La maldición de los participantes aburridos

Published
18/09/2012

Implica a tu público –y mantenle implicado– con estos 11 consejos para una implicación sobresaliente.

Aunque "implicación" se convirtió en término de moda oficial hace tiempo, esto no quiere decir que tenga que ser un concepto que aburre hasta a las ovejas. Como sabrá cualquier profesional del sector de congresos y reuniones, la implicación –haciendo que la gente se involucre y se comprometa con una organización o idea– lo es todo.

Acaso sea por este motivo que es tan difícil de conseguir.

"Los profesionales del sector de congresos y reuniones quieren vender entradas para conferencias y, sin embargo, la mayoría de los asistentes no quiere que se le meta en una sala de reuniones", explicó Holly Duckworth, CMP y directora general de Leadership Solutions International, empresa radicada en Oregón. "Quieren estar charlando en los pasillos o, si se encuentran en una sala, quieren más que nunca que se les proporcione una experiencia interesante y participativa".

La buena noticia es que los profesionales del sector disponen de una abrumadora cantidad de herramientas para fomentar la implicación. Puesto que la gente está cada vez más conectada vía los medios sociales y que con los dispositivos móviles tenemos las redes sociales en la palma de nuestra mano, no son pocas las formas de llegar a nuestro público.

Ahora, la mala noticia: los demás utilizan también estas herramientas y tu público se encuentra sobrecargado.

"Me parece que cuantas más herramientas tenemos para implicar al público, más tenemos que utilizar el teléfono y trabajar para que los participantes estén centrados", afirmó Caroline Rustigian Bruderer, directora general de K-LINE & Company, una consultaría de RR.PP., marketing y medios sociales. "Se están produciendo tantos cambios y hay actualmente tanto de que elegir que digo a la gente que no crea que es suficiente estar en Twitter y Facebook. Todavía es necesario cerrar los tratos en persona".

Entonces, ¿qué deben hacer los organizadores? Para empezar deben echar un vistazo a los 11 consejos que se detallan a continuación:

1. Utiliza tus datos
Muchas organizaciones hacen un buen trabajo a la hora de recopilar datos sobre los participantes en sus eventos y reuniones, incluso desde la primera petición de información. Edades, preferencias, pasatiempos; algunas recopilan una multitud de datos con la esperanza de poder ponerlos a buen uso en el futuro.

Pero, de hecho, puedes utilizar dichos datos ahora mismo para darle forma al programa de tu evento y sorprender a los participantes por el tiempo que has dedicado a reflexionar sobre sus respuestas.

"Antes conocías a los participantes en el entorno del trabajo. Sabías que llegaban a la oficina, trabajan ocho horas y luego se marchaban", dijo Duckworth. "Ahora sabes que tienen 2,3 hijos, conducen un Lexus blanco, les gusta salir los fines de semana y les encanta la comida, sobre todo la cocina tailandesa. Sabemos cuál es la profundidad y riqueza que nos permiten ser más auténticos, y el organizador y su equipo que sepan reflejar dicha autenticidad en el programa, conseguirán que la reunión sea una experiencia sobresaliente".

2. Implica a los participantes en el proceso creativo
Si no estás seguro de cómo implicar mejor al público, hay que ir directamente al grano: pregúntaselo. Bruderer recomienda que se implique a la gente en la planificación desde el momento en el que se inscriba.

"Envíales un cuestionario sobre sus preferencias", indicó. "Haz que se sientan parte del programa y pídeles sugerencias".

Duckworth está de acuerdo.

"Los profesionales del sector necesitan tomarse el tiempo de escuchar a la gente para saber qué es lo quiere", añadió.

3. Céntrate en la experiencia
Cuando la economía va mal, no es siempre fácil convencer a la gente para que asista a tu evento, ya que exige valor. La mejor manera de aportar este valor es crear una experiencia a la que los participantes normalmente no tendrían acceso.

"Hay que pensar en algo que no podrían permitirse o coordinar ellos mismos", puntualizó Bruderer. "Cosas que no podrían conseguir por sí solos en el mercado libre. Lo experimental es lo que motiva a la gente".

Esto podría ser tener acceso a personalidades influyentes o notables. Podría ser una travesía en barco o una cata de vinos privada. Haz que sea memorable y los participantes harán correr la voz.

4. Elimina lo que no funcione
Durante un largo tiempo, la sabiduría convencional ha dictado que cada evento necesite un programa impreso y que a cada participante haya que regalarle una bolsa llena de cosas. Pero ¿te ayudan de veras esas cosas a alcanzar tus metas?

"Creo que los organizadores deben replantear seriamente la utilidad de los programas impresos de 50 o 60 páginas", admitió Duckworth. "Cualquiera con un compromiso con lo sostenible, la protección medioambiental y el aprendizaje digital sabe cuánto tiempo, tinta, dinero y carburante implica ese tipo de cosas".

Y eso, según Duckworth, desmotiva.

En lugar de enviar a la gente de vuelta a casa con un montón de baratijas, ¿por qué no gastas tus recursos en algo que genere expectación en vez de basura?

"La mayoría de la gente prefería ver a alguien ganar un gran premio que irse a casa con esas bagatelas", explicó Duckworth. "Que terminan en la papelera."

5. Añade Pinterest a tu caja de herramientas
Son pocos los organizadores que pasan por alto las redes sociales más obvias: Facebook, Twitter y LinkedIn. Pero Pinterest, el recién llegado, es tanto muy popular como muy útil; sobre todo en el sector de congresos y reuniones. Se trata de un concepto que ofrece a los organizadores una amplia gama de posibilidades, si están dispuestos a ser creativos.

"Cada participante podría tener su propio tablón en el que describiera cómo le gustaría que fuera el día", propuso Bruderer.

Luego sugiere que los organizadores elijan un tablón para incorporarlo en el programa y anuncien el ganador durante el evento.

También debes crear tu propio tablón antes del evento, llenándolo de pistas sobre la experiencia que les espera a los participantes.

6. No olvides los SMS
La gente con teléfonos inteligentes pueden recibir correos electrónicos, pero los SMS seguramente llegarán a un público más amplio con una mayor sensación de inmediatez que el correo electrónico. Además, ofrece a la gente una forma rápida y conveniente de responder a cualquier mensaje que le envíes; incluso una solicitud de donativos.

"Si se trata de un evento para recaudar fondos, hemos utilizado con frecuencia campañas de SMS, para que no sólo se pida a los invitados que donen algo, sino que también se les haga un seguimiento vía el mismo canal a fin de seguir implicándoles en la organización", dijo Rachel P. Goldstein, fundadora de Agent of Change, una agencia de eventos.

7. Conecta a los participantes
No sólo se trata de que tú te conectes con los participantes, sino que también se conecten entre sí.

Goldstein asistió recientemente a un festival en el que una marca popular entregó a cada participante una bolsa a la que se había fijado un número.

"Una vez repartidas las bolsas, los participantes tenían que encontrar a la persona que portaba una bolsa con el mismo número, así que estaban hablando sin parar los unos con los otros para encontrar el número coincidente", explicó.

8. Que tenga sentido
Según Duckworth, muchas organizaciones han decidido incorporar el servicio comunitario en sus eventos. Esto puede servir para varios propósitos: en primer lugar, aporta valor a una buena causa; en segundo lugar, cuando la gente duda si comprometerse con un evento, el servicio comunitario podría proporcionarle la escusa que necesita para justificar el coste y el tiempo de asistir.

Bruderer ve la misma tendencia.

"Se trata de la misma razón por la que la gente dedica sus vacaciones a trabajos voluntarios", explicó. "Logras matar a dos pájaros de un tiro y no vas a encontrarte en una sala escuchando a un ponente. Además, se trata de algo que es bueno para el alma".

9. No hagas lo mismo de siempre
Si funcionó de manera aceptable, puede que sientas la tentación de repetir lo que hiciste el año anterior. Pero la previsibilidad puede sumergir a los participantes en un estado de hastío.

Según Bruderer, esto pasa a menudo en los eventos de empresa donde la gente está acostumbrada a un estilo más conservador.

"A veces los responsables de marketing de las empresas pueden ser demasiado literales, en vez de juguetones", dijo. "Cuando abandonas lo habitual, la gente se emociona y esto fomenta la creatividad".

10. Mantén el interés de la gente después
Tu evento ha concluido y ha sido un gran éxito. ¿Ahora qué? No pierdas impulso. Debes incluir el seguimiento post-evento en la planificación a fin de aprovecharte de las buenas sensaciones con las que se marcharon los participantes.

Los medios sociales también pueden desempeñar un papel importante aquí.

"Después del evento, utiliza Facebook o Pinterest para compartir imágenes y vídeos", sugirió Bruderer. "Edita un vídeo con los mejores momentos que termine con algo sobre la próxima edición".

Amith Nagarajan, director general de Aptify, una empresa que desarrolla software de gestión para asociaciones, dice que si las organizaciones no se esfuerzan por mantener viva la conversación, la competencia pronto les llevará la delantera.

"Las comunidades online –como los grupos de LinkedIn y los perfiles de Facebook– tienen el potencial de desplazar a las asociaciones en cuanto a uno de sus papeles tradicionales como creadores de foros de debate", dijo Nagarajan. "La gente ya no te necesita. ¿Cómo haces que tu foro sea el que elige la gente?"

Nagarajan recomienda reclutar a líderes de pensamiento que puedan aportar contenidos valiosos a los foros online e interactuar con los miembros de forma regular.

11. Mide
No puedes saber si has logrado aumentar el grado de compromiso de tu público, a no ser que lo midas. Y su medición probablemente requiera algo más de dedicación de lo que estás acostumbrado.

"La mayoría de la gente cree que se trata de algo transaccional; el socio hizo algo o compró algo", dijo Nagaraja. "Lo agregan todo y determinan si el individuo está o no implicado. Decimos que el compromiso sólo tiene sentido si se alinea con la estrategia de la organización. Si dicho individuo hace cosas de conformidad con la orientación deseada, entonces es útil. De lo contrario, es neutro o perjudicial".

Cuando las organizaciones intentan alinear el compromiso con su estrategia, puede que se sorprendan al descubrir que no tienen estrategia alguna; o al menos una bien definida. Cualquier cosa que hagan los socios en apoyo de esas tres prioridades se puede clasificar como compromiso útil.

"Es posible que en la organización haya personas que, tradicionalmente hablando, están muy implicadas", concluyó Nagarajan. "Asisten a conferencias, realizan presentaciones, acaso escriban para revistas. Pero quizá no estén implicadas en el formato online. A esas personas se les daría una puntuación baja en cuanto a compromiso. Hace las cosas conforme a la antigua estrategia, en lugar de la nueva". One+

El último grito
Cinco buenos consejos tecnológicos para tu próximo evento:

1. Accesorios de alta tecnología. En los conciertos recientes de Coldplay, el público ha pasado a formar parte de la iluminación, portando pequeñas muñequeras LED controladas por radio transmisor. Las organizaciones también podrían aprovecharse de esta tecnología, incorporando muñequeras de marca en las actividades del evento, a fin de crear espectáculo. Se podrían encender a la vez o usar para transmitir mensajes o elementos del programa vía luces de diferentes colores ("¡Verde; a formar grupos!) Para presupuestos más limitados, se puede considerar la posibilidad de usar muñequeras con códigos QR. Para descargar los datos de contacto de alguien, los participantes sólo tendrían que escanearlas con su teléfono.

2. Storify.com. El sitio web captura los tuits que se realizan con el hashtag de tu evento y los convierte en mini resúmenes del evento, además con imágenes.

3. Kred.com. Kred hace un seguimiento de los tuits que se realizan con el hashtag de tu evento y genera informes sobre el uso.

"Como organizador, no debes limitarte a decir que algo te parece interesante", dijo Duckworth. "Debes hablar con la gente para saber qué es lo que saca de tu reunión. ¿De qué quiere más? Los organizadores no lo hacen, aunque deberían".

4. Encuestas en vivo. Una aplicación como Poll Everywhere puede convertir los teléfonos de tus participantes en sistemas de votación. Responden vía SMS y sus repuestas aparecen casi inmediatamente en una gran pantalla.

5. Conectividad. ¿Quieres que la gente permanezca más tiempo en tu evento? Dos palabras: Wi-Fi gratis.

Anuncio