Como planejar e organizar um evento

As 10 coisas que você deve fazer na hora de organizar um evento

As 10 coisas que você deve fazer na hora de organizar um evento :

  1. Inove, seja criativo, pense de forma diferente. Como a maior parte do seu público já participou de dezenas de conferências e eventos, procure fazer com que o seu seja memorável.
  2. Certifique-se de que os participantes se socializem e participem do networking, já que um dos principais objetivos é ajudar-lhes a interagir e se conhecer. E já que é sempre difícil “quebrar o gelo” e conhecer pessoas novas, considere a possibilidade de organizar sessões dinâmicas e/ou aproveite o poder da "gamificação" (a integração de mecânicas de jogos numa reunião ou evento com a finalidade de se divertir, pode dar força, impacto e foco).
  3. Conheça seu público e adapte a mensagem e o conteúdo do evento a ele. As pessoas que assistem a seu evento são seus clientes, portanto você deve se esforçar para conhecê-los bem, de modo que possa lhes oferecer uma experiência que satisfaça suas expectativas. Além disso, você sempre deve incluir uma rodada de perguntas depois de cada apresentação ou sessão.
  4. Se você tem pouca experiência no planejamento de eventos, procure um profissional qualificado com uma longa história de sucesso no setor; e se você tem experiência e não quer gastar dinheiro para encontrar um profissional, existem literalmente milhares de ferramentas na Internet para te ajudar a planejar todos os aspectos do seu evento.
  5. Estabeleça metas e métodos claros para medir o sucesso e o retorno sobre investimento (ROI).
  6. Na hora de escolher um lugar para celebração, verifique a rede Wi-Fi. Ter Wi-Fi à disposição, não quer dizer que seja uma rede robusta e confiável. E falando de Internet, se você não puder oferecê-la gratuitamente ao público, considere a possibilidade de lhes proporcionar sem custo um serviço básico de banda larga e, para aqueles que necessitem, um serviço "premium" pago.
  7. Inclua iniciativas sustentáveis ou de RSC na programação do evento: apesar do esforço adicional, você irá se surpreender do quanto isso é importante para um crescente número de pessoas.
  8. Assim que se confirme a celebração do evento, certifique-se de lançar uma página web atrativa e informativa sobre o evento no menor tempo possível (incluindo versões para PC, celular e tablet) e que se atualize frequentemente; Internet é a ferramenta de marketing mais poderosa que você tem à disposição.
  9. Aproveite o poder das redes sociais para promover o evento antes de sua celebração e para prolongar sua vida depois.
  10. Grave vídeos do seu evento, com entrevistas a expositores e visitantes, que posteriormente poderão ser exibidos na página web oficial do evento, assim como nos seus perfis de redes sociais, a fim de mostrar àquelas pessoas que não puderam ir o que perderam.

As 10 coisas que você não deve fazer na hora de organizar um evento

Dez erros que não se deve cometer no planejamento, organização e celebração de um evento :

  1. Não cobre pelo acesso à Internet, estacionamento ou almoço, já que essas cargas adicionais são muito irritantes. Os participantes odeiam ter que pagar à parte para ter acesso à Internet, estacionar o carro, tomar um café, etc., portanto procure que a taxa de inscrição cubra tudo.
  2. Não fale só sobre você mesmo e/ou do quão maravilhoso é o seu evento, porque seu sucesso vai depender em grande parte dos representantes/convidados/público e, portanto, você deve destacar esse aspecto.
  3. Não exagere com a máxima "fazer mais com menos". Se não há orçamento para organizar um evento presencial, organize um virtual, é sempre melhor do que dar uma má impressão; e nem sempre aceite o orçamento mais barato para o aluguel do espaço ou para a contratação de serviços. Assim como automóveis de segunda mão, o mais barato quase nunca é o melhor.
  4. Não se esqueça de informar aos participantes se você decidir implantar iniciativas sustentáveis; a participação ativa deles é muito importante.
  5. Não se esqueça de perguntar aos participantes sobre suas necessidades alimentícias; nos grandes eventos internacionais existirão, com certeza, vegetarianos, pessoas com restrições alimentares por motivos religiosos ou de saúde, etc.
  6. Não dependa somente de voluntários para trabalhar como profissionais no seu evento. Mesmo que eles normalmente tenham muita disposição para ajudar, você também necessitará de uma equipe de profissionais experientes e de confiança.
  7. Nem sempre escolha um lugar da moda, mas barulhento para eventos de networking; muitas pessoas realmente querem ser ouvidas mais além do alvoroço; e não organize programas sociais sem opções, porque nem todo mundo gosta de paintball ou yoga.
  8. Não improvise no dia do evento; quase ninguém irá te agradecer.
  9. Não aborreça os participantes com muito material impresso. Na era da Internet, a informação impressa já é obsoleta e, de qualquer forma, acabará com certeza no lixo.
  10. Não se esqueça de realizar um seguimento depois do evento; a retroalimentação é vital para poder solucionar erros e planejar futuros eventos.

Total views: 915.031