Cómo aprovechar al máximo las ferias de muestras y los salones – las reglas que debe respetar la dotación de personal dentro (y fuera) del stand

Las ferias de muestras y los salones constituyen una excelente forma de aumentar la visibilidad de tu empresa y, en definitiva, tus ventas. No obstante, los gastos de viaje y transporte, los días laborales perdidos, y el alquiler de stands, espacios y equipos pueden ser considerables. Resulta imprescindible sacar el máximo provecho del tiempo limitado que pasas en el stand para obtener el mayor rendimiento de la inversión.

Como conferenciante profesional y ex planificador de reuniones he asistido a cientos de ferias de muestras y salones y observado a decenas de miles de comerciales y azafatas. Veo muy a menudo ejemplos manifiestos de lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer para potenciar ventas.

Buenos hábitos:

1. Invita a tus clientes a pasarse por el stand mediante un mailing físico previo al evento, notificaciones personalizadas por correo electrónico, y avisos publicados en tu sitio Web. Al enviar invitaciones a tus clientes, el tráfico a tu sitio Web incrementará con toda seguridad.
2. También es importante la localización de tu stand dentro del recinto, ya que algunas zonas estarán más concurridas que otras. Cerca del perímetro o de la entrada principal suelen ser los mejores emplazamientos, así que es mejor inscribirte con antelación para mejorar tus posibilidades de elección.
3. Ponte, preferiblemente de pie, en un lugar visible del stand y saluda calurosamente a la gente; antes de nada conversa con ellos. Pregúntales su nombre y de dónde vienen. Necesitas establecer contacto personal antes de hacer negocios.
4. Pregúntales cuáles son sus necesidades y qué es lo que están buscando. No des por sentado que sepas la respuesta antes de evaluar sus necesidades.
5. Sé capaz de exponer tus argumentos en menos de 10 segundos. Enfoca en los beneficios para el cliente (y no en las especificaciones del producto).
6. Elija una decoración para el stand que sea de buen gusto, atractiva y sin barreras. Si colocas una mesa en la entrada, corres el riesgo de disuadir a la gente de entrar. El uso de una moqueta más gruesa de lo normal es una manera sutil de hacer que el stand tenga un aspecto más acogedor. Las presentaciones, las demostraciones con la participación activa del público, las imágenes y las actividades interactivas atraen a la gente. Tienes alrededor de cinco segundos para captar su atención antes de que se marche.
7. Idea un sistema para captar, clasificar y hacer un seguimiento de tus contactos. En las ferias grandes utiliza el sistema de generación automática de datos sobre potenciales clientes (lead retrieval en inglés) proporcionado por la dirección del certamen. En ferias pequeñas merece la pena utilizar un escáner para la lectura de tarjetas de visita a fin de almacenar los datos en un sistema computerizado de seguimiento.
8. Dispón del personal suficiente para permitir pausas para descansar y comer. El personal que trabaja en el stand siempre debe estar descansado y dispuesto.
9. Haz que la gente que visita el stand se alegre de haberlo hecho. En muchas industrias se trata de la relación que inicia el proceso de ventas. Agradéceles a todos su visita.
10. Aprovecha al máximo el potencial del marketing electrónico. Las personas que te proporcionan sus datos de contacto son potenciales clientes, así que envíales un correo electrónico personalizado.

Malas maneras:

1. No te sientes en el stand (a menos que no haya clientes potenciales a la vista).
2. No comas, leas o te distraigas. Evita todo aquello que merme tu capacidad para entablar relaciones con potenciales clientes.
3. No converses con otros comerciales de tu stand cuando hay una posibilidad de entablar conversación con un potencial cliente, que siempre debe tener precedencia sobre todo lo demás.
4. No cruces los brazos (una postura que puede ser interpretada como defensiva), ya que no inspira confianza y tiende a ahuyentar a potenciales clientes.
5. No adoptes una postura de “hoja de parra”, con las manos cruzadas delante del bajo vientre, ni detrás de la espalda (en posición de descanso), por las razones arriba expuestas.
6. Evalúa al cliente potencial y espera a que éste exprese interés antes de entregarle publicidad impresa. Si le das un folleto al entablar contacto, habrá menos posibilidades de profundizar en él. A menudo inhibe la conversación; el cliente potencial te dará las gracias y se marchará sin más. En su lugar engánchale y evalúale antes de entregarle cualquier información impresa, lo que debe constituir la fase final de contacto.
7. No te olvides de evaluar las necesidades del cliente antes de ofrecerle una solución.
8. Procura ir siempre bien vestido y aseado. Sólo tendrás una oportunidad para causar una buena impresión.
9. No dejes el stand sin personal y no lo desmontes antes del final del evento. Te has comprometido quedarte allí por la duración. Es frecuente que los asistentes acuden en masa justo antes del cierre, y si desmontas el stand antes de tiempo, demuestra una falta de compromiso.
10. No te olvides de enviar información a todo aquello que te lo haya pedido. Es imprescindible que cumplas con los compromisos que has contraído durante el certamen.