Catorce tendencias para 2014 en el sector de congresos y reuniones

10/10/2013 - © 2013 Corbin Ball Associates – Tech Talk Newsletter. Reproducido con permiso de Corbin Ball. Autor: Corbin Ball. Traducción: Event Planner Spain

Estamos viviendo una época muy emocionante. El ritmo del cambio se acelera con la llegada de miles de ideas, aplicaciones e innovaciones para ayudar a los organizadores de reuniones, expositores y otras personas relacionadas con el sector, a hacer su trabajo mejor.

Este resumen anual cubre muchas de las principales tendencias en el sector para el año que viene.

1.- El crowdsourcing y el crowd sharing se utilizarán con más frecuencia para organizar eventos
El crowdsourcing es el proceso de obtener servicios, ideas, respuestas o contenidos de un gran grupo de personas (típicamente una comunidad online), en lugar de proveedores tradicionales. Ha surgido una gama de herramientas de crowdsourcing para compartir, financiar, votar y mucho más. Incluyen las siguientes ventajas: unos costes menores, una mayor elección y unas mejores aportaciones; todo lo que se puede utilizar de varias formas para los eventos. Esto cambiará tanto la forma en la que los participantes obtengan alojamiento ((airbnb.com, easynest.com), compartan viajes ((sunyride.com, airbaltic.satisfly.com), creen conjuntamente contenidos para los eventos (panelpicker.sxsw.com, allourideas.org, ideascale.com, stereopill.com) y los evalúen (yelp.comhubb.itevent-rate.com), como la forma en la que los organizadores financien/promocionen los eventos (peoplefund.it, planana.com, picatic.com,tixelated.com), entre otras muchas cosas. Además, los dispositivos móviles de votación pueden utilizarse durante un evento para recabar información, realizar estudios de mercado y obtener retroalimentación en tiempo real a fin de ayudar en la toma de decisiones estratégicas.

2.- Las computadoras "vestibles" o ultra portátiles empezarán a aparecer en los eventos
La tecnología se ha desarrollado en ciclos de 10 años: en los años sesenta, las computadoras centrales; en los setenta, las mini computadoras; en los ochenta, los ordenadores personales; en los años noventa, los ordenadores de sobremesa con conexión a Internet; en la década del 2000, los dispositivos móviles con conexión a Internet. La presente década puede ser la de la informática "vestible" y ubicua. Los ordenadores ya están presentes en los coches, los electrodomésticos y, pronto, los llevaremos encima. Google Glass, una amplia gama de relojes y pulseras inteligentes, entre otras cosas, se encuentran en vías de desarrollo, dispositivos que nos ayudarán a orientarnos, hacer networking y aprovechar la realidad aumentada. Aunque forma parte de una tendencia social más extendida, esto tendrá un impacto en los próximos años en los eventos y las ferias de muestras a medida que los asistentes a los eventos incorporen literalmente en su persona estos dispositivos para facilitarles la vida y el trabajo. Tienen muchos usos potenciales como, por ejemplo, los telepromters para los ponentes, para tomar notas, realizar encuestas, videoconferencias o inspecciones virtuales de espacios para eventos y un largo etcétera. Los participantes podrán también servirse de ellos para orientarse en un espacio o una zona de exposición y para recibir recordatorios de citas, entre otros usos potenciales.



3.- Las aplicaciones de guías para eventos/conferencias ya son esenciales
Hace dos años predije que, para la fecha, los participantes esperarían poder descargar la guía de un evento como aplicación móvil. En la actualidad, hay casi 100 proveedores de este tipo de aplicaciones, que ofrecen una muy amplia gama de tarifas desde lo gratuito hasta los 50.000$; desde las aplicaciones que se pueden desarrollar rápidamente uno mismo hasta las experiencias muy de marca; desde las aplicaciones HTML5 hasta las nativas. Mi predicción se ha hecho realidad, con unas aplicaciones que proporcionan una experiencia mucho mejor y más rica en un evento que las guías impresas, incluyendo las encuestas, las agendas personalizadas, los juegos, los vídeos, el intercambio de datos de contacto, la integración de medios sociales, la analítica y mucho más. Si tu evento no dispone de una aplicación, ¡ha quedado desfasado!

4.- Las corporaciones y asociaciones utilizarán de forma extendida las plataformas de aplicaciones para múltiples eventos
Cuando el desarrollo de las aplicaciones para la industria de los eventos se encontraba todavía en ciernes (hace dos años), la única opción disponible era mandar desarrollar una aplicación personalizada y única para cada evento. No obstante, hay muchas personas u organizaciones que celebran cada año decenas, cientos o incluso miles de eventos. Para la mayoría de los organizadores desarrollar aplicaciones individuales para un gran número de eventos es simplemente demasiado caro, además de requerir demasiado trabajo y tiempo. Como consecuencia, muchos desarrolladores de aplicaciones han empezado a ofrecer aplicaciones que sirven para múltiples eventos a fin de satisfacer esta necesidad.

Estos productos suelen basarse en una plataforma. El desarrollador de la aplicación crea una plantilla maestra que integra un branding coherente. El organizador o anfitrión puede entonces elegir los elementos de la aplicación que desea para un evento específico y luego subir los datos, permitiendo fácil y rápidamente los cambios y las actualizaciones. No solo se trata de una opción significativamente más barata que el desarrollo de aplicaciones individuales, sino que también permite un branding mejor y más coherente, una mayor seguridad/privacidad, una elaboración de presupuestos más eficaz y unos datos analíticos más uniformes. Los asistentes a los eventos tienen la ventaja de solo tener que descargar la aplicación y aprender una sola vez cómo funciona para poder utilizarla para los múltiples eventos de la misma asociación o empresa. A continuación se enumeran algunas de las empresas que ofrecen plataformas de aplicaciones para múltiples eventos: QuickMobile.com, CrowdCompass.com, DoubleDutch.me, EventMobi.com, TripBuilderMedia.com, Certain.com, Core-Apps.com, GenieConnect.com y Sherpa-solutions.com.



5.- Despuntará el networking social móvil en los eventos
¡Con hacer un buen contacto en un evento se puede a menudo amortizar todo el viaje! No obstante, hasta hace poco la mayoría de los eventos abordaba este componente muy importante de manera bastante superficial. Durante décadas, las credenciales de los participantes constituían la principal herramienta de networking. Por casualidad los participantes se fijaban en las credenciales de la gente para luego entablar una conversación y conseguir un contacto. Aunque funciona, este enfoque incoherente deja mucho que desear.

Algunas herramientas de networking social independientes ya están disponibles, muchas de las cuales son gratuitas (OleaPark, PeopleHunt.com, Qrious, Shhmooze), lo que demuestra las ganas que tiene la gente de disponer de una manera más fácil de realizar contactos. No obstante, es probable que las aplicaciones multifuncionales de guía para conferencias se conviertan en la forma habitual en la que los participantes accederán a los medios sociales cuando se encuentran en un evento.

Más información.

6.- Los sistemas de gestión de contenidos web, de fuente abierta y gratuitos, despejarán el camino a una amplia gama de herramientas de software libre para eventos
Una importante tendencia actual es la aparición de sistemas de gestión de contenidos web de fuente abierta. Los productos gratuitos desarrollados por las comunidades online, tales como joomla.com y wordpress.org, se utilizan para desarrollar y gestionar algunos de los sitios web más grandes del mundo, incluyendo ebay.com, nytimes.com y ge.com, entre muchos otros.

La ventaja de estos productos de fuente abierta radica en que disponen de miles de plug-ins ("ladrillos web") con los que puede realizarse casi cualquier tarea web. El proceso de desarrollo de un sitio web para que realice unas tareas específicas es mucho más rápido y sencillo con estos "ladrillos" que tener que escribir un código personalizado.

Esto tiene relevancia para la industria de los eventos ya que la Web se ha convertido en el método habitual de distribuir software de gestión para reuniones, desde el suministro hasta las inscripciones online, pasando por las ventas y casi cualquier otro aspecto de la gestión en el sector.

Estos productos de fuente abierta han abierto la puerta a una gama de plug-ins para la gestión de reuniones y eventos que realizan tareas de gestión basadas en la Web a una fracción del coste del software de gestión tradicional. He aquí algunos de los productos actualmente disponibles: eventespresso.com, wp-events-plugin.com, app.ohanah.com, eventsnova.com y redcomponent.com/redcomponent/redevent.

7.- La revolución de las cuatro pantallas: el diseño web responsivo y adaptable será obligatorio para cualquier sitio web
Estamos adentrándonos en la era post-PC. En la actualidad hay mil millones de teléfonos inteligentes y, dentro de dos años, serán dos mil millones (Ericsson Mobility Report, June 2013). Para finales de 2013, las ventas de tabletas habrán superados las de PCs (BetChemy Ventures, May 2013). Debido a este impresionante auge de dispositivos web diferentes, cualquier sitio web tendrá que disponer de contenidos que se visualicen bien en todas y cada una de las cuatro categorías de dispositivo (televisión, PC, tableta, teléfono móvil).

Aquí es donde entra en escena el diseño web responsivo (RWD) y diseño web adaptivo (AWD). Ambos permiten a los usuarios visualizar los contenidos de los sitios web en pantallas de tamaños y formas distintos. Para un excelente artículo (en inglés) sobre la diferencia entre el RWD y el AWD, haz clic aquí.

Es razón de más para considerar la posibilidad de utilizar herramientas de fuente abierta de gestión de contenidos web, tales como joomla.com and wordpress.org, que disponen de temas y plug-ins gratuitos que utilizan el RWD y el AWD. La fuente abierta ayudará a hacer que los sitios web estén preparados para adoptar las próximas novedades que estén a la vuelta de la esquina.

8.- Las herramientas de tratamiento de contenidos ayudarán a gestionar de forma eficaz la información y las interacciones en las reuniones
La información es barata; los conocimientos son caros. Por ello, el tratamiento de contenidos es ya esencial. Se trata de una tarea cuyo objetivo es encontrar, agrupar, organizar y compartir los mejores y más relevantes contenidos sobre un tema específico.

Se celebran miles de reuniones cada año, lo que genera como resultado una enorme cantidad de datos. Estos datos, cuando se organizan y se distribuyen adecuadamente, pueden tener un valor significativo para la investigación y cuando se transmiten a un público más amplio. También constituyen una herramienta muy eficaz para la promoción de futuros eventos. Por suerte hay herramientas que ayudan a evitar esta sobrecarga de información:

Eventifier.co recopila todos los contenidos relacionados con los eventos de varios medios sociales, incluyendo Twitter, YouTube, Instagram, Facebook, Flickr y Slideshare, entre otros muchos. Luego se archivan y se presentan los contenidos en un sitio web dedicado y fácil de usar.

Conferize.com es una plataforma social gratuita para descubrir, seguir y asistir a conferencias. Permite a los usuarios seguir en tiempo real una conferencia para encontrar conversaciones, vídeos, presentaciones y fotos, entre otras cosas. Los usuarios pueden participar en la comunidad de cualquier conferencia, expresando sus opiniones o comentando sobre los contenidos.

Storify.com permite a los usuarios "contar una historia" con la ayuda de contenidos procedentes de toda la Web, para luego publicarla y compartirla en Storify o integrarla en otros sitios web.

Bundlr.com permite a los usuarios a crear páginas temáticas con fotos, vídeos, tuits y documentos, para luego compartirlas con todo el mundo.

9.- Los vídeos se integrarán cada vez más en los procesos de negocio de los eventos
Un vídeo es siempre más impactante que una página web con contenidos de texto. El vídeo se está convirtiendo en el lenguaje de Internet para promocionar, comunicar y compartir los contenidos de los eventos a un público más amplio. En 2012, el vídeo desempañará un papel más variado y profundo en la vida cotidiana y en la promoción, gestión y distribución de los contenidos de los eventos. Veamos algunos avances:

Los vídeos son cada vez más baratos y fáciles de producir:
  • La mayoría de la gente tiene un teléfono con una cámara de vídeo HD integrada y múltiples aplicaciones gratuitas para grabar, editar y compartir vídeos.
  • El precio de los equipos de producción de vídeo de alta gama ha caído en picado, además de ser ahora más ligeros y fáciles de usar. Empresas como Virtuvent.com ofrecen un servicio en la nube de producción y distribución online de vídeos, desde solo 1.000$ por evento, una fracción del precio que cobran las productoras de vídeo tradicionales.
  • Las reuniones híbridas y la captura de contenidos son cada vez más habituales en los eventos.


La distribución de vídeos es cada vez más barata (y, en muchos casos, gratuita) y sencilla:
  • YouTube.com, el segundo sitio más grande de la Web, ofrece un servicio gratuito de distribución de vídeos a más de mil millones de usuarios únicos al mes. Cada mes en YouTube se visualizan más de seis mil millones de vídeos; lo que viene a ser casi una hora por cada habitante del mundo, y un 50% más que el año pasado. Cada minuto en YouTube se suben 100 horas de vídeo.
  • Skype.com proporciona un servicio gratuito de videoconferencia individual en alta definición. Además, como resultado de la adquisición de Skype por Microsoft, es probable que haya una mayor integración de productos Office y, por lo tanto, sea utilizado más extensamente para los negocios.
  • Con Hangouts On Air, Google Hangouts ofrece un servicio de videoconferencia con hasta nueve personas y otro de vídeo streaming y grabación vía YouTube, ambos gratuitos.
  • Las plataformas tradicionales de reuniones online, como WebEx y GoToMeeting, entre otras, son cada vez más fáciles de usar, baratas y fiables, al igual que Internet de banda ancha.
  • Los canales personales y gratuitos de distribución de vídeos cortos, incluyendo Instragram Video, Vine.co y Tout.com, están experimentando un gran auge.
  • Se acaba de lanzar BOB.tv, un canal de distribución de vídeos corporativos, diseñado específicamente para la industria de los eventos, que cuenta con un gran apoyo del sector de reuniones asociativas.


El vídeo es más impactante que otros medios:
  • El vídeo online genera un aumento de entre el 400 y el 700% en el tiempo de compromiso y la tasa de respuesta de los usuarios, frente a los contenidos online estáticos como textos y gráficos (Flimp).
  • Los correos electrónicos con vídeo generan una tasa de clics entre dos y tres veces mayor que la de los correos electrónicos estáticos (MarketingVox).


El consumo de vídeos online se ha vuelto más cómodo:
  • La visualización de vídeos web en teléfonos, PCs, televisiones y, sobre todo, tabletas está experimentando un gran auge. Solo en los EE.UU., 98 millones de personas visualizan online 1,2 mil millones de vídeos al día, según ComScore. Se prevé que el número de consumidores de vídeos online estadounidenses se duplique, alcanzando la cifra de 1,5 mil millones, en tanto que el tráfico global de vídeos online representará el 55% de todo el tráfico de Internet para 2016, según Cisco.
  • Chromecast de Google permite el vídeo streaming desde cualquier dispositivo al televisor por 35$.


A medida que los vídeos se vuelvan más ubicuos, se utilizarán ampliamente para la promoción de eventos y la distribución de sus contenidos.

10.- Los espacios y organizadores de eventos empezarán a utilizar las geo-vallas para mejorar la experiencia de los participantes
Una geo-valla es un perímetro virtual que puede generarse dinámicamente alrededor de una zona geográfica, como un hotel, un palacio de congresos, una zona de exposición o cualquier otro espacio que se desea acotar. Cuando un dispositivo habilitado para ello entra o sale de la geo-valla, recibe una notificación que suele ser en forma de aviso o cupón móvil. Dicha notificación puede enviarse también a otro teléfono móvil o cuenta de correo electrónico. Pese a ser un concepto relativamente nuevo, ya se están empleando las geo-vallas con fines de marketing, seguridad y antirrobo.

Tiene un notable potencial para el sector de congresos y reuniones. Con una aplicación de geo-valla los asistentes podrían registrarse automáticamente en un evento. Se podría lanzar una aplicación personalizada sin que los usuarios tuvieran que disponer de una contraseña. Los expositores podrían enviar mensajes segmentados a diferentes categorías de asistente. Por su parte, los espacios podrían proporcionar a los visitantes información y los comerciantes locales podrían enviar cupones de descuento a los participantes en una convención. Asimismo, las empresas de audiovisuales o espacios podrían recibir un aviso en el caso de que los equipos, dispuestos de una etiqueta de identificación por radiofrecuencia conectada al sistema de geo-valla, fueran sacados de las instalaciones sin autorización. El tipo de notificación de geo-valla que se envía y la frecuencia con la que se realizan los envíos se podrán configurar. En resumen, hay muchas formas en las que se puede utilizar esta tecnología para mejorar los eventos.

11.- La tecnología de pantalla avanzada creará un mayor factor sorpresa en eventos y ferias de muestras
En la edición de este año de la Feria Internacional de Electrónica de Consumo (CES en sus siglas en inglés) destacó un gran número de dispositivos de imagen 3D, muchos de ellos sin gafas. Pronto, la tecnología 3D será tan habitual que las pantallas 2D parezcan tan obsoletas que las televisiones en blanco y negro en la actualidad.

En los próximos años, los dispositivos de imagen 3D sin gafas con una resolución más alta se utilizarán más ampliamente en las ferias de muestras y exposiciones. Lo 3D llama la atención. Nosotros, los humanos, vemos en 3D. Dentro de unos pocos años, la tecnología para la generación de imágenes 3D llegará a equipararse con lo que experimentamos esencialmente en cada momento de nuestras vidas estereoscópicas.

Otro avance muy interesante en la tecnología de pantalla es la proyección o el vídeo mapeado. Se trata de la proyección de imágenes sobre cualquier forma u objeto multidimensional. Cualquier objeto puede convertirse en una pantalla, lo que produce efectos visuales muy impactantes que hacen que los eventos sean memorables y que destaque la creatividad de la empresa. Se pueden utilizar como pantallas edificios, barcos o escenografías elaborada para eventos.

He aquí algunos ejemplos interesantes:


12.- La gestión intensa de datos sobre eventos y la entrega de contenidos personalizados ya están haciéndose realidad
La automatización de marketing (MA) y la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) son dos tecnologías ya consolidadas hace tiempo en otros sectores. Ahora, la MA y las herramientas avanzadas de CRM empiezan a verse en el sector de congresos y reuniones.

Antes del evento:
Las empresas de gestión de inscripciones y asistentes están logrando avanzar mucho en la personalización de la experiencia de los asistentes para fortalecer su compromiso y ofrecerles una experiencia más rica. Empresas como Certain.com and Genie-Connect.com están integrando las tecnologías de MA y CRM en el proceso de inscripción para recopilar una gran cantidad de datos sobre los asistentes a fin de entregarles contenidos personalizados y ayudarles a conocer a personas con intereses afines. En base a sus perfiles, los participantes recibirán materiales promocionales personalizadas, contenidos basados en sus intereses y recomendaciones sobre perfiles afines para concertar citas y para el networking. Cvent.com ha desarrollado herramientas de integración para Salesforce.com. Muchas empresas que se dedican a desarrollar sistemas de gestión de inscripciones y asistentes integran las redes sociales como parte de este proceso.

In situ:
Se ha referido a los espacios como el "agujero negro" de la gestión de datos. Hace varios años que surgieron herramientas para gestionar la información sobre los participantes y la logística básica antes y después de un evento, pero no durante el mismo. Las aplicaciones móviles de guía, como las que comercializan DoubleDutch.com y QuickMobile.com, lo están cambiando todo. En la actualidad es posible hacer un seguimiento de cada uso de una aplicación móvil, además de evaluarlo y puntuarlo. Los canales de las redes sociales pueden monitorizarse e incorporarse en la mezcla. Ahora se pueden puntuar en tiempo real los "me gusta" y las encuestas que se realizan in situ. Los organizadores profesionales y publicistas del sector pueden ahora obtener una respuesta inmediata a las siguientes preguntas: ¿Cuáles son los ponentes, expositores e influenciadores más populares? ¿Cuáles son las sesiones, temas y contenidos más comentados? ¿Cuál es el grado de expectación y qué es lo que les gusta y no les gusta a los participantes? Esta retroalimentación inmediata es una mina de oro que sirve para realizar modificaciones sobre la marcha y para enganchar a los participantes con la gamification u otras tecnologías con un propósito similar.

Después del evento:
Estos datos móviles que se recopilan in situ son también muy valiosos para diseñar y promocionar futuros eventos.

13.- El compromiso del público se convertirá en una de las prioridades en los eventos
Vivimos en tiempos cada vez más estrepitosos. Se nos bombardea diariamente con información que puede ser desalentadora y, a menudo, se filtra o se bloquea. Una de las ventajas de las reuniones es que nos alejan de nuestro habitual entorno de trabajo para situarnos en otro donde la mayoría de nosotros nos sentimos en la obligación de relacionarnos con otras personas y agradarlas. Cuando se reducen a sus elementos más esenciales, las reuniones tienen como objetivo primordial reunir a la gente.

No obstante, en nuestro mundo multimedia y socialmente conectado hay mucha competencia para atraer nuestra atención. En la industria de los eventos, los paradigmas tradicionales como el concepto de las cabezas parlantes que hablan ante un público pasivo o el modelo tipo "organízalo y vendrán" para las ferias de muestras ya no son aceptables. La palabra "asistente" está dejando paso al término "participante". Estos últimos esperan que se les haga partícipe en el evento. Esperan poder utilizar sus herramientas de las redes sociales igual que como si estuvieran en casa. Esperan que se les trate como individuos, en vez de cómo una dirección de correo electrónico en una lista de envío. También esperan cada vez más tener una experiencia más rica, segmentada e interactiva en los eventos y pagan las cuotas, según corresponda.

Los medios sociales móviles y las aplicaciones para los eventos han desbrozado el camino hacia una experiencia más sensorial e interactiva y están fomentando esta transición. La gamification, el uso de la mecánica de los juegos en un contexto ajeno a estos últimos para hacer partícipe a los usuarios y para solucionar problemas, es cada vez más habitual en los eventos y las ferias de muestras. Algunas aplicaciones móviles, como Foursquare.com y SCVNGR.com, ya se han utilizado a este fin, pero hay una tendencia hacia el uso de aplicaciones más especializadas, como EventMobi.com, BoothTag.com, MeetingPlay.com, y los desarrolladores de aplicaciones más grandes, como DoubleDutch.com, QuickMobile.com y CrowdCompas.com, entre otros, están empezando a incorporar la mecánica de los juegos en sus aplicaciones de guía más completas.

Un participante con compromiso es uno que volverá, además de contárselo a sus colegas. Muchas de las 14 tendencias reseñadas en el presente artículo tienen algo que ver con el compromiso de los participantes, una tendencia que cobrará fuerza el año que viene.

14.- A pesar del creciente uso de tecnología virtual en los eventos, las reuniones cara a cara y las ferias de muestras seguirán siendo viables (la misma predicción que hice el año pasado)
Ha habido un aumento en el número de reuniones virtuales y webinars. No obstante, las reuniones y ferias de muestras siguen proporcionando mucho valor en cuanto a formación, networking y presupuestos comerciales. Los eventos brindan inmejorables oportunidades para que compradores y vendedores se reúnan, entablen relaciones, realicen tormentas de ideas y se conozcan. Para un expositor es una magnífica oportunidad para conocer a una gran cantidad de compradores cualificados en poco tiempo. Para los compradores es una gran oportunidad para conocer a vendedores interesantes; todos juntos bajo el mismo techo, clasificados y localizados a tu gusto. Los sectores de congresos y reuniones y de la hostelería se basan en las relaciones, y los eventos y las ferias de muestras ofrecen la mejor manera de construir dichas relaciones.

Aunque los webinars son útiles para los intercambios de información cortos, las reuniones ofrecen una experiencia mucha más rica por lo que se refiere a la formación. Lo que acontece en una sala de reuniones es importante; la gente se ha comprometido a asistir y está lejos de las distracciones de la oficina. Sin embargo, las conversaciones en los pasillos, recepciones y zonas de exposición contribuyen en gran medida al intercambio de información. Las reuniones proporcionan una experiencia en cuanto al aprendizaje muchísimo más rica, segmentada y enfocada que cualquier reunión virtual. ¡No puedes tomarte una caña virtual con tus colegas!

Corbin Ball, CMP, CSP, es ponente profesional y asesor en el campo de la tecnología para eventos. Con 20 años de experiencia en la gestión de grandes eventos tecnológicos internacionales, ahora ayuda a la gente de todo el mundo a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio web: www.corbinball.com; y/o sígale en Twitter: www.twitter.com/corbinball.

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