Cómo entender el entorno de Internet en hoteles y centros de convenciones: una guía básica para organizadores de eventos

Published
14/08/2012

¿Te sorprende saber que la red Wi-Fi de un centro de convenciones no siempre funciona? En EXHIBITOR2012 (una feria de muestras para profesionales del sector de las exposiciones) celebrada en el Centro de Convenciones de Mandalay Bay en Las Vegas, la dirección del evento tuvo que enviar el siguiente correo electrónico pidiendo disculpas por la poca fiabilidad del servicio Wi-Fi:

Debido al gran volumen de señales Wi-Fi procedentes de la zona de exposición de EXHIBITOR2012, la señal Wi-Fi oficial estaba frecuentemente perjudicada por las interferencias de red, juzgándose poca efectiva. Aunque Mandalay Bay hizo todo lo que estaba en sus manos para superar este problema técnico, fue incapaz de proporcionar un servicio sin interrupciones.

¿Te suena? Como organizador de eventos, es probable que des por sentado que la red Wi-Fi de un espacio funcionará debidamente; por desgracia, a menudo no es así. Unas infraestructuras anticuadas, un ancho de banda inadecuado y una deficiente planificación en cuanto a capacidad son algunas de las causas más frecuentes de la caída de las redes Wi-Fi.

Entonces, si no eres un ingeniero de telecomunicaciones, ¿cómo puedes evaluar el proveedor de servicio de Internet (ISP) del espacio y así determinar la calidad de su red Wi-Fi? El presente libro blanco te enseñará cuáles son los factores implicados, qué preguntas debes hacer y cuáles son tus opciones para contratar a tu propio ISP si descubres que la red del espacio es deficiente.

Antecedentes
Antes de repasar los aspectos prácticos de la infraestructura Web/Wi-Fi, hay algunas cosas que primero debes saber sobre el negocio de las telecomunicaciones. En primer lugar, el Congreso de los EE.UU. dio autorización a la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) para regular las telecomunicaciones. Las normas de la FCC prohíben a los propietarios de inmuebles subscribir acuerdos exclusivos con operadores de telecomunicaciones ordinarios. El motivo que hay detrás de dicha prohibición reside en que los acuerdos exclusivos perjudican a los consumidores, asfixia la innovación, reduce la competencia, limita las fuerzas del mercado y sube los precios. Hemos explayado ampliamente sobre este tema en nuestro blog (www.tradeshowinternet.com/blog) y publicado algunos estudios propios en nuestra Declaración de Derechos del Usuario (www.tradeshowinternet.com/about/consumerrights). A pesar de las leyes federales y las normas de la FCC, los acuerdos exclusivos de este tipo, tanto ilegales como inaplicables, son el pan de cada día en el sector de congresos y reuniones.

Como ya habrás notado, las normas de la FCC no han evitado que la mayoría de los espacios haya obligado a los organizadores de eventos desprevenidos a pagar por sus servicios de Internet "exclusivos". De hecho, las telecomunicaciones representan una enorme fuente de ingresos para hoteles y centros de convenciones. Al igual que la mayoría de los proveedores oficiales en el sector de congresos y reuniones, los ISP exclusivos suelen repartir las ganancias con el espacio (como una de las condiciones contractuales). Puesto que el ISP interno y el espacio reparten las ganancias, ambos presionan a los organizadores para hacerse con sus presupuestos de telecomunicaciones (normalmente entre 10.000 y 50.000$ por cada evento con más de 500 asistentes; y más de 50.000$ en el caso de eventos más grandes.

¿Para quién trabaja el ISP interno?
Los ISPs internos tiene un cliente prioritario: el dueño del espacio. En el caso de los centros de convenciones, el propietario suele ser un municipio. En el de los hoteles, suele ser una cadena hotelera. Si el espacio está contento con la parte de los ingresos que recibe del ISP y su rendimiento, entonces al ISP se le renovará su contrato de cinco años. Al igual que un político que se presenta a la reelección, no es de sorprender que el marco de decisiones de los ISPs se basen en una cuestión principal: ¿cómo afectarán nuestras decisiones a la probabilidad de que el propietario del espacio nos renueve el contrato?

Por lo que se refiere al rendimiento de la red durante tu evento, las decisiones sobre las inversiones en infraestructuras y de compra de ancho de banda crean un conflicto de intereses para el ISP interno. Estas decisiones se toman a menudo muchos años antes de la celebración de tu evento. En muchos casos, los ISPs compran infraestructuras de red de bajo coste de Cisco o Aruba para satisfacer las necesidades del evento medio que se celebra en el espacio. La meta no suele ser la creación de lo mejor en redes Wi-Fi, sino más bien la de poder incluir el Wi-Fi en el catálogo de servicios disponibles del espacio.

Muchos eventos han experimentado un aumento de asistentes con el correspondiente auge en la demanda de conectividad inalámbrica (sólo hay que pensar en todos esos teléfonos inteligentes, tabletas y portátiles "hambrientos" de Wi-Fi). Mientras tanto, la infraestructura de red necesaria para satisfacer la demanda de dichos dispositivos ha envejecido y, en algunos espacios, se ha vuelto obsoleta. Aunque un espacio tenga la capacidad física para albergar eventos de alta tecnología con miles de asistentes, puede que su infraestructura sea deplorablemente insuficiente para satisfacer los requisitos de Wi-Fi. Como resultado, el organizador del evento, los asistentes y los expositores a menudo se llevan un chasco y se frustran cuando cae la red. En todo momento, el espacio ha prometido que "dispone de Wi-Fi", sin haber averiguado la capacidad, cobertura y calidad del servicio que puede proporcionar razonablemente.

En comparación, los ISPs y consultores de redes independientes que se especializan en el sector de congresos y reuniones no se ven limitados por la infraestructura existente o por contratos en los que se estipula un reparto de ingresos. Operan en un entorno competitivo con más margen para negociar contratos, suministran lo último en infraestructura Wi-Fi para eventos multitudinarios y se aprovechan de las fuerzas del mercado para beneficiar al organizador del evento.

Cómo contratar efectivamente a un ISP independiente
Puesto que el espacio y su ISP interno no velan por tus intereses, y que el Gobierno no garantiza un entorno de mercado eficiente y competitivo, la mejor manera de evitar caer en la trampa de los servicios exclusivos de Internet es:

  • informarte, y
  • negociar con antelación (es decir, antes de firmar el contrato de alquiler del espacio)

Si haces hincapié en que tu petición es por pura necesidad (es decir, que el espacio no dispone de la capacidad/cobertura de red para satisfacer las necesidades de tu evento), tendrás más probabilidades de poder traer a tu propio ISP como parte de tu equipo. Nuestro libro blanco titulado "How to Discuss Your Event’s WiFi Needs" contiene los principales aspectos sobre los que tendrás que mantener una conversación informada con el espacio en cuanto a sus capacidad y cobertura Wi-Fi. No discutas sobre el coste, ya que de lo contrario es probable que salgas mal parado de esta negociación con el espacio.

Cuanto más hincapié hagas en lo esencial que es que dispongas de una red Wi-Fi fiable, más fácil será para el espacio "ceder" y permitirte trabajar con tu propio ISP independiente. Incluso si tus necesidades de Internet son moderadas, se ha demostrado que esta técnica de negociación es la más efectiva. El ISP con el que elijas trabajar debe esforzarse para entender tus necesidades y ayudarte a planificar e instalar una red Wi-Fi robusta que las cubra. También debe estar dispuesto a hablar en tu nombre con el espacio y su ISP interno sobre los detalles técnicos.

Incluso si el espacio te cede el control de la red Wi-Fi, debes estar dispuesto a pagar algunas tasas para, por ejemplo, el uso del cableado de fibra óptica o convencional, el ancho de banda, la extensión de circuito, el acceso a los armarios de cableado, etc. Puedes seguir negociando para reducir o eliminar estas tasas o para obtener concesiones del espacio a cambio de ellas.

Entendiendo el Wi-Fi: la infraestructura de redes
Trabajes con el ISP interno del espacio, un ISP independiente o una combinación de los dos, unos conocimientos básicos de la infraestructura Wi-Fi te ayudarán a la hora de discutir las necesidades de tu evento y a tomar decisiones bien fundamentadas. Puesto que el Wi-Fi necesita un soporte físico, tendrás que pagar por tener acceso a un circuito (llamado frecuentemente ancho de banda, red de retorno, conexión, T1, DS3, Ethernet, Internet, enlace ascendiente, entre otros muchos términos) para acceder a la red troncal de Internet. El ancho del circuito y la cantidad de datos que se puede transmitir por él se miden en millones de bits por segundo (Mbps, "megas" o megabits) o en billones de bit por segundo (Gbps, "gigas" o gigabits). Determinar el tamaño del circuito que necesitarás para tu evento es más un arte que una ciencia e incluye varios factores, tales como el número de usuarios/dispositivos simultáneos en la red y el tipo de contenidos o tráfico web que se va a consumir. El ISP de tu elección debe disponer de un cuestionario para recopilar datos sobre tu evento a fin de ayudarte a calcular la cantidad de ancho de banda que requiere el circuito.

Este circuito suele arrancar en el sótano en el punto de demarcación (demarc) donde el cableado de fibra óptico o convencional externo se conecta con el del edificio. Como alternativa, el ancho de banda puede ser inalámbrico y transmitido desde otro edificio dentro de un radio de 16-24km a una antena de recepción (que se suele ubicar en el techo). Desde el punto de demarcación (o el techo) es probable que el espacio haya instalado una extensa red de cableado Ethernet e conmutadores para que el circuito llegue a todas las estancias del edificio. Se puede considerar la infraestructura de red en términos de un sistema de distribución radial, con el centro de operaciones de red (NOC) o cuarto del servidor como eje y una serie de armarios de cableado como radiales. Para llevar un cable de Ethernet o conexión a Internet a una sala de reuniones, el ancho de banda típicamente pasará desde el punto de demarcación al NOC y al armario de cableado antes de llegar a la sala de reuniones.

Un vez que la sala de reuniones disponga de cableado Ethernet, se podrá enchufar directamente en un portátil o, alternativamente, conectar a un router Wi-Fi (también conocido como punto de acceso), que distribuye la conectividad de forma inalámbrica a los usuarios. Un ISP interno suele tener instalados puntos de acceso fijos en el techo, en tanto que es más probable que un ISP independiente despliegue sus propios equipos de red inalámbrica mediante trípodes y configure la red con su propio software. Basándose en el plano de planta del espacio donde vas a celebrar tu evento, un ISP independiente debe ser capaz de realizar un análisis preliminar a fin de identificar los lugares óptimos para la instalación de los equipos inalámbricos. A éste le debe seguir un estudio in situ para evaluar el emplazamiento de cada punto de acceso inalámbrico y cuantificar el efecto de obstáculos tales como paredes en la calidad de la señal Wi-Fi. Hay varios proveedores de equipos inalámbricos, incluyendo Aruba, Cisco, Meraki, Meru, Motorola, Ruckus y Xirrus. Tu ISP debe ser capaz de justificar su elección de proveedor, demostrar su experiencia con la tecnología y explicar por qué los equipos en cuestión son los más adecuados para satisfacer las necesidades de tu evento.

Puesto que no todos los equipos inalámbricos son iguales, es importante hacer una serie de preguntas detalladas sobre los puntos de acceso Wi-Fi instalados en el edificio a fin de determinar cuántos usuarios pueden usar el sistema simultáneamente. He aquí algunas preguntas básicas que se deben hacer:

  • ¿Cuántos puntos de acceso Wi-Fi hay instalados?
  • ¿De cuántas radios Wi-Fi dispone cada punto de acceso?
  • ¿Cuántos usuarios pueden utilizar simultáneamente cada radio? ¿A qué velocidades?
  • ¿Cuál es la señal Wi-Fi mínima disponible en cada habitación (medida en decibelios por milivatio o dBm)

Puesto que el mantenimiento de una red Wi-Fi cohesiva requiere un esfuerzo dinámico, tu ISP debe tener a un equipo de ingenieros de redes in situ durante los preparativos y todo el evento. Los picos de tráficos de mucho volumen, como durante presentaciones, presentan desafíos únicos que requieren una planificación especial y un equipo ágil in situ que sepa reaccionar en tiempo real a los cambios en los patrones de uso de la red.

Conclusiones
La mayoría de la gente no posee los amplios conocimientos de los expertos en telecomunicaciones, incluyendo a los organizadores de eventos. Depender del espacio o del ISP interno para valer por tus intereses es similar a confiar en que un vendedor de coches te proporcione toda la información durante el proceso de compra. Si no consultas con personas bien informadas e independientes y si no evalúas todas las alternativas, ¿cómo puedes estar seguro de que estás comprando el vehículo adecuado a un precio justo?

Si la calidad del acceso a Internet es esencial para tu evento, puede que sea recomendable solicitar la ayuda de un ISP independiente o consultor de redes especializado en el sector de congresos y reuniones. Como tercera persona neutral, un ISP independiente o consultor de redes especializado en el sector de congresos y reuniones se convierte en parte de tu equipo, ayudándote a planificar y negociar una solución de Internet/Wi-Fi que satisfaga tus necesidades. Trade Show Internet (TSI) es uno de los pocos ISPs independientes especializados en el sector de congresos y reuniones. TSI proporciona servicios de consultoría de redes hasta la puesta en marcha de la red Wi-Fi en el espacio designado para acoger el evento. Con la reputación de tu evento en juego, si haces las preguntas adecuadas al principio del proceso de planificación y si cuentas con un equipo bien informado para exponer tus necesidades, podrás asegurarte de que dispongas de la mejor red posible a fin de alcanzar las metas de tu evento.

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