La tecnología para organizadores de eventos – derribando mitos

Published
19/10/2012

En el mundo basado en la tecnología de hoy en día, las personas que asisten a las reuniones no sólo aprecian las soluciones sencillas, sino que también las esperan. Después de todo, muchos de nosotros gestionamos nuestras oficinas, finanzas y vidas sociales desde una tableta u otro dispositivo móvil; por lo que la mera idea de rellenar un formulario de inscripción y enviarlo vía correo electrónico o postal, o por fax, nos parece arcaico. No obstante, existen muchos conceptos erróneos en torno a cómo utilizar la tecnología exitosamente y de forma que mejore la experiencia de los asistentes.

1er concepto erróneo: la tecnología me reemplazará
La tecnología nos permite automatizar algunos procesos laboriosos, lo que permite a los organizadores tratar con sus clientes de modo más estratégico. La tecnología no va a reemplazar a nadie; de lo contrario, hará que destaquemos como miembros del equipo que trabajan eficaz e inteligentemente. Además, muchos de los procesos que se han visto automatizados son aquéllos que se prestan al error humano. Por poner un ejemplo, si el campo de la dirección de correo electrónico en un formulario de inscripción es obligatorio, los administradores no tendrán que ponerse en contacto con aquellos participantes que no hayan proporcionado una. El ahorro de tiempo que esto supone permite a los organizadores involucrarse de forma más estratégica con los asistentes. Con el uso de los interfaces de programación de aplicaciones (APIs), la transferencia de datos sobre viajes y alojamiento reduce el tiempo que hay que dedicar a la revisión de documentos de viajes y bloques de habitaciones. Como antes, estas arduas tareas se reducen notablemente, permitiendo a los organizadores dedicar su tiempo a alcanzar las metas del evento.

2º concepto erróneo: puedo conseguir toda la información que necesito de la hoja de cálculo que siempre he utilizado
Muchos organizadores siguen dependiendo de hojas cálculo y el correo electrónico para obrar su magia. No obstante, pierden una gran oportunidad no sólo para transmitir datos, sino también para recopilarlos. En lugar de manipular los datos para obtener la información que necesitan, con las herramientas adecuadas pueden gestionar datos de los que seguramente les gustaría disponer.

Por ejemplo, si utiliza la tecnología adecuada, un organizador puede transmitir datos a ejecutivos y gestores que les ayudan a tomar decisiones de última hora y así optimizar sus gastos en el futuro. ¿Hubo muchos clics en un enlace determinado de una reciente campaña de mailing, que generaron inscripciones en una sesión? ¿Se debería incluir otra sesión sobre ese tema? O ¿hay una determinada sesión que no está generando tantas inscripciones como las demás? El análisis de estos datos, y no sólo el recuento del número de inscripciones, te permite optimizar tanto el gasto como la experiencia de los participantes. Este tipo de información te ayuda a planificar de forma más estratégica el transporte, el alojamiento y los requisitos del espacio, así como las negociaciones.

3º concepto erróneo: mi reunión es demasiada pequeña como para justificar el coste de un sistema de inscripción online
Con la tecnología actual, no hay reunión demasiada pequeña como para no justificar el uso de ella. Además, la tecnología se despliega con mucha más rapidez y de forma mucha más sencilla que antaño. Con la formación online y los productos alojados en la nube, la instalación y puesta en marcha suelen ser sencillas y libres de quebraderos de cabeza.

4º concepto erróneo: los sistemas de inscripción online son peligrosos. ¿Qué pasaría si cayera la red o si alguien lograra hackear el sistema?
Al igual que con tu sistema actual, es esencial tener un plan B para la tecnología. En la actualidad, la mayoría de los programas disponen de múltiples procedimientos de apoyo, aunque sigue siendo una buena idea imprimir de forma periódica una copia de tus datos.

Además, la mayoría de las empresas tecnológicas que alojan información vulnerable toma precauciones adicionales para asegurarse de que sus sistemas sean seguros. Los mejores sistemas seguros han obtenido la certificación PCI Service Provider Level 1 (en los EE.UU.), lo que significa que se ajustan a los requisitos establecidos para el almacenamiento de los datos que procesan en un entorno seguro. Si evalúas a los proveedores por su capacidad de satisfacer los últimos requisitos en cuanto a la seguridad en el comercio electrónico, minimizarás los riesgos. Pide a tu proveedor que te proporcione una certificación PCI (Payement Card Industry) demostrando que sus sistemas de seguridad de datos cumplan las normas vigentes.

5º concepto erróneo: he oído que los diferentes sistemas no son compatibles, por lo que termino coordinando múltiples tecnologías. Y no soy informático experto
Aunque esto era cierto durante muchos años, los programadores han hecho caso a los usuarios y ya diseñan software que se comunica con otros sistemas. Por poner un ejemplo, ahora existen sistemas de captura de datos de contacto y de inscripción que se comunican entre sí. En la actualidad, estos programas son más intuitivos, lo que permite a los usuarios recopilar y analizar datos con un solo clic del ratón.

6º concepto erróneo: a los participantes en nuestros eventos no les interesa toda esta tecnología
En tanto que no se debe utilizar la tecnología simplemente para crear impacto, todos los participantes aprecian una mejor experiencia. Sin embargo, muchas empresas han aprendido por las malas que el lanzamiento de un producto tecnológico, como una aplicación móvil, sin indagar primero en lo que necesita o quiere el público, no genera un retorno, sólo un impacto inicial. Es imprescindible que la tecnología se emplee de tal forma que no sólo impresione, sino más bien ayude a los participantes a hacer su trabajo, aprender sobre un tema determinado o establecer las conexiones correctas. Por poner un ejemplo, no te limites a proporcionar a tus comerciales tabletas, pensando que sabrán cómo acceder a toda la información que necesiten para la conferencia. En su lugar, dárselas con todas aquellas herramientas y recursos ya preinstalados que necesitarán para hacer su trabajo con éxito, no sólo durante los dos días del evento, sino también durante todo el próximo año. Asimismo, procura entregárselas con contenidos y enlaces, además de la capacidad de instalar actualizaciones de forma automática.

Aunque es divertido estar en la vanguardia de la implementación de lo último en tecnología, asegúrate de que sepas exactamente lo que quieres conseguir con su uso. Por ejemplo, hay un nuevo software para el escaneo de credenciales que, al entrechocar dos credenciales, los datos de contactos se transmiten de participante a participante o de participante a expositor/patrocinador. Hay también varias aplicaciones móviles, lectores de códigos QR, etc., que se pueden descargar o utilizar como plugin para teléfonos inteligentes para el intercambio de datos de contacto. No obstante, aunque se trata de un dispositivo fabuloso, asegúrate de que abordes cuestiones de confidencialidad y seguridad antes de implementar herramientas de este tipo.

7º concepto erróneo: los medios sociales son una pérdida de tiempo para una reunión como la mía
Al igual de cualquier otra herramienta o tecnología de marketing, para que funcione debes perfilar tus metas y cómo vas a medir el éxito, de lo contrario acabarás con la sensación de que has malgastado tiempo y esfuerzos. En el caso de los medios sociales, el uso de plataformas que fomentan la interacción, como los hashtags de Twitter, puede resultar muy efectivo, pero has de establecer tus objetivos. Demasiado a menudo los organizadores se limitan a hacer público el hashtag al comienzo del evento y ahí es donde termina su implicación. No obstante, si se utiliza la plataforma para lanzar concursos o para escuchar y responder a las preguntas de los participantes, se puede tener mucho éxito. Asimismo es una muy buena manera de implicar a los exponentes y ponentes en la conversación. Lo bueno de los medios sociales es que permiten a otros individuos experimentar el evento o conferencia sin asistir en persona. Si siguen las conversaciones vía los medios sociales, también podrán obtener visiones e información valiosas. ¡Unas relaciones públicas estupendas (y gratuitas) para tu evento!

Al tener en cuenta estos conceptos erróneos, podrás implementar con éxito la tecnología adecuada para tu próxima conferencia o evento.

Brad Neuman es director de Attend-eSource® Technologies, una solución alojada en la Web que incluye prestaciones tales como la inscripción online y sitios web personalizados para eventos. Neuman y su equipo desarrollan al año más de 600 sitios web personalizados para conferencias y reuniones. Lleva más de 16 años trabajando en el sector de la tecnología para inscripciones y alojamiento. Para más información, o un análisis estratégico de la tecnología que utilizas actualmente para tus conferencias o eventos, envíele un correo electrónico a bneuman@metroconnections.com.

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