La gestión audiovisual para los neófitos

23/08/2014 - Reproducido con permiso de The Meeting Professional, 2014. © TMP 2014. Autor: Michael Pinchera. Traducción: Event Planner Spain

La educadora Kassia Dellabough ofrece a los profesionales del sector de congresos y reuniones algunas buenas recomendaciones sobre la gestión audiovisual, como primicia de la sesión que dará durante el World Education Congress 2014.

¿Cuáles son los conocimientos sobre audiovisuales más importantes de los que, según tu experiencia, los profesionales suelen carecer?
Los organizadores requieren unos conocimientos generales de todos los aspectos de un evento. Como organizadores, lo que suele pasar es que profundizamos nuestros conocimientos en las áreas que más nos interesan. Muchos organizadores saben tratar a la gente, dominan los plazos y poseen una visión global, pero es posible que no tengan conocimientos prácticos sobre audiovisuales. No se trata de ser un fuera de serie, sino de saber cuándo hay que enlistar a alguien para ayudarles. He aquí algunas claves del éxito:
  • Es esencial tener siempre un plan B, C… e incluso D.
  • Hay que presupuestar adecuadamente la contratación de profesionales, sobre todo en el caso de los eventos complejos.
  • Es vital asegurarse de que los ponentes comuniquen sus necesidades técnicas antes del evento para que todo salga como planeado.
  • Los organizadores tienen que comunicarse con el proveedor claramente y con frecuencia.
  • Antes de firmar cualquier contrato, es imprescindible entender sus términos y condiciones.
  • Una simple visita de inspección puede evitar muchos disgustos.


¿Qué tipo de contratiempo suele ocurrir por falta de conocimientos?
Las pesadillas de las que tengo conocimientos son tanto grandes como pequeñas, desde ponentes que tiran de la cisterna con el micrófono de solapa puesto hasta ráfagas de viento que echan abajo pantallas durante un concierto al aire libre. Las reuniones que dependen de los audiovisuales pueden fracasar si no se planifican debidamente.

¡Un organizador tiene que está preparado para cualquier coyuntura! Conocer el espacio donde se va a celebrar el evento y todos los recursos disponibles para cuando surja un contratiempo forma parte de la creatividad e inventiva necesarias para tener éxito. Una vez en el espacio, el organizador ha de ser audaz y proactivo.

Sin desvelar demasiado de tu sesión del WEC, ¿puedes compartir algunas estrategias que ayudan a evitar los desastres relacionados con los audiovisuales?
Las siguientes preguntas dan una idea de los contratiempos para los que los organizadores tienen que estar preparados:
  • ¿Qué haces cuando se va la luz?
  • ¿Dónde se encuentran las pilas de repuesto?
  • ¿Cuántas tomas tienen circuitos independientes?
  • ¿Qué es ese zumbido?
  • ¿Será suficiente un micrófono de podio/flexo?
  • No hay conexión a Internet; ¿se descargó aquel vídeo?
  • ¿Pasaste de hacer una vista de inspección solo para descubrir que era inadecuado?
  • ¡¿No comprobaste las referencias de tu proveedor de audiovisuales!?


¿Qué retos surgen de los cambios en la partida presupuestaria para audiovisuales?
Antaño, los audiovisuales se reducían a un micrófono de podio/flexo, un amplificador, un retroproyector y unas luces. Hoy en día, hay una amplia gama de equipos audiovisuales entre la que elegir. El coste de estos equipos se ha disparado, al igual que las expectativas que suscitan su uso. Actualmente existen áreas especializadas de iluminación, sonido, informática, etc.

Puesto que han aumentado las expectativas de los participantes y ponentes en lo que se refiere a la integración de medios en los eventos, los organizadores necesitan sopesar cuidadosamente las necesidades frente a las limitaciones presupuestarias y metas del evento. Los mejores organizadores han de ser capaces de priorizar las peticiones/necesidades, así como planificar de forma eficaz para limitar los costes. No deben dejarse seducir por cantos de sirena, sino asegurarse de que los requisitos en cuanto a audiovisuales cumplan las expectativas depositadas en el evento/reunión y de que se presupuesten debidamente.

¿Qué otros retos tienen que afrontar actualmente los organizadores profesionales?
Siempre aparecen nuevas tecnologías, como nuevas herramientas que tal vez un ponente quiera probar. Es esencial mantenerse al tanto de las novedades y asegurarse de que se sepa perfectamente cuáles son las necesidades reales de los ponentes, proveedores y otras partes interesadas.

También es vital una buena comunicación sobre el propósito de una petición audiovisual; ¿a qué necesita (el organizador y/o ponente) dar cabida exactamente? Si los organizadores trabajan con un proveedor de confianza, esto les ayudará sortear las complejidades sin sobrepasar el presupuesto y sin contratiempos.

En resumen, ¿cómo pueden los organizadores afrontar estos retos de la mejor manera posible?
Que comuniquen, que sigan aprendiendo, que hablen con sus colegas y que contraten a un profesional.

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