Comment planifier et organiser un événement

Les 10 choses à faire quand on organise un événement

Dix recommandations pour la planification et l'organisation d'un événement :

  1. Innovez, soyez créatif, pensez de manière différente, "out of the box". Prenez en compte que la majorité de votre audience aura déjà assisté à des dizaines de conférences et événements, faites en sorte que le vôtre sois mémorable.
  2. Assurez-vous que les participants fassent de nouvelles connaissances et participent au networking étant donné qu'un des principaux objectifs de l'événement que vous allez organiser est d'aider les personnes à interagir et à se connaitre. Et comme il est toujours difficile de "casser la glace", prenez en compte la possibilité d'organiser des sessions dynamiques et profiter du pouvoir du jeu ("gamification"). L'intégration d'activités ludiques et jeux dans une réunion ou un événement apporte toujours de la force, de l'impact et le rend plus attractif.
  3. Connaissez votre public pour adapter au mieux le message et le contenu de l'événement à ce dernier. Les personnes qui assistent à votre événement sont vos clients, vous devez donc faire des efforts pour bien les connaitre afin de leur offrir une expérience qui satisfasse leurs attentes. De plus, il est essentiel d'inclure des questions à la fin de chaque présentation ou session.
  4. Si vous avez peu ou pas d'expérience dans la panification d'événements, associez-vous à un professionnel qualifié dans l'événementiel qui a déjà des succès à son actif. En revanche, si vous avez de l'expérience dans le domaine et que vous souhaitez optimiser les coûts, il existe un milliard d'outils sur Internet pour vous aider à planifier tous les aspects de votre événement.
  5. Etablissez des objectifs et des méthodes très clairs pour mesurer le succès et le retour sur investissement (ROI, "Return Of Investment").
  6. Au moment de choisir le lieu pour votre célébration, vérifiez sa couverture Wi-Fi mais surtout que ce réseau soit robuste et fiable. De plus, si vous ne pouvez pas le rendre gratuit pour les participants, considérez la possibilité d'offrir un service basique gratuit, et un service premium payant pour ceux qui en ont besoin.
  7. Incluez des initiatives de développement durable (RSC, Responsabilité Sociale Corporative) au sein de votre événement. Malgré l'effort que cela peut représenter, vous serez surpris de l'importance que cela a pour un nombre croissant de personnes.
  8. A partir du moment où la décision d'organiser un événement est prise, lancez un site web rapidement. Ce dernier devra être attractif, mobile responsive (facile à lire depuis téléphones et tablettes), contenir toutes les informations nécessaires et devra s'actualiser régulièrement. N'oubliez pas qu'Internet est l'outil marketing le plus puissant à votre disposition.
  9. Profitez du pouvoir des réseaux sociaux pour promouvoir votre événement avant sa date de réalisation et pour prolonger son existence après.
  10. Prenez des vidéos de la zone d'exposition contenant des interviews des exposants et des visiteurs. Plus tard, vous pourrez les inclure dans le site web officiel de l'événement ainsi que sur les divers comptes des réseaux sociaux. Cela donnera plus de visibilité ainsi qu'un aperçu aux personnes qui n'ont pas pu assister à l'événement.

Les 10 choses à ne pas faire quand on organise un événement

Dix erreurs à ne pas commettre lors de la planification et organisation et d'un événement :

  1. Ne faites pas payer l'accès à internet, le parking, le café ou encore le déjeuner. En effet, ces charges additionnelles sont très irritantes pour le visiteur. Faites donc en sorte que tout cela soit inclus dans les frais d'inscription
  2. Ne parlez pas seulement de vous et de comment votre événement est formidable, parce que son succès dépendra surtout de la perception qu'en auront les participants. Mettez donc l'accent sur eux aussi.
  3. Ne cherchez pas un lieu trop loin. Si vous n'avez pas le budget pour organiser un événement physique, organisez-en un qui soit virtuel; c'est toujours beaucoup mieux que donner une mauvaise impression. Et il ne faut pas forcément accepter le devis le moins cher pour la location d'un endroit ou de vos prestataires. Comme pour les voitures d'occasion, le moins cher est rarement le mieux.
  4. N'oubliez pas d'informer les participants si vous décidez d'implémenter des initiatives de développement durable, leur implication est très importante.
  5. N'oubliez pas de demander aux participants leurs allergies/intolérances alimentaires; dans les grands événements internationaux, il y aura surement des végétariens, des personnes avec des restrictions alimentaires liées à leur religion ou leur santé, etc.
  6. Ne dépendez pas seulement de volontaires pour le personnel de votre événement. Bien qu'ils soient le plus souvent prêts a aider et de bonne volonté, vous aurez aussi besoin d'une équipe de professionnels expérimentés et de confiance.
  7. Ne choisissez pas un espace tendance qui soit bruyant pour vos événements de networking. La plupart des personnes souhaitent se faire entendre au-dessus du brouhaha ; et n'organisez pas de team building sans proposer plusieurs alternatives, parce que le yoga ou le paintball n'est pas du goût de tous.
  8. N'improvisez pas le jour de votre réception, personne ne vous remerciera.
  9. Ne donnez pas aux participants trop de documents imprimés. De nos jours, l'information sur papier est obsolète et dans la majorité des cas, ces documents finiront sûrement dans la poubelle.
  10. N'oubliez pas d'effectuer un suivi après l'événement, le retour sur expérience est vital pour mieux planifier des événements futurs.

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