Cómo discutir las necesidades de Wi-Fi de tu evento: una guía elemental para organizadores de eventos

Published
19/07/2012

Con las aplicaciones móviles para eventos, las demostraciones de los expositores, los medios sociales y el correo electrónico compartiendo el mismo espectro de ondas, la saturación de las redes Wi-Fi en los eventos es cada vez mayor. El resultado es igual que la hora punta en Manhattan: todo el mundo se mueve un poco, nadie se desplaza con rapidez, y todos se sienten frustrados. Con el auge de los teléfonos inteligentes y las tabletas, no es raro ver a los asistentes usar simultáneamente dos dispositivos habilitados para el Wi-Fi. Y si esto no fuera suficiente, las expectativas de los asistentes nunca han sido tan altas. El resultado: el Wi-Fi poco fiable o lento puede hacer que la gente abandone a un evento en busca de una conexión a Internet o que simplemente decida no asistir si cree que perjudicará su rendimiento. En el caso de los eventos de baja tecnología, esta experiencia puede ser frustrante para los asistentes. En el caso de los de alta tecnología, una red Wi-Fi deficiente puede desbaratar una presentación, paralizar la demostración de un expositor o perturbar los intentos de crear el marketing viral, lo que perjudicará notablemente la reputación del evento.

Aprender la jerga TIC puede ser una propuesta abrumadora. No obstante, con un poco de formación y planificación, cualquier organizador puede aprender cómo mantener una conversación productiva sobre las necesidades de Wi-Fi e Internet de su evento. Para prepararte para dicha conversación, primero has de identificar los requisitos de tu evento. He aquí cuatro pasos de planificación sencillos:

  1. Empieza por el plano de planta de tu evento.
    1. ¿Dónde necesitas acceso a Internet? ¿Es necesario que todas las salas de subcomisión dispongan de Internet? ¿Qué hay de la zona de exposición?
    2. ¿Cómo piensas proporcionar acceso a Internet en cada zona? ¿Planeas utilizar una combinación de conexiones Ethernet alámbrica y Wi-Fi?
  2. Determina las necesidades de todos los asistentes.
    1. ¿Podrán los asistentes y expositores acceder a la red? ¿Habrá una red aparte para los ponentes y el personal?
    2. ¿Qué tipo de dispositivos traerán los asistentes al evento (teléfonos inteligentes, portátiles, tabletas)?
    3. ¿Qué tipo de contenidos consumirán con dichos dispositivos (voz, vídeo, medios sociales, correo electrónico, aplicaciones móviles diseñadas especialmente para el evento)?
  3. Determina las necesidades de uso según el programa del evento.
    1. ¿Hay picos de máximo uso cuando todo el mundo quiera acceder a la red (durante ponencias o sesiones de formación tecnológica)?
    2. ¿Requieren las salas para las sesiones más ancho de banda? ¿Utilizarán los ponentes el streaming vídeo?
  4. Define las necesidades de soporte técnico in situ.
    1. ¿Qué nivel de soporte ofrecerás a los asistentes (tales como ponentes y expositores) si encuentran problemas a la hora de acceder a la red?
    2. ¿Hay un número de teléfono de soporte? ¿Vas a necesitar un centro de asistencia con un ingeniero de redes?

Una vez identificadas las necesidades de tu evento, llega el momento de hacer al espacio unas preguntas detalladas para determinar si será capaz de proporcionar la cobertura y capacidad de red necesarias para tu evento. La respuesta "disponemos de Wi-Fi" puede ser suficiente para tu cafetería local, pero ya no basta para un centro de convenciones o hotel.

Puesto que la mayoría de los organizadores desea la fiabilidad de una red alámbrica con la flexibilidad de una red Wi-Fi, las siguientes preguntas te ayudarán a entender y evaluar mejor la infraestructura Wi-Fi del espacio. Antes de leer la siguiente sección, ruego leas el siguiente aviso legal:

Si el acceso a Internet de tu evento es esencial para su éxito, es recomendable que consultes con un proveedor independiente de servicios de Internet o consultor de redes especializado en el sector de congresos y reuniones.

Preguntas sobre la cobertura

  1. ¿De qué fabricante y modelo son los puntos de acceso Wi-Fi de las salas de reuniones/zonas de exposición? ¿Cuántos hay? Los puntos de acceso pueden también llamarse routers o redes.
  2. ¿Cuáles son las salas que disponen de cobertura?
  3. ¿Es posible realizar un análisis del espacio para generar un mapa de calor que muestra la ubicación de cada punto de acceso y su zona de cobertura?
  4. ¿Cuál es la calidad mínima de la señal Wi-Fi en cada sala?

La calidad de la señal se puede determinar durante el análisis del espacio y se mide con el dispositivo del usuario. El nivel de señal se mide en decibelios por milivatio o dBm. El espacio debe ser capaz de proporcionar un nivel de señal de -65 dBm para que haya una buena calidad de señal en cada sala (cuanto más alto mejor; o sea, -55 es mejor que -65). A la hora de hablar de la calidad de la señal Wi-Fi, evita el uso de la escala de "5 barras", ya que no existe una definición estándar de lo que representa cada barra.

Escala de 5 barras

Preguntas sobre la capacidad

  1. ¿Cuántas radios Wi-Fi hay en cada punto de acceso?
  2. ¿En qué espectro(s) transmiten estas radios: 2,4 GHz o 5,0 GHz? Nota: 2,4 GHz tiene tres canales no superpuestos, en tanto que 5,0 GHz tiene 24 canales no superpuestos y una capacidad mucho mayor. La mayoría de los teléfonos inteligentes es actualmente compatible con 2,4 GHz, mientras que la última generación de portátiles y tabletas es compatible tanto con 2,4 GHz como con 5,0 GHz.
  3. ¿Cuántos usuarios de Wi-Fi pueden usar cada radio simultáneamente? ¿A qué velocidades?
  4. ¿Cuánto ancho de banda/red de retorno se ha asignado al evento, medido de Mbps (millones de bits por segundo, "megas", o megabits) o Gbps (billones de bits por segundo, "gigas", o gigabits)?
  5. ¿Es simétrico el ancho de banda (con la misma velocidad de subida y bajada)?
  6. ¿Cuáles con los operadores de telecomunicaciones que proporcionan el ancho de banda/red de retorno?
  7. ¿Hay una red de soporte por si cae la red del proveedor del ancho de banda/red de retorno?
  8. ¿Disponen los ponentes/personal de sus propias redes VLAN (red de área local virtual)?
  9. ¿Cuál es la capacidad de los conmutadores de red (10 Mbps, 1 Gbps)?
  10. ¿Habrá alguien gestionando in situ la red? ¿Cuáles son las reglas que se aplicarán para limitar la asignación de ancho de banda a los usuarios y para mitigar las amenazas de seguridad?

Como poco, el espacio debe ser capaz de hablar de la cobertura y capacidad de su red Wi-Fi de forma que inspire confianza en cuanto a su capacidad de proporcionar una red fiable. Puede que quieras considerar la posibilidad de contratar a un proveedor de servicios de Internet o consultor de redes para ayudarte a planificar tus necesidades de Internet/Wi-Fi y negociarlas con el espacio en cuestión. Uno de los pocos proveedores independientes de servicios de Internet especializados en el sector de congresos y reuniones, Trade Show Internet (TSI) proporciona servicios de consultoría de redes hasta la puesta en marcha de la red Wi-Fi en el espacio designado para acoger el evento. Con la reputación de tu evento en juego, si haces las preguntas adecuadas al principio del proceso de planificación y si cuentas con un equipo bien informado para exponer tus necesidades, podrás asegurarte de que dispongas de la mejor red posible a fin de alcanzar las metas de tu evento.

Para contactar con Ian Framson, CEO de Trade Show Internet, envíele un correo electrónico a ian@tradeshowinternet.com.

Comentarios:

Está muy bien el tipo de las necesidades, pero creo que esto a muchos organizadores de eventos se le irían de las manos en cuanto a presupuesto; muchos de ellos no saben valorar el esfuerzo que implica todo lo que redactas en el artículo. Al final la red Wi-Fi la tratan como un marrón no como un añadido de valor que impulsa el crecimiento y la comunicación en su evento. Te lo digo por experiencia, casi todo el mundo se va a por lo más barato, eso sí, luego no le funciona, le va mal, le va lento, y sufre este tema como pesadilla porque es un pesetero que no se gasta los duros... Estoy seguro que poco a poco esto cambiará. Un tema importantísimo que no reflejas es la localización. Te lo digo también por experiencia. A la hora de organizar un evento no supimos valorar el caudal de línea que nos ofrecían los operadores tipo Movistar; es decir llegaba a solo 10Mb, no había fibra y nos dimos con un canto en los dientes... ¡así que el tema de la localización súper importante! (Rober, 19 de enero de 2014)

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