Cómo vencer los trámites – La organización de eventos en el extranjero: lo bueno, lo malo y el gobierno

Published
18/04/2009

El pasado 12 de enero, Kaj Arnö recibió una lección inesperada en relaciones internacionales y en el poder de los blogs.

Todo ocurrió en la víspera de la X Linux.conf.au, la conferencia internacional de una semana de duración más grande del sector –que iba a celebrarse en Hobart, la capital del estado isleño australiano de Tasmania–, a la que Arnö y sus colegas de Sun Microsystems estaban ansiosos de asistir. Es decir, hasta que a uno de ellos se le denegó el visado.

Nunca había pasado anteriormente, y a Arnö –vicepresidente de la comunidad de base de datos de Sun Microsystems, empresa radicada en Munich, Alemania– se le ocurrió que el motivo por dicha denegación se debía a que el gobierno australiano consideraba que su empresa practicaba la competencia desleal con los empresarios locales.

Preso de la frustración, Arnö publicó un blog titulado “Sobre el código abierto y la competencia libre en un mundo no tan abierto y libre”, en el que opinaba que la competencia desleal estaba detrás de la denegación, y lamentaba que su trabajo se viera obstaculizado tan a menudo por la legislación de terceros países.

El blog provocó una avalancha de protestas –más de 50 comentarios en su blog, incluyendo uno que fue publicado directamente por el Departamento de Inmigración australiano (en el que se explicaba el motivo por el que al solicitante se le había denegado el visado). El incidente atrajo la atención de los medios y, como consecuencia, Arnö se vio obligado a publicar una especie de retractación.

Pero los organizadores y los potenciales delegados ya se habían visto perjudicados. Antes incluso del inicio de la conferencia, abundaban las historias negativas en la Web sobre los controles fronterizos y las leyes de competencia económica australianas, así como los problemas de acceso para los extranjeros que querían asistir a la conferencia Linux.conf.au. Según Arnö, al menos un delegado, que había obtenido el visado en agosto, pero temía que se lo revocaran, “no se atrevió a tentar la suerte”.

“Al día de hoy”, indicaba Arnö en el primer mensaje que publicó en su blog, “queda tan poco tiempo para la celebración de la Linux.conf.au que no podemos apelar esta decisión. Se han cancelado vuelos, por lo que no quedan billetes para los restantes o son terriblemente caros. Así que nos han perjudicado (por el motivo que sea) y Sun… no tendrá el grado de representación en la Linux.conf.au que se pretendía inicialmente. Pese a todo, algunos de nosotros asistiremos”.

Las barreras y los controles fronterizos
La organización de un evento internacional está llena de complicaciones. No es siempre fácil navegar por los complejos laberintos burocráticos, y si el evento en cuestión se va a celebrar en un país extranjero, los retos que hay que afrontar se vuelven aún más peliagudos.

Por ejemplo, a menudo, es complicado solicitar un visado. Según el informe para 2007 de Linda Costelloe Baker, una observadora independiente de permisos de entrada, a muchas de las personas que quieren viajar al Reino Unido con un visado de turista se les deniega la entrada por motivos “ridículos”, como por ejemplo que nunca han viajado en el pasado o que no hablan inglés.

Luego hay que enterarse de las costumbre locales para asegurarse de que los delegados estén bien informados. La compra de recuerdos en Myanmar tiene sus restricciones, ya que se prohíbe la exportación de antigüedades. En los Emiratos Árabes Unidos los turistas que viajan en pareja deben extremar las precauciones, ya que ha habido detenciones recientemente por besarse en la calle o por otras muestras de afecto en lugares públicos. A este respecto, los hoteles pueden ayudar –a finales del año pasado el conocido hotel Madinat Jumeirah empezó a ofrecer guías de protocolo a sus clientes–.

Es frecuente que los obstáculos legislativos que afectan a los organizadores profesionales se deriven de otros asuntos importantes. Los estrictos requisitos que hay que cumplir actualmente para conseguir un visado para los Estados Unidos, por ejemplo, fueron introducidos por trascendentales razones de seguridad nacional. Pero Martin Sirk, director general de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), afirma que representan un problema tanto para los organizadores de eventos internacionales como para las personas que asisten a ellos.

“Las asociaciones y los organizadores no saben a ciencia cierta si sus delegados podrán obtener visados a tiempo para asistir a congresos celebrados en los Estados Unidos”, dice Sirk.

Ignorancia, no obstrucción
En un mundo cada vez más abierto, se celebran cada vez más congresos y exhibiciones internacionales, y hay una creciente demanda de destinos internacionales. Así que es importante aprender de las experiencias y trabajar conjuntamente con los gobiernos de los destinos elegidos para acogerlos.

Todo esto plantea una cuestión: ¿cómo trabajan los organizadores profesionales con gobiernos extranjeros para sortear los escollos burocráticos y organizar eventos internacionales con éxito?

En la opinión de Sirk, no lo hacen, lo que explica en gran medida el quid del problema. A pesar de que las políticas de entrada, aduaneras y de impuestos de los gobiernos tienen grandes implicaciones para el éxito de un evento, Sirk opina que rara vez se implican en la organización de una conferencia internacional que se celebra en su territorio.

“Es raro que los gobiernos se impliquen directamente o que sus políticas tengan en cuenta las necesidades de la industria de eventos”, admite. “La políticas de entrada y aduaneras afectan a la industria, pero no están diseñadas para satisfacer sus necesidades”.

Sirk cree que se debe más a que muchos gobiernos ignoran el valor que aporta a sus países la industria global de los eventos –y los problemas que causan sus políticas– que a la obstrucción deliberada.

“Nuestra industria puede ser muy valiosa para los gobiernos en términos del gasto directo que genera y del impacto que tiene en áreas como la educación, el desarrollo comercial, la investigación médica y el progreso científico”, afirma. “Pero aún queda un largo trecho que recorrer antes de que nos convirtamos en una prioridad política de muchos países”.

“El coste y los fatigosos trámites de visados, los impuestos aeroportuarios y los retrasos debido a la seguridad han incrementado en muchos países en todo el mundo. Es muy preocupante, pero como organizadores nos toca recordar constantemente a los legisladores del impacto no intencionado de sus políticas en nuestra industria”.

Ningún trato especial
La ciudad austriaca de Viena es, según el último ranking de la ICCA, el destino de eventos internacionales mejor valorado en el mundo. Ocupa el primer puesto en el ranking por haber acogido en los últimos tres años el mayor número de eventos internacionales. Pero el gobierno austriaco no dispensa trato especial alguno a su sector nacional de congresos y reuniones.

“No hay ventajas fiscales o ayuda con trámites aduaneros o de visados”, dice Christian Mutschlechner, portavoz del Viena Convention bureau. “La opinión general es que el sector de congresos y reuniones es como cualquier otro sector”.

Esto no quiere decir que el gobierno federal de Austria no apoye la industria de eventos. Según Mutschlechner, el Ministerio de Asuntos Exteriores y las embajadas de Austria en todo el mundo trabajan estrechamente con el Viena Convention Bureau para proporcionar a los organizadores profesionales apoyo logístico, sobre todo para facilitar los trámites de visado.

A lo largo del año trasladan la información sobre eventos importantes que les aporta el Convention Bureau a las embajadas relevantes. El Ministerio de Asunto Exteriores tiene un sitio web para organizadores de reuniones, con enlaces directos a las embajadas austriacas e información sobre el procedimiento a seguir para solicitar un visado. Y si existen dudas sobre una solicitud, el gobierno austriaco pedirá a las embajadas implicadas que se pongan en contacto con el Convention Bureau o directamente con el organizador del evento para ayudarle con los trámites.

Pero lo que quiere decir Mutschlechner es que, mientras que existe cierto grado de apoyo burocrático, la industria de eventos vienés tiene que cumplir con la legislación vigente, al igual que los demás sectores de la ciudad. Las personas que quieren organizar eventos de empresa en Viena no deben esperar trato especial alguno.

Si tu ciudad figura entre los destinos de turismo de negocios más populares del mundo, es probable que no necesites ofrecer incentivos adicionales para atraer a los organizadores de eventos internacionales.

Por otra parte, esto significa que los gobiernos de destinos menos accesibles o populares tienen aún más motivos para idear incentivos innovadores y poderosos para convencer a los organizadores o a las asociaciones para que celebren sus congresos internacionales en sus países. Y esto es una muy buena noticia para los organizadores de eventos y reuniones.

La intervención gubernamental
Pongamos el ejemplo de México. En 2003, el país ocupaba el vigésimo séptimo puesto en el ranking internacional de destinos de congresos de la ICCA. Sólo tres años después, en 2006, había escalado nueve puestos para alcanzar el décimo octavo –y ocupar un codiciado puesto entre los 20 principales destinos del mundo– y el número de personas que viajaron al país para asistir a un congreso se había triplicado.

Que el Congreso mexicano autorizara en 2004 una serie de cambios radicales en sus leyes tributarias que favorecían significativamente a los turistas de negocios no puede ser una coincidencia.

El Gobierno mexicano abolió el IVA sobre actividades económicas relacionadas con el sector de congresos y reuniones, una medida estratégica diseñada para impulsar la organización de congresos internacionales en el país. Al poco tiempo, el mismo gobierno introdujo exenciones aduaneras para los congresistas y sus acompañantes, equiparando el país con otros destinos con una mayor amplitud de miras, como los países miembros de la Unión Europea.

El Patronato de Turismo de México utilizó esta nueva legislación como eje de sus acciones promocionales, y a juzgar por el ranking de la ICCA (que es considerado por la vasta mayoría del sector el mejor indicador del éxito de un destino) la estrategia funcionó.

Los organizadores profesionales no tardaron en darse cuenta del valor de estas iniciativas y las promocionaron en sus acciones de marketing de eventos y comunicados de prensa, así como en sus contactos directos con las asociaciones y los delegados.

En Singapur, el sector de congresos y reuniones tiene mucho más peso en la agenda empresarial y económica del país.

“Una de las ventajas de ser una pequeña ciudad estado reside en que las prioridades de desarrollo económico del gobierno quedan reflejadas en las estructuras y prioridades del Singapur Exhibition and Convention Bureau (SECB)”, puntaliza Sirk. “Por lo tanto podemos contar con el apoyo del gobierno a la hora de pujar por las convenciones internacionales que ocupan un lugar destacado en la lista de prioridades estratégicas para impulsar la inversión foránea y el desarrollo comercial”.

El SECB es la principal agencia gubernamental para la industria de eventos. Proporciona a los organizadores una información extensa e, insisten, imparcial sobre las instalaciones, los servicios y los proveedores con los que cuenta Singapur para reuniones, exhibiciones e incentivos.

Esto es algo imprescindible para los organizadores profesionales de congresos (OPCs). Por ejemplo, el OPC australiano, Tour Hosts, se encarga de organizar eventos de empresa importantes por todo el mundo, pero distingue a Singapur por ser uno de los mejores destinos para la organización de eventos.

“El Patronato de Turismo de Singapur es muy servicial a la hora de enviar invitaciones a los delegados para que puedan solicitar un visado”; afirma Rachel Walker, responsable de desarrollo de negocio y marketing de Tour Host. “Como empresa australiana que quiere organizar un evento en Singapur, no podemos hacerlo. Es una de las restricciones o leyes que tienes que afrontar cuando organizas un evento en el extranjero”.

Pero más allá de ayudar con los trámites de visado, el gobierno de Singapur se implica de modo mucho más innovador y participativo en la coordinación de eventos de empresa, que los gobiernos de otros países. Por ejemplo, el SECB ofrece a los coordinadores, corporaciones y asociaciones ayudas económicas personalizadas.

“En uno de nuestros eventos, nos ofrecieron una ayuda económica por delegado para mejorar la calidad de los actos sociales”, dice Walker. “También nos proporcionaron voluntarios para ayudarnos in situ durante el evento. Su programa de incentivos económicos realzó el programa del congreso, algo que nos supuso una enorme ayuda. Como contraprestación, organizamos una cena cultural para los delegados, lo que benefició al Patronato de Turismo de Singapur”.

Además, el gobierno asistió a Tour Hosts de forma más convencional, ayudándoles con el marketing y proporcionándoles información turística y acceso a lugares de celebración y atracciones locales.

¿No tan malo como parecía a primera vista?
Incluso en Australia, el blanco del debacle bloguero, los organizadores tienen acceso a toda una batería de herramientas de apoyo, si saben dónde buscar.

Según Joyce DiMascio, responsable de Business Events Australia, área comercial del Patronato de Turismo de Australia, hay varias agencias que prestan apoyo a los organizadores que desean celebrar eventos de empresa en el país.

Dicho apoyo abarca la tramitación de visados de grupo y la colaboración con los medios internacionales para promocionar los eventos que se celebran en el país en todo el mundo.

El Departamento de Inmigración y Ciudadanía del Gobierno australiano cuenta con una organización creada específicamente para apoyar la organización de eventos de empresa. Denominado la International Event Coordinator Network (IECN), proporciona un servicio gratuito de asesoramiento y orientación sobre los requisitos para solicitar visados y de hecho facilita los trámites para cualquier extranjero al que se haya invitado o inscrito en un evento en Australia, sea para dar una presentación, realizar una actuación, competir o simplemente asistir como delegado.

Los organizadores utilizan los servicios que presta la IECN para identificar cuál es el visado adecuado para los asistentes, enterarse de los requisitos y plazos, transmitir a las entidades pertinentes datos sobre el evento en cuestión, solucionar problemas con los trámites de visados y obtener cartas de recomendación.

Además, los organizadores se sirven de Business Events Australia para obtener del Gobierno australiano otros servicios más convencionales, como el asesoramiento sobre las atracciones e instalaciones más adecuadas.

Al fin y al cabo, cuando se organiza un evento internacional en un país, el gobierno local ingresa unos beneficios nada desdeñables. La industria global de eventos y reuniones mueve más de 122 mil millones de dólares al año, y la celebración de una conferencia internacional puede generar millones de dólares para la ciudad que la acoja.

Así que es evidente que la intervención de los gobiernos para facilitar la tarea a los organizadores sólo pueda redundar en su propio beneficio. Y a pesar de que algunos gobiernos hayan reaccionado tarde, habrá seguramente más innovaciones legislativas en el futuro.

“La mayoría de los países ya reconoce el valor de promocionarse como destinos de congresos y reuniones y un creciente número de ellos ya ofrecen como incentivo unos paquetes muy competitivos”, afirma Walker.

Mientras tanto, Ben Powell, uno de los organizadores de la malograda Linux.conf.au, dice que la política gubernamental de Australia fue más una ayuda que un obstáculo para la organización de la conferencia.

“La IECN nos ayudó bastante, proporcionándonos cartas de recomendación y otros documentos”, admite. “Aunque el Departamento de Inmigración nos podría haber aclarado un poco los trámites a realizar. Y, por su parte, el Gobierno de Tasmania fue excepcionalmente servicial”.

Y, después de asistir a la Linux.conf.au, Kaj Arnö está de acuerdo:

“Los australianos son amistosos”, escribió en su blog a finales de enero. “Ya lo sabía, pero no esperaba que el Departamento de Inmigración publicara un comentario en mi blog”.

NAOMI HULBERT es periodista y locutora de radio australiana.

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