Tips en ideeën voor de organisatie van evenementen

De 10 dingen die je wel moet doen als je een evenement organiseert

  1. Vernieuw, wees creatief, denk uit de doos. Het merendeel van je publiek heeft waarschijnlijk aan tientallen conferenties en MICE evenementen deelgenomen. Zorg ervoor dat ze zich jouw evenement herinneren!
  2. Zorg er ook voor dat je aanwezigen socialiseren en netwerken. Een van de belangrijkste doelstellingen van je evenement is om hen te helpen elkaar te leren kennen. En omdat het altijd moeilijk is het ijs te breken en nieuwe mensen te ontmoeten, overweeg het organiseren van dynamische sessies of gebruik de kracht van gamificatie in je evenement. Het introduceren van spel elementen kan op een plezierige manier de betrokkenheid bevorderen en richting geven aan een vergadering of congres.
  3. Ken en begrijp je publiek en pas het bericht en de inhoud van het evenement hierop aan. Je deelnemers zijn je klanten. Dus zorg ervoor dat je alles over hen weet, om een ervaring aan te bieden die overeenkomt met de verwachtingen. Daarnaast moet je altijd na elke presentatie een moment voor vragen invoegen.
  4. Als je weinig of geen ervaring hebt in evenementenorganisatie, zoek een partner, een gekwalificeerde professional met ervaring in de eventbranche. En als je wel een ervaren event planner bent maar wilt besparen op het gebruik van een professional, dan zijn er letterlijk duizenden digitale hulpmiddelen beschikbaar die je kunnen helpen bij het plannen van alle aspecten van je evenement.
  5. Stel duidelijke doelen en methodes vast voor het meten van succes en de ROI (rendement op investeringen) van je evenement.
  6. Controleer het Wi-Fi-netwerk bij het kiezen van een locatie voor je evenement. Het hebben van Wi-Fi is niet hetzelfde als het hebben van een robuust, betrouwbaar netwerk. En als je niet echt goed gratis internet aan kan bieden, geef een lage gratis wifi optie en bied een aparte betaalde premium service.
  7. Introduceer groene of maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) initiatieven in het programma van het evenement. Het kost wat extra inspanning, maar je zult verbaasd zijn over hoe belangrijk het is voor een groeiend aantal mensen.
  8. Zodra de beslissing is genomen om een evenement te organiseren, zorg ervoor dat je snel een website van je evenement online hebt (liefst responsive, geschikt voor zowel desktop, mobiel als tablet) en dat deze constant wordt bijgewerkt. Internet is het beste hulpmiddel in je eventmarketing arsenaal.
  9. Gebruik de kracht van de sociale media om het evenement te promoten voordat het wordt gehouden en daarna zijn leven te verlengen.
  10. Maak een video van je evenement, film interviews van exposanten en bezoekers, die vervolgens op de officiële website en de profielen van het evenement in sociale media kunnen worden gepubliceerd, zodat degenen die er niet konden zijn kunnen zien wat ze gemist hebben.

De 10 dingen die je niet moet doen als je een evenement organiseert

  1. Laat mensen niet betalen voor internettoegang, parkeren of lunch. Deze verborgen extra’s worden meestal als zeer irritant ervaren. Dus zorg ervoor dat alle extra’s in het inschrijfgeld inbegrepen zijn.
  2. Praat niet alleen over jezelf of hoe geweldig je evenement is. Het succes is grotendeels te wijten aan de afgevaardigden, deelnemers en gasten. Dus zorg ervoor dat je dit benadrukt.
  3. Overdrijf het devies "doe meer met minder" niet al te veel. Als er niet genoeg budget is voor het organiseren van een face-to-face-evenement, ga virtueel. Dat is altijd beter dan een slechte indruk achterlaten. En kies niet altijd de goedkoopste offerte voor verhuur van materiaal en diensten. Het is net als bij tweedehands auto's. De goedkoopste is meestal nooit de beste.
  4. Laat het je deelnemers weten als je besluit om groene of duurzame initiatieven in je evenement op te nemen. Hun actieve deelname is van groot belang.
  5. Vergeet niet je deelnemers te vragen naar hun specifieke voedingsbehoeften. Bij grote internationale congressen vind je zeker vegetariërs, mensen met dieetbeperkingen om religieuze of gezondheidsredenen, enz.
  6. Vertrouw niet alleen op vrijwilligers voor de personeelsbehoeften van je evenement. Hoewel deze meestal erg bereid zijn, heb je ook een flexibele kerngroep nodig van beproefde en vertrouwde professionals.
  7. Kies niet altijd de chique of modieuze maar luidruchtige locatie voor je netwerkevenement. De meeste mensen willen zichzelf ook nog kunnen horen. En organiseer geen sociaal programma zonder keuzemogelijkheden. Niet iedereen houdt van paintball of yoga.
  8. Improviseer niet op de dag van je evenement. De meeste mensen zullen het niet waarderen.
  9. Overbelast de aanwezigen niet met gedrukte informatie. In het internet-tijdperk is de informatie op papier nu verouderd en eindigt ze waarschijnlijk in de prullenbak.
  10. Geef vervolg en voortzetting aan je evenement. De mening van de deelnemers is van vitaal belang om fouten te corrigeren en het succes van toekomstige evenementen te plannen.

Total views: 993.415