A pesar del aumento en el uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones presenciales y las ferias de muestras seguirán siendo viables (al igual que la predicción que hice el año pasado)
Ha habido un aumento en el número de reuniones virtuales y webinars. No obstante, las reuniones y ferias de muestras siguen proporcionando mucho valor en cuanto a formación, networking y presupuestos comerciales. Los eventos brindan inmejorables oportunidades para que compradores y vendedores se reúnan, entablen relaciones, realicen tormentas de ideas y se conozcan. Para un expositor es una magnífica oportunidad para conocer a una gran cantidad de compradores cualificados en poco tiempo. Para los compradores es una gran oportunidad para conocer a vendedores interesantes; todos juntos bajo el mismo techo, clasificados y localizados a tu gusto. Los sectores de congresos y reuniones y de la hostelería se basan en las relaciones, y los eventos y las ferias de muestras ofrecen la mejor manera de construir dichas relaciones.

Aunque los webinars son útiles para los intercambios de información cortos, las reuniones ofrecen una experiencia mucha más rica por lo que se refiere a la formación. Lo que acontece en una sala de reuniones es importante; la gente se ha comprometido a asistir y está lejos de las distracciones de la oficina. Sin embargo, las conversaciones en los pasillos, recepciones y zonas de exposición contribuyen en gran medida al intercambio de información. Las reuniones proporcionan una experiencia en cuanto al aprendizaje muchísimo más rica, segmentada y enfocada que cualquier reunión virtual. ¡No puedes tomarte una caña virtual con tus colegas!

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