Wie man ein Event plant: Tipps, Trends und Ideen

Die 10 Dinge, die man bei der Planung einer Veranstaltung beachten sollte

Hier sind 10 Dinge, die man beachten sollte, wenn man eine Veranstaltung plant, organisiert und veranstaltet :

  1. Erneuern, Sie seien Sie kreativ, denken Sie über den Tellerrand hinaus. Bedenken Sie, dass die meisten Ihrer Teilnehmer wahrscheinlich bereits auf dutzenden Konferenzen und Veranstaltungen waren. Machen Sie Ihr Event unvergesslich!
  2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer Kontakt untereinander knüpfen, weil eines der Hauptziele Ihrer Veranstaltung darin besteht, ihnen dabei zu helfen, zu interagieren und einander kennenzulernen. Da es immer schwer ist das Eis zu brechen und neue Leute kennenzulernen, erwägen Sie, dynamische Sitzungen und/oder die Einbeziehung spielerischer Elemente (Gamifizierung; die Einbeziehung spielerischer Elemente in einer Sitzung oder einem Event kann Kraft und Konzentration hinzufügen und die Wirkung einer Nachricht positiv beeinflussen).
  3. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe und passen Sie die Nachricht und den Inhalt Ihrer Veranstaltung an sie an. Ihre Teilnehmer sind Ihre Kunden, deshalb sollten Sie alles über sie wissen, um ihnen eine Erfahrung im Einklang mit ihren Erwartungen zu liefern. Des Weiteren, sollten Sie darauf achten immer genügend Zeit für Fragen am Ende jeder Präsentation oder Sitzung zur Verfügung zu stellen.
  4. Falls Sie wenig bis gar keine Erfahrung in der Planung einer Veranstaltung haben, sollten Sie sich mit einem qualifizierten Fachmann, der Ihnen seine jahrelange Erfolgsbilanz in der Industrie präsentieren kann, zusammenschließen; falls Sie bereits Erfahrung gesammelt haben, und kein Geld für einen Fachmann ausgeben möchten, können Sie sich buchstäblich tausende internetbasierte Instrumente für Eventorganisation zu nutzen machen, die entwickelt wurden, um Ihnen zu helfen alle Aspekte Ihres Events zu planen.
  5. Entwickeln Sie klare Ziele und Methoden um Ihren Erfolg und die Anlagenrendite (kurz ROI) Ihrer Veranstaltung messen zu können.
  6. Bei der Suche eines Veranstaltungsorts, sollten sie Acht auf das Wi-Fi Netzwerk haben. Wi-Fi haben, ist nicht automatisch dasselbe wie ein robustes und zuverlässiges Netzwerk. Falls Sie wirklich keine kostenlose Internetverbindung bereitstellen können, erwägen Sie das Anbieten einer kostenlosen niedrigen Bandbreite, die Sie mit einem kostenpflichtigen Premium Service kombinieren können.
  7. Fügen Sie umweltbewusste oder CSR Initiativen in das Veranstaltungsprogramm ein: abgesehen von den Kosten werden Sie überrascht sein, wie wichtig dies für eine wachsende Anzahl von Personen ist.
  8. Sobald die Entscheidung gefallen ist ein Event zu veranstalten, stellen Sie sicher, dass Sie eine einladende und informationsreiche Webseite über das Event (beinhaltend Desktop, Handy und Tablet Version) aufgesetzt haben, und dass diese Seite regelmäßig aktualisiert wird; das Internet ist das stärkste Instrument in Ihrem Marketing Arsenal.
  9. Nutzen Sie die Macht der sozialen Medien und werben Sie für das Event bevor es stattfindet und verlängern sie sein Leben danach.
  10. Filmen Sie das Geschehen der Ausstellung, interviewen Sie Aussteller und Besucher um es auf Ihrer offiziellen Webseite, sowie auf dem Profil des Events in den sozialen Medien, zu veröffentlichen. Auf diesem Wege können Sie diejenigen an der Veranstaltung teilhaben lassen, die es versäumt haben.

Die 10 Dinge, die man bei der Planung einer Veranstaltung nicht tun sollte

Hier sind 10 Dinge, die Sie nicht tun sollten, wenn Sie eine Veranstaltung planen, organisieren und veranstalten :

  1. Berechnen Sie keine Gebühr für Internetzugang, Parken oder Mittagessen, da diese Zusatzkosten sehr irritierend sind. Teilnehmer verabscheuen es seperat für Internetzugang, Parken, Kaffee, usw., zu bezahlen. Aus diesem Grunde sollten Sie darauf achten, dass alle Gebühren in den Anmeldegebühren inbegriffen sind.
  2. Reden Sie nicht nur über sich selbst und/oder darüber wie fabelhaft Ihre Veranstaltung ist, da dessen Erfolg größtenteils auf Ihre Abgeordnete/ Teilnehmer/ Gäste zurückzuführen ist. Deshalb sollten Sie ihnen besondere Aufmerksamkeit zukommen lassen.
  3. Überspitzen Sie den Grundsatz "tue mehr mit weniger" nicht zu sehr. Falls das Budget nicht üppig genug für die Organisation einer Veranstaltung von Angesicht zu Angesicht ist, werden Sie virtuell: das ist immer besser als einen schlechten Eindruck zu hinterlassen; akzeptieren Sie nicht immer das günstigste Angebot für den Veranstaltungsort oder einen Service. Vergleichbar mit Autos aus zweiter Hand, ist das billigste zumeist nicht das Beste.
  4. Lassen Sie die Teilnehmer nicht im Dunkeln darüber, wenn Sie sich dazu entschließen umweltbewusste Initiativen auf Ihrem Event zu implementieren; ihre aktive Mitwirkung ist von höchster Wichtigkeit.
  5. Vergessen Sie nicht, sich über die Nahrungsanforderungen Ihrer Teilnehmer zu informieren; auf großen internationalen Veranstaltungen gibt es sicherlich Vegetarier, Menschen mit Diätvorschriften aus religiösen oder gesundheitlichen Gründen, usw.
  6. Verlassen Sie sich nicht allein auf Freiwillige für die Personalbedürfnisse Ihrer Veranstaltung. Auch wenn diese sehr gewillt sein mögen, benötigen Sie dennoch ein Team aus ausgebildeten und vertrauenswürdigen Fachkräften.
  7. Entscheiden Sie sich nicht für einen schicken aber lautstarken Veranstaltungsort; viele Leute wollen sich tatsächlich über den Lärm hinweg selbst hören können; außerdem sollten Sie kein soziales Programm ohne anderweitige Auswahlmöglichkeiten organisieren, denn nicht jeder mag Paintball oder Yoga.
  8. Improvisieren Sie nicht den Tagesablauf: die meisten Leute werden das nicht schätzen.
  9. Drücken Sie Ihre Teilnehmer nicht mit Gedrucktem nieder. Im Zeitalter des Internet, sind Informationen in Papierform veraltet und werden womöglich ohnehin im Abfalleimer landen.
  10. Vergessen Sie nicht die Folgemaßnahmen; Resonanz der Teilnehmer ist unerlässlich um Probleme aus der Welt zu schaffen und zukünfige Veranstaltungen zu planen.

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