Incentivos con efecto sorpresa

20/05/2014 - Reproducido con permiso de The Meeting Professional, 2014. © TMP 2014. Autora: Maria Lenhart. Traducción: Event Planner Spain

Los viajes de incentivos han resurgido (hasta cierto punto) de sus cenizas. Hay demanda pero los problemas aún persisten.

Hoy en día existe mucha demanda de los incentivos corporativos, con un mayor número de organizaciones eligiendo destinos internacionales y programas llenos de contenidos. Pero en tanto que el sector ha dejado atrás la recesión, los organizadores de incentivos dicen también que afrontan el reto del incremento del coste de los viajes y de una disponibilidad más limitada.

"Noto una mayor confianza en los clientes, en el sentido de que siguen adelante con sus planes y no cancelan como antes", explicó Nola Conway, presidenta de Global Destinations Marketing, empresa con sede en Los Ángeles.

"Al mismo tiempo, los presupuestos no han variado mucho y los precios hoteleros están por las nubes. A pesar de ello se espera que produzcamos el mismo programa que el año pasado".

El problema de la disponibilidad
No solo han subido el coste de los viajes, sino que también hay menos disponibilidad, sobre todo en los hoteles de los destinos más populares para incentivos. Entre otros desafíos, que los organizadores han de afrontar, figura la necesidad de convencer a las personas responsables de la toma de decisiones para comprometerse con más antelación a fin de conseguir reservas en sus hoteles o resorts predilectos, así como otros elementos.

"Hace dos años, el mundo estaba a nuestros pies, pero eso ahora ha cambiado", resumió Jenna Paseka (capítulo de Orange County de MPI), directora de cuentas clave de JNR Inc. de Irvine, California. "Estamos intentando hacer correr la voz en cuanto a la necesidad de reservar con suficiente antelación, que ya no es un mercado de compradores. Pero el plazo sigue siendo normalmente de 18 meses o incluso menos de un año. Y las reservas anticipadas complican aún más las cosas a la hora de intentar conseguir el visto bueno de la dirección".

Rhonda Brewer, vicepresidenta de ventas de Maritz Travel, empresa con sede en Fenton, Missouri, recomienda a sus clientes que reserven al mismo tiempo dos o tres programas sucesivos, en el mismo hotel o en hoteles gestionados por la misma empresa hotelera.

"Es una forma de conseguir la disponibilidad y las tarifas que necesitas", explicó. "La disponibilidad es muy limitada actualmente y el coste tanto de las habitaciones de hotel como de los billetes de avión está por las nubes".

Más destinos internacionales
Según Brewer, las empresas tienden cada vez más a elegir destinos internacionales, en algunos casos incluso exóticos.

"Se están barajando destinos de todo el mundo: Europa, Dubái, Australia, Nueva Zelanda", dijo. "Incluso aquellas empresas que no han realizado viajes internacionales durante mucho tiempo ahora contemplan los destinos internacionales, especialmente Europa".

Amway figura entre las empresas que actualmente eligen más destinos internacionales, según Sheryl Korn, CMP (el capítulo de Michigan de MPI), organizadora de reuniones e incentivos para la división de América Latina de Amway Corp.

"Viajamos a lugares que figuran entre los sitios que la gente quiere visitar antes de morir", explicó. "Hace poco viajamos a Praga, la República Checa y Múnich, Alemania, y la semana que viene nos toca Dubái. También estamos contemplando la posibilidad de viajar a China. Aunque estos destinos conllevan vuelos de larga distancia, creemos que se trata de destinos que poseen el valor de motivar a la gente a alcanzar el éxito".

Kelly MacDonald (el capítulo de Canadá Atlántica de MPI), directora de relaciones industriales de Fraser & Hoyt Incentives de Halifax, Nueva Escocia, también ha descubierto que las organizaciones están deseosas de probar nuevos destinos.

"Hemos notado mucho más interés en lugares diferentes, sobre todo en el Caribe", afirmó. "Debido a la fortaleza del dólar canadiense, los clientes han estado diciendo, ’Vamos a Europa o los EE.UU. mientras podamos’. El dólar canadiense ya se ha depreciado un poco, por lo que tenemos interés en ver si esto dura".

Al mismo tiempo, según MacDonald la preocupación por la percepción sigue influyendo en la elección de destino en algunos casos.

"Algunos de nuestros clientes siguen sin querer llamar la atención sobre sus actividades", explicó. "Por este motivo no elegirán destinos como Dubái".

Tanto MacDonald como Paseka indican que los resorts todo incluido de México y el Caribe son cada vez más populares como destinos para incentivos, destacando que se trata de una opción que aporta valor a clientes con presupuestos medios.

"El producto todo incluido ha mejorado de veras; son destinos que cuentan con muchos hoteles bonitos que se inauguraron hace menos de cinco años", explicó Paseka. "El cliente puede disfrutar de un hotel bonito recién inaugurado sin salir del presupuesto. Tengo clientes a los que solo les interesa esta opción".

Experiencias nuevas
Los organizadores de incentivos dicen que, con la incorporación de gente más joven con derecho a participar en los incentivos, buscan maneras de diseñar programas con espacios, actividades y regalos que atraen a la nueva generación.

"El grupo etario de los menos de 35 años es muy interesante para nosotros, por lo que estamos reestructurando los eventos para que sean atractivos para dicho grupo demográfico", dijo Korn. "Aunque ese grupo sigue constituyendo una minoría, sabemos que es el futuro".

Como resultado, Amway ha introducido unas opciones de actividades con el factor adrenalina, como por ejemplo una carrera de cinco kilómetros o, como en el caso de su programa en Dubái, una excursión en el desierto en vehículos 4x4. El año pasado, en Cancún, una de las veladas nocturnas se celebró en una discoteca muy popular entre los visitantes jóvenes.

Sean cuales sean las actividades, según Korn, lo más importante es que el incentivo tenga ese factor sorpresa que los participantes no podrían experimentar solo por su cuenta.

"En Australia, organizamos una visita a un rancho donde los participantes colaboraron en la esquila de ovejas", dijo. "Cuando dieron la vuelta a las ovejas, vieron la palabra ’Amway’ en cada una de ellas. Es importante proporcionar algo totalmente inesperado".

La oportunidad de conocer de cerca y aprender sobre culturas locales es un factor con cada vez más peso en el diseño de programas, según Paseka.

"Los clientes quieren saber qué tiene de singular una región, qué pueden ver y aprender", reconoció. "Puede ser algo que tiene que ver con las artes o una actividad como el mezclado de vinos que combina entretenimiento con aprendizaje".

Mientras que las iniciativas de responsabilidad social corporativa (RSC) y otras actividades de team building son habituales en algunos programas, Paseka ha descubierto que no son apropiados para todo tipo de grupos.

"Si se trata de un grupo de empleados, entonces las experiencias vivenciales son una buena elección", apuntó. "No obstante, si la empresa ha invitado a sus principales distribuidores –gente que compite entre sí– entonces es mejor proporcionarles otro tipo de experiencias".

Debido en parte al aumento de los costes y también al hecho de que muchos participantes lo piden, el tiempo libre es más habitual en algunos programas, según Paseka.

"Solíamos planear cada minuto de los viajes, pero puesto que los presupuestos aún no han recuperado su nivel de antes, es a veces necesario eliminar un día de actividades", admitió. "Resulta más económico y permite a los participantes disfrutar del resort o destino a su aire".

En cualquier caso, es esencial diseñar programas que se ajusten a las preferencias individuales, según Jeff Broudy, vicepresidente ejecutivo de United Incentives y ex presidente de la Incentive Research Foundation.

"Hoy en día es poco común que todo el grupo haga lo mismo", dijo. "Es importante ofrecer a la gente una elección de actividades, sobre todo aquellas que les hacen partícipes y les aportan algo".

Otros tipos de incentivo
¿Cuán populares son actualmente otros tipos de incentivo frente a los viajes de incentivo? Para muchas empresas no es cuestión de cuál es el mejor, sino de utilizar ambos tipos de incentivo en sus programas globales.

"Muchos clientes utilizan ambos tipos", señaló MacDonald. "Lo que hacen es estructurar sus programas, utilizando los viajes para las personas más merecedoras de ellos. Los viajes siguen siendo el premio gordo. No obstante, los premios en especie son una muy buena manera de motivar a todos los empleados de una empresa".

Para Brewer, no hay indicios de que los viajes de incentivo u otros tipos vayan a sustituir o cobrar más importancia que los programas tradicionales para grupos.

"Los viajes con un componente experiencial siguen a la cabeza", dijo. "Los clientes quieren algo del que sus empleados sigan hablando año tras año. Se trata de algo siempre prioritario".

Korn está de acuerdo, añadiendo que en tanto que Amway ofrece premios en efectivo, los viajes siguen siendo la principal herramienta en cuanto a los incentivos.

"Creemos de veras que son los viajes lo que motiva a la gente", concluyó. "Se trata de unidad, de aprender los unos de los otros, del reconocimiento que significa para los participantes. Es algo que se pierde con otros tipos de incentivo".

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