El panorama actual no es nada halagüeño. Mientras que la economía se para en seco y las empresas recortan aún más el número de reuniones programadas para 2009, los organizadores están luchando ferozmente para hacerse con cualquier oportunidad de negocio. No obstante, el director del Fort Worth CVB, David DuBois, CMP, CAE, es optimista. Acaba de lanzar una iniciativa que espera que aumente este año sus ingresos en dos millones de dólares. El "Meal Deal" (en español algo así como el trato de la comida), como ha sido bautizado, ofrece gratis una comida con bebidas a los participantes que se inscriben para asistir a una reunión en 2009.
“Es un mercado para compradores”, dice DuBois, mientras que explica cómo el Convention Bureau costeará el desayuno, almuerzo o cena, dependiendo de cuántas noches de hotel reserve el cliente. “Si competimos con nuestros amigos del Austin Convention Bureau para captar a un cliente y ambos ofrecemos casi las mismas tarifas, el programa “Meal Deal” puede inclinar la balanza a favor de Fort Worth”.
Con la economía global inmersa en una recesión masiva, los organizadores de reuniones se están preparando para la crisis financiera más cruenta de su vida profesional. En tiempos como los actuales son especialmente importantes las estrategias empresariales innovadoras, que pueden ayudar en todo desde la captación de negocio hasta la ampliación de las redes de contactos.
“Las personas que salgan airosas de esto serán aquellas que saben encontrar las oportunidades en la adversidad”, dice Brooke Bode, directora de gestión de conocimientos de MPI. “Como industria necesitamos aunar esfuerzos no sólo para sobrevivir a esta situación, sino para prosperar también”.
La conferencia MeetDifferent de MPI, que se celebrará del 7 al 10 de febrero de 2009 en Atlanta, estará totalmente orientada hacia la crisis económica, ofreciendo a los asistentes una serie de estrategias para ayudarles a hacer crecer sus empresas y progresar en sus carreras. El resultado son cuatro días de seminarios prácticos sobre cómo capear este temporal económico, no sólo intactos, sino también con buenas perspectivas de negocio.
Cómo medrar cuando las cosas se tuercen
“Es fácil convertirse en víctima, pero tienes que encontrar maneras de afectar lo que pasa a tu alrededor”, dice Bonnie Wallsh, CMP, CMM, fundadora de la agencia de eventos Bonnie Wallsh Associates.
La gran prioridad es aumentar el negocio rentable. Porque cuando los clientes potenciales cuestionan la necesidad de celebrar cualquier reunión, es más importante que nunca asegurarse de que el negocio que entra cuente.
Las iniciativas financiaras, como el “Meal deal”, funcionan bien. Y DuBois y Wallsh se encuentran entre los ponentes de MeetDifferent, donde se realizarán presentaciones sobre una gran variedad de temas que pueden ayudar a los asistentes a competir de forma más eficaz para generar negocio rentable.
Otra táctica para acentuar el éxito profesional entraña ofrecer una mejor relación precio-calidad que la competencia. Gail Bower, organizadora de reuniones y asesora que ayudó a planificar la toma de posesión del ex presidente Bill Clinton y que colabora a menudo con el Festival de Música Folk de Newport (Rhode Island), señala tres áreas que se descuidan frecuentemente: los acuerdos de patrocinio; los paquetes para expositores; y los servicio VIP. Si ofrecen servicios personalizados en estas tres áreas, los organizadores no sólo diferencian su producto respecto a la competencia y ayudan a justificar el valor de sus reuniones, sino que también crean una oportunidad para el up-selling (vender más a sus clientes).
“La talla única no les viene bien a todos”, dice Bower. “Si el evento cuenta con un programa de patrocinio de altos vuelos que ofrece a sus patrocinadores un buen rendimiento de la inversión, van a seguir colaborando porque es un vehículo de marketing”.
En lugar de pedirles a los patrocinadores que rellenen formularios genéricos, recomienda que se entable una buena relación profesional con ellos, anticipando sus necesidades de marketing para el año y ofreciéndoles una oferta personalizada que les ayude a alcanzar estos objetivos.
“Los expositores tienen distintas capacidades, intereses y presupuestos”, dice Bower. “¿Por qué no ofertar diferentes paquetes para que puedan elegir él que más les convenga?”
El reclamo de los paquetes personalizados funciona también con los asistentes. Bower, que ha ayudado a lo largo de más de una década a organizar el Festival de Jazz y Patrimonio de Nueva Orleans, afirma que los paquetes VIP contribuyen a aumentar los ingresos. El año pasado, el festival vendió todas las entradas VIP, que incluían una sala aire acondicionada, tentempiés y refrescos, lavabos con todos los servicios, y palcos especiales. Estas comodidades adicionales –que costaban la friolera de 750 dólares para el fin de semana, comparado con las entradas normales que salían por 120 dólares– incluso ayudaron a atraer a visitantes que, de otro modo, hubieran evitado un hipódromo caloroso y atestado de gente en Nueva Orleans, apunta Bower.
Por supuesto, no todas estas estrategias funcionan si no las resaltas. En esta economía es crucial el marketing efectivo, y si piensas que no tienes suficiente dinero para él, piénsatelo con calma.
“Puede que el presupuesto no dé para cosas más tradicionales y caras, como los folletos de lujo impresos en cuatro colores”, dice Cris Canning, CMP, asesora en jefe de Hospitality Ink y directora de ventas y marketing para The Venues en NTC Promenade. “Pero existen herramientas alojadas en la Web que son económicas o gratuitas”.
Señala que la creación de un blog, por ejemplo, no sólo aumenta tu presencia en Internet al constituir una plataforma para presentar ideas y servicios, pero también aumenta tu ranking en los buscadores. Los sitios de los medios sociales como Facebook o LinkedIn te permiten comunicarte virtualmente con clientes o colegas, conocer a personas a las que a lo mejor les interesan tus servicios y obtener recomendaciones de aquellos que ya te conocen.
“Mucha gente da la espalda a algunos de los medios sociales, pensando que es cosa de niños,” dice. “Pues no lo es”.
De hecho, los sitios como Facebook se han convertido en herramientas empresariales perfectamente aceptables.
Canning menciona un punto que surge frecuentemente en las discusiones sobre cómo hacer negocios hoy en día: los diferentes grupos de personas de la misma edad trabajan de forma muy distinta.
Ésta es la primera vez en la historia que cuatro generaciones se han encontrado en la misma plantilla.
Normalmente, las brechas generacionales se ven como un inconveniente o, en el mejor de los casos, como un estorbo que hay que solucionar. No obstante, un número cada vez mayor de expertos empresariales, como el presentador de MeetDifferent, Jason Ryan Dorsey –el autoproclamado tío de la generación Y–, cree que, si se dirige debidamente, una plantilla multigeneracional puede convertirse en una ventaja económica.
“Cuando colmes la laguna entre generaciones, verás unos resultados específicos”, dice Dorsey. “Debes ver una mayor retención, más productividad y mejor trabajo en equipo e innovación”.
Señala que si se ofrecen incentivos personalizados a miembros de plantilla de diferentes generaciones, por ejemplo, esto ayudará a motivar a los empleados más que un regalo de empresa genérico.
Los asesores como Dorsey dicen que a los organizadores de reuniones les falta aprender mucho sobre temas generacionales, y añaden que, con algo de conocimientos, se puede sacar provecho de la diversidad de edades.
Para empezar hay que asegurarse de que los equipos de proyecto sean generacionalmente diversos, según Lynne Lancaster, cofundador de la consultaría BridgeWorks, y coautora de When Generations Collide.
“Si tienes un cliente importante, puede que digas ‘Metamos a todos nuestros mejores empleados nacidos en la posguerra en esta cuenta porque son ellos quienes han vivido más’. Pero esto no es la forma correcta de abordar el asunto. Si formas un equipo multigeneracional, obtienes más puntos de vista”, asegura Lancaster.
Además es probable que tu cliente tenga empleados de varias generaciones en su plantilla, y podrán relacionarse mejor con tu empresa si se identifican con tus representantes.
Lo que es quizá más importante, si utilizas un equipo compuesto por empleados de varias generaciones para organizar una reunión, esto te ayudará a incorporar elementos en el evento que les gustará a personas de diferentes edades. En lugar de usar presentaciones hechas en PowerPoint, es posible que los empleados más jóvenes de tu plantilla puedan ayudarte a introducir pantallas más interactivas o incluso mandos de votación. Y si les pides ideas a tus empleados nacidos en la posguerra, esto puede ayudarte a evitar que los menús sean demasiado experimentales para muchos gustos.
“Al tender un puente entre las diferentes generaciones, podrás conseguir más con menos recursos”, afirma Dorsey. “Te ahorra de veras dinero”.
Con la creciente importancia de los resultados finales y del ahorro, MeetDifferent proporcionará soluciones prácticas a los asistentes para ayudar a garantizar la salud de la industria global de reuniones y eventos.
DALIA FAHMY es escritora autónoma radicada en Nueva York, cuya especialidad son los sectores empresarial y financiero.
