2010: La revolución de la tecnología para eventos - ¿Hemos llegado a la meta?

Published
18/04/2010

Recientemente, asistí a un concierto en Bellingham, Washington, la pequeña ciudad donde resido. Antes de que empezara, me fijé en el grupo que estaba sentado delante de mí, compuesto por hija adolescente, madre y abuela. Oí sonar un teléfono móvil y, acto seguido, vi cómo la abuela de unos 70 y tantos años sacaba un iPhone de su bolso. Contestó con destreza la llamada y luego, como ocurrencia tardía, utilizó el teléfono para tomar una foto de sus familiares, antes de desactivar el tono de llamada y guardarlo en su bolso.

Esta observación breve me dio motivos para pensar.

He dicho cientos de veces durante la presente etapa de mi carrera que la tecnología ha de ser lo suficientemente sencilla como para que una abuela la pueda utilizar, antes de que se integre por completo en los procesos de negocio. ¡La facilidad de uso es la clave para su adopción!

Mientras contemplaba a la abuela utilizando su iPhone, me pregunté si habíamos llegado a la meta por lo que se refiere al uso de la tecnología. ¿Ha llegado la tecnología a ser lo suficientemente omnipresente y fácil de usar como para permitir a la sociedad superar el obstáculo de dicha adopción? ¿Hemos llegado a ese punto?

La adopción de la tecnología por parte de la sociedad:
La sociedad ha hecho progresos en esta revolución digital por lo se refiere a la adopción tecnológica:

  • En el mundo industrializado, la mayoría de los empresarios dispone de acceso a Internet por banda ancha, un sitio web y una dirección de correo electrónico.
  • El buzón de correo ha dado paso al buzón de correo electrónico… las Páginas Amarillas a las páginas web… los anuncios clasificados a la Lista de Craig.
  • La mayoría de la gente posee como mínimo un teléfono móvil con servicios de mensajería y un creciente número de personas (sobre todo los viajeros de negocios) tiene un teléfono inteligente con acceso a Internet.
  • Dichos teléfonos inteligentes se están transformando en “widgets” (dispositivos web inalámbricos para el geoposicionamiento, el comercio electrónico y las telecomunicaciones) con muchas más prestaciones que un mero “teléfono” .
  • Los ordenadores son mucho más fáciles de utilizar que hace tan solo unos años. Lo que era antaño “enchufar y rezar” ha llegado a ser “enchufar y jugar”. Muchas aplicaciones están alojadas en la Web y más fáciles de usar.
  • Para muchas personas en el mundo industrializado, o para la mayoría de ellas, Google es el primer sitio al que acuden para investigar.
  • Más de 350 millones de personas utilizan Facebook; si fueran los habitantes de un país, éste sería el tercero más grande del mundo, por detrás de India y por delante de los EE.UU.
  • La televisión ya es digital; un paso más en la convergencia de todos los sistemas basados en TCP/IP (el protocolo de Internet).

Por lo general, la infraestructura tecnológica (la banda ancha, la Web, los ordenadores, los teléfonos móviles) ya está disponible. Las aplicaciones han llegado a ser tan sencillas como para que la mayoría de las personas (incluso las abuelas) sea capaz de usarlas y la adopción de estas nuevas tecnologías por parte de la sociedad en general se está llevando a cabo con rapidez.

La adopción de la tecnología por parte de los profesionales del sector de congresos y reuniones:
La industria de los eventos no es conocida precisamente por su pronta adopción de los avances tecnológicos. No obstante, las cosas se están cambiando rápidamente.

Esto es dónde hemos llegado hasta la fecha:

  • Ya es habitual la inscripción online.
  • El alojamiento online es algo común, sobre todo para los eventos que requieren muchas habitaciones en múltiples hoteles.
  • Muchas asociaciones utilizan las herramientas de gestión de ponentes para conferencias con múltiples sesiones.
  • Las aplicaciones de gestión de exposiciones y distribución del espacio de exposición se utilizan con mucha frecuencia, sobre todo para las grandes ferias de muestras.
  • Las herramientas de vídeo online y conferencias web ya son fáciles de usar, económicas y fiables, añadiendo las reuniones virtuales a la caja de herramientas del organizador profesional.
  • Existen cientos de aplicaciones para ayudar a gestionar sitios web, la distribución de asientos para banquetes, la logística de los eventos, las adquisiciones, la elección de espacios, las encuestas/la votación interactiva y los viajes, entre otras muchas cosas. Dichas aplicaciones se están incorporando cada vez más en los procesos de negocio relacionados con los eventos.
  • Están apareciendo en el mercado cientos, si no miles, de aplicaciones de telefonía móvil para hacer que las reuniones sean más eficaces para organizadores, proveedores y asistentes.
  • Los organizadores de eventos y reuniones están empezando a utilizar las herramientas relacionadas con los medios sociales para conectarse con proveedores, asistentes, expositores y otros actores interesados a fin de gestionar, comercializar y mejorar los eventos.

¿Qué les queda a los organizadores profesionales para que la adopción tecnológica sea completa?
A pesar de estos avances, todavía nos queda un trecho. He aquí algunos de los pasos claves que hay que dar para que esta revolución tecnológica se implemente en su totalidad:

  • Elimina casi todo el papel que se genera en tu despacho: una de las formas más rápidas para identificar la ineficacia organizacional es fijarte en el papel y buscar métodos digitales para gestionar los datos. El papel (y los archivos planos como Word/Excel) sigue desempeñando un papel central en muchos de los procesos de organización. ¡El papel y los archivos Word son una forma muy ineficaz de archivar, usar y compartir los datos logísticos de un evento! Alternativamente, los procesos basados en la Web para la planificación de tareas reunifican toda la información en una página accesible a todos los actores interesados.
  • Elimina casi todo el papel que se genera en tus eventos: las reuniones y ferias de muestras tienen la mala fama de generar mucho papel (programas, guías del expositor, folletos de los expositores, apuntes sobre cursos, y otros). La tecnología puede brindar formas más eficaces de acceder a estos datos y transmitirlos, además de ayudar a reducir la huella de carbono de un evento.
  • Eliminar los correos electrónicos como principal herramienta de comunicación para los eventos: el correo electrónico, que se inventó hace 40 años, interrumpe, carece de hilo conductor y es ineficaz; sobre todo a la hora de hacer un seguimiento de los miles de detalles que conlleva un evento. Los wikis (sitios web colaborativos) y las nuevas herramientas colaborativas como Google Wave pueden proporcionar en el mismo sitio toda la documentación de forma secuencial, siendo por ello una forma mucho más enriquecedora y eficiente de compartir los datos sobre un evento.
  • Las empresas de tecnología para eventos deben dar un paso al frente e incorporar los estándares APEX para la logística de los eventos: se ha gastado mucho dinero y tiempo en la creación de unos estándares para la industria de los eventos. Sin embargo, los estándares APEX (Intercambio de Prácticas Aceptadas del CIC) no se han implementado en su totalidad (especialmente en el proceso de intercambio de datos logísticos de eventos, tarea que requiere mucho tiempo). Las empresas de tecnología para eventos han de dar un paso al frente para proporcionar las herramientas conectivas que hacen que esto sea posible. El CIC no debe desempeñar el papel de desarrollador o proveedor de tecnología, sino hacer hincapié en la naturaleza abierta de los estándares, permitiendo así la participación de todas las empresas de tecnología. Tanto los organizadores como los proveedores necesitan establecer estándares con sus propios proveedores de tecnología.
  • Domina los medios sociales y utilízalos para implicar a los asistentes y mejorar el contenido de tus eventos: los organizadores profesionales sólo han empezado a vislumbrar las posibilidades de los medios sociales. Hay muchísimas oportunidades de utilizar la amplia gama de herramientas relacionadas con los medios sociales en las reuniones y los eventos (el networking social, el compartir vídeos y diapositivas, los blogs, los podcasts, los sitios web de comentarios, las agendas sociales, los sitios web de marcadores sociales, y mucho más) a fin de implicar a los asistentes potenciales antes, durante y después de un evento. Se pueden utilizar para comercializar, diseñar y gestionar eventos, así como para tomar mejores decisiones en cuanto a adquisiciones. Este cambio drástico de la rutina de siempre puede incomodar a muchas personas, pero, les guste o no, es el futuro.
  • Transforma el sitio web de tu evento (y otros sitios) de Web 1.0 (estático) a Web 2.0 (interactivo): un creciente número de asistentes a eventos y miembros de asociaciones exigirá poder interactuar online contigo… así como contestar a publicaciones en blogs, hacer sugerencias sobre el contenido de reuniones/sesiones, contactar con ponentes y consumir contenidos varios según sus propios términos, y cuando y como ellos quieran. Las asociaciones constituyen una de las formas originarias del networking. Las reuniones son los antecesores de los medios sociales. Las herramientas Web 2.0 encajan perfectamente en tu sitio web.
  • Aprovecha la tecnología móvil: los dispositivos móviles, uno de los principales catalizadores del cambio tecnológico en el sector de congresos y reuniones, se utilizarán para realizar inscripciones y micropagos, para el intercambio de datos de contacto, como guía, para realizar encuestas, para expedir billetes/entradas electrónicas, y para el networking y la votación electrónica, entre otras cosas. Debes fomentar la adopción de estas herramientas para eventos en tu propia empresa.

Las ventajas de esta revolución tecnológica incluyen reuniones más eficientes y económicas y con mayor impacto. A medida que nos adentramos en una década en la que la infraestructura tecnológica ya está disponible y la tecnología es lo suficientemente fácil de usar incluso para nuestras abuelas, necesitamos dar estos últimos pasos para digitalizar totalmente nuestros procesos de negocio. El darwinismo digital está vivo y coleando y la “carrera” para hacerse con el negocio en el sector de congresos y reuniones la ganarán a menudo aquellas personas que se sirvan de la tecnología para ser ágiles, reducir costes y proporcionar un servicio superior al cliente. En términos de la adopción digital total, no hemos llegado aún a la meta, pero estamos avanzando hacia ella.

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