Cómo evitar la muerte por PowerPoint

Publicado
25/10/2006

Fui entrevistado en la edición de noviembre de 2002 de ’PCWorld Magazine’ sobre el uso de la tecnología, específicamente el PowerPoint, en las presentaciones. He aquí dicha entrevista en su totalidad.

P. ¿Cómo puedes evitar “la muerte por PowerPoint”?

A. Todos lo hemos sufrido en nuestras carnes, aguantando presentaciones multimedia con un sinfín de pantallas llenas de texto plúmbeo. Mientras luchamos por mantenernos despiertos, nos viene a la mente la frase “muerte por PowerPoint”. Por supuesto, el problema no reside en la aplicación en sí sino en el uso deficiente de la misma.

Como conferenciante profesional, que da charlas a más de 50 grupos al año, utilizo aplicaciones informáticas en casi todas las presentaciones que hago. Por el método de ensayo y error he aprendido qué es lo que funciona y lo que no. Así que, si algún día tienes que hacer una presentación o tratar con conferenciantes no profesionales que utilizan aplicaciones informáticas para hacer las suyas, he aquí algunas sugerencias para el buen uso del PowerPoint:

  1. Restringe el número de palabras en cada diapositiva: El máximo debería ser de 15 palabras por diapositiva. Una presentación no es una monografía. Lo único que hace falta son algunas palabras o una frase para realzar o reforzar una idea.
  2. Utiliza una fuente grande, sencilla y en negrita: Verdana y Arial Black son mis favoritas, debido a la facilidad con la que se leen en pantalla. El tamaño de fuente debe ser de 18pt como mínimo, aunque suelo utilizar como promedio uno de 40pt para que los que están sentados en las últimas filas puedan leer el texto con facilidad. También es importante ser consistente con el uso de fuentes diferentes a largo de la presentación, y no utilizar más de dos.
  3. Usa las transiciones con cabeza:Los neófitos del PowerPoint, quienes acaban de descubrir las transiciones de diapositivas, son fáciles de identificar: las palabras vuelan en todas las direcciones, a menudo con más efectos de sonido que una película de la saga de La Guerra de las Galaxias. Los conferenciantes deben recordar que ellos mismos, y no lo que aparece en pantalla, constituyen el espectáculo. A menudo, las transiciones distraen al público del mensaje. Me acostumbro a utilizar la transición “Disolver” (la menos chocante que existe). Cuando quiero introducir un nuevo tema principal, utilizo “Revelar hacia la derecha y arriba” para indicar sutilmente que se trata de tal. Para indicar la dirección (por ejemplo, diagramas de flujo, otros tipos de gráficos, etc.) se deberían utilizar transiciones graduales. Por ejemplo, cuando voy a enseñar un gráfico de línea, uso la transición “Barrido hacia la derecha” para reforzar de forma sutil la cronología, a fin de ayudar al público a entenderlo. El uso sensato de las transiciones puede ayudar a los asistentes a seguir el hilo de tus planteamientos, en vez de distraerles.
  4. Evita las plantillas propias de PowerPoint: Haz caso omiso de las plantillas propias de la aplicación. Como alternativa, utiliza una plantilla hecha a medida para que tu presentación destaque desde el principio por su originalidad. Hay muchas plantillas disponibles, que se pueden descargar gratuitamente de Internet (visita www.google.com y haz una búsqueda con la frase: “plantillas PowerPoint gratuitas”).
  5. Elige una plantilla de diseño en la que se pueda distinguir con facilidad el texto del fondo: Evita los fondos cargados o aquéllos con fuentes de difícil lectura, o fuentes que tengan la misma densidad de color que el fondo (por ejemplo, unas letras en verde vivo sobre un fondo rojo vivo sería la peor elección).
  6. Hazles saber a los asistentes a dónde les quieres llevar: El PowerPoint es una buena aplicación para indicar a los asistentes a qué punto has llegado en la presentación. Enumera los temas y los puntos clave de los mismos que vas a abordar; coloca los títulos de los temas en la parte superior de las diapositivas; utiliza ClipArt temático (imágenes prediseñados) para cada materia; usa títulos a toda pantalla para anunciar las transiciones principales; incluye una diapositiva con las conclusiones (es decir, lo abordado durante la presentación). Cuanto más ayudes a los asistentes a entender tus objetivos, cuanta más atención te prestarán y más aprenderán.
  7. Utiliza un mando a distancia: No te ates a tu ordenador. Empleo un dispositivo de radiofrecuencia muy pequeño de L3Sys.com. Tiene solamente dos botones (hacia delante y hacia atrás), no requiere software especial alguno (es compatible con cualquier ordenador), y tiene un alcance de 30 metros. Nunca tengo que acercarme al ordenador o pedirle a alguien que me cambie las diapositivas, lo que me permite concentrarme en lo mío; o sea, en los asistentes. Es frecuente que la gente me pregunte cómo cambio las diapositivas, ya que el mando es tan pequeño y lo fijo a la palma de mi mano con una goma fina para tener las manos libres: no lo ven en absoluto.
  8. Usa imágenes y diagramas: El viejo refrán que dice que una imagen vale mil palabras nunca ha sido tan cierto que con las presentaciones informáticas. Las imágenes tienen un valor añadido en cuanto a interés, y pueden reforzar temas, conferir un toque de humor y demostrar en breves segundos lo que tardaría unos minutos en explicar. Yo utilizo imágenes, “screenshots” (instantáneas de páginas Web) o ClipArt temático en casi todas las diapositivas.

Q. ¿Qué piensas sobre la utilización de las tecnologías Web como alternativa a las diapositivas? ¿Lo has hecho alguna vez? ¿Cómo utilizas los sitios Web y las tecnologías Web en tus presentaciones?

A. Utilizo una amplia gama de productos para demostrar las tecnologías de las que hablo: los emuladores palm, el flash, el streaming, los “avatares”, cualquier cosa que pueda grabar en mi disco duro, en vez de descargarlos en tiempo real de la Web. Esto me permite cambiar el ritmo de la presentación cuando quiera, además de hacer que sea más interesante. Casi nunca utilizo Internet durante mis presentaciones. En su lugar, uso instantáneas de los sitios Web. Al margen de ser más fiables, se pueden enmarcar, además de ampliar el texto, centrarse en una parte de la página, y añadir círculos u otro tipo de anotaciones.

Uno de los principales retos de utilizar las páginas Web en presentaciones es que un monitor no es lo mismo que una pantalla de proyección. Muchas veces, el tamaño de la fuente en una página Web es demasiado reducido y la información aparece demasiado apretada para que los asistentes puedan verlo en un monitor. Al pegar las instantáneas, previamente recortadas y ampliadas, procedentes de sitios Web en las diapositivas de PowerPoint, las observaciones que hace el conferenciante sobre una página Web resultan más contundentes, fiables y fáciles de entender que como si se las hiciera mientras navegara online. Cuando haces una presentación sobre tecnología, no hay nada peor que tener problemas de índole tecnológica. Para eliminar este tipo de problemas, suele bastar con pegar las instantáneas procedentes de sitios Web en las diapositivas.

Las presentaciones que hago sobre reuniones virtuales, en las que me conecto desde un lugar remoto para no solo hablar de dicha tecnología sino demostrarla también, son la única excepción a la regla.

Q. ¿Cuáles son los principales obstáculos tecnológicos a los que se enfrentan los conferenciantes en los sitios Web de clientes? ¿Cómo se pueden superar? ¿Tienes alguna “herramienta de emergencia” que siempre tienes a mano?

A. A mi parecer, el obstáculo más grande, como he mencionado anteriormente, es intentar navegar online durante una presentación. Los problemas tecnológicos son el beso de la muerte, sobre todo para conferenciantes cuya especialidad es la tecnología. Si tienes que enseñar un sitio Web y no puedes utilizar solamente instantáneas del mismo, grábalo todo en tu disco duro en vez de recurrir a la navegación online. Además, escoge un tamaño de fuente muy grande en “Propiedades de pantalla”, que aumentará el tamaño de los botones de navegación y las imágenes en un 20%.

Otro problema que puede surgir es el de no disponer de copias de seguridad. Para todas mis presentaciones grabo la presentación de PowerPoint (y otros programas de demostración) en dos memorias flash, una de las cuales no está en el maletín de mi portátil. Por si las moscas, también envío la presentación a una sección, protegida por contraseña, de mi sitio Web. Durante los últimos dos años he utilizado ambas opciones, evitando así cualquier desastre. Asimismo, siempre llevo conmigo otro mando a distancia y baterías de repuesto para el apuntador láser por las mismas razones.

Q. ¿Qué clase de imágenes u otros medios digitales “venden” un producto o un argumento hoy en día?

A. El streaming, la animación flash y otras imágenes multimedia pueden ser herramientas bastante poderosas, si se utilizan juiciosamente: hay que recordar que es el conferenciante quien constituye el espectáculo y no la presentación en sí. Es la pasión que sientes por tu especialidad y tu capacidad de transmitir tus conocimientos lo que realmente vende.