Los códigos QR para el sector de congresos y reuniones

Published
24/02/2009

¿Te gustaría disponer de una forma casi gratuita del intercambio de datos de contacto para tus eventos? ¿O un sistema de ticketing electrónico económico vía telefonía móvil? ¿O una manera de proporcionar a los asistentes párrafos de información y/o enlaces web, sin tener que recurrir al papel?

Si te interesa, es posible que dentro de poco los códigos QR puedan proporcionarte la solución.

La definición de los códigos QR:
Los códigos QR (Quick Response) son barras de códigos bidimensionales que los móviles pueden captar y leer. Un código QR estándar almacena hasta 250 caracteres de información, pero algunos tienen una mayor capacidad de almacenamiento de datos.

Su primera aplicación:
Los códigos QR, que se utilizan actualmente en Europa y Japón, se desarrollaron en un principio para los anuncios de texto. En lugar de incluir en el anuncio un enlace larguísimo hacia la información sobre el producto, lo único que tiene que hacer el usuario es tomar una “foto” del código QR, del tamaño de un sello de correos, con la cámara de un móvil. Por medio del software libre, el teléfono convierte el código en una página web sobre el producto, que se abre automáticamente. Los códigos QR se diseñaron como atajo, para no tener que teclear una URL larga con el móvil.

La generación de códigos QR:
Los códigos QR se generan gratuitamente y se pueden imprimir económicamente en papel, al igual que los códigos de barras convencionales. ¡Inténtalo! Genera gratuitamente tu propio código QR en http://qrcode.kaywa.com; lo único que tienes que hacer es teclear el texto o la URL y el sitio web generará instantáneamente un código QR que puedes copiar.

Por ejemplo, el código QR que se expone abajo contiene todos mis datos de contacto, incluyendo mi nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico y URL.

El código QR de Corbin

En la imagen que se muestra abajo se puede apreciar cómo, con ayuda de unos de los nuevos móviles “Google”, el código se vuelve a convertir en mis datos de contacto.

El código se vuelve a convertir en mis datos de contacto con ayuda de unos de los nuevos móviles Google

Las aplicaciones para el sector de congresos y reuniones:
Los códigos QR tienen mucho potencial para el sector:

  1. Los códigos QR podrían sustituir a las formas convencionales de generación de datos sobre potenciales clientes. En lugar de los lectores que alquilen a altos precios los expositores (y que sólo ellos pueden utilizar), se podrían imprimir los códigos QR en las etiquetas de los asistentes (recomiendo que se haga en el reverso de los mismos para salvaguardar la intimidad). Si alguien desea facilitar sus datos de contacto, lo único que tendría que hacer es darle la vuelta a su etiqueta para que el interesado saque una foto de ella con su móvil. Con el software libre se podría entonces convertir este código en texto, que se guardaría en el móvil para luego volcar esta información en un sistema de gestión de contactos.

    A diferencia de los lectores de datos convencionales, los códigos QR democratizarían la generación de datos sobre potenciales clientes –cualquiera podría intercambiar sus datos con otros en cualquier lugar del recinto donde se celebra el evento– a un coste adicional mínimo.

  2. Se podrían utilizar los códigos QR para el ticketing electrónico. De hecho, la TSA (Administración de Seguridad en el Transporte de los EE.UU.) ya ha aprobado su uso para expedir los billetes de avión electrónicos. Si la asistencia a tu evento es con entrada, o necesitas saber por dónde se mueven los asistentes dentro del mismo, estos códigos pueden ser una opción viable. Cuando se inscriben los asistentes, se les daría un código QR que podrían descargar en su móvil. Cuando quisieran acceder al recinto o utilizar un puesto automático para imprimir su etiqueta, en lugar de presentar una entrada impresa, sólo tendrían que pasar el código expuesto en la pantalla de su móvil por el lector.
  3. Los ponentes también podrían utilizar los códigos QR como apoyo a los sistemas de votación alojados en la Web que funcionan por telefonía móvil. Para facilitar el acceso a la página web de votación, el ponente sólo tendría que proyectar el código QR en pantalla. Los asistentes utilizarían sus móviles para hacer una foto del código, que les llevaría automáticamente a la página web de votación (en vez de tener que teclear manualmente la URL de la misma).
  4. Asimismo, los códigos QR podrían emplearse para transmitir electrónicamente datos a los asistentes:
    • Los expositores podrían etiquetar sus productos con códigos QR. Si los asistentes quisieran más información, solo tendrían que fotografiar el código (con la URL de una página web sobre el producto en cuestión), y guardarlo en su móvil para visitarla más adelante.
  5. Se podría utilizar el móvil para captar información sobre una presentación o sesión, como la biografía del ponente, un resumen de la misma, o un listado de URL, en vez de imprimirla en papel.

Las personas que descubrieron pronto el potencial de los códigos QR, ya los utilizan para eventos. El eLearning Guild (www.elearningguild.net) los empleó en la DevLearn08, una conferencia que se celebró el pasado noviembre. Se usó el software BarTender de Seagull Scientific (www.seagullscientific.com) para imprimir más de 1.100 códigos para etiquetas.

Los códigos sirvieron para intercambiar datos de contacto y publicar información después del evento.

Luis Malbas, director de operaciones del eLearningGuild, se mostró optimista en cuanto a los resultados: “Mientras que sólo un 20 o 30% de los asistentes utilizaron el código (ya que no todo el mundo poseía un móvil con esta capacidad), levantó mucha expectación. La gente no paraba de hablar de sus ventajas. Se divirtieron mucho con la novedad”.

Las empresas de inscripción también están empezando a utilizar estos códigos. Eventure Congress Registration, empresa radicada en Holanda, acaba de enviar una nota de prensa en la que anuncia que sus productos ya utilizan los códigos QR.

Aunque el grado de adopción de estos códigos está aún en ciernes, ya que no todo el mundo posee un móvil adecuado, esta innovación promete aumentar significativamente la eficacia de los eventos y mejorar el servicio que se ofrece a los asistentes, con un mínimo coste adicional.

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