La estructura: cómo sistematizar tu negocio para lograr el crecimiento sostenible

02/02/2013 - © 2013 naijapreneur. Reproducido con permiso de naijapreneur. Autor: Tito Philips Jr. Traducción: Event Planner Spain

La palabra estructura, cuando se utiliza dentro del contexto de la gestión, se suele relacionar sólo con el diseño organizacional (el organigrama). Mientras que esto es cierto, la estructura entraña el diseño organizacional, pero no se limita a él.

La palabra estructura significa básicamente un sistema compuesto por partes; una forma de unir las diferentes partes en un todo integrado.

Con la estructura se refiere a la conservación de la cultura. Es decir, la disposición, construcción u organización de las diferentes partes para crear un todo a fin de salvaguardar la esencia fundamental (el ADN) de una organización. Se refiere a la creación de sistemas y procesos que están diseñados específicamente para reflejar el ADN de la organización: La finalidad, la visión, la misión, los valores y la marca.

La estructura no existe porque sí; existe para preservar y reflejar los principios rectores fundamentales de una organización. La estructura de un negocio está compuesta por la cultura (las ideologías fundamentales) y otros factores que moldean cómo y por qué la gente realiza su trabajo como lo hace. No puede haber estructura sin cimientos.

La cultura es la piedra angular sobre la que se construye la estructura. Si eres capaz de ver la estructura como todo lo que dirige, controla e influye en la conducta de tu gente, el flujo de energía y actividad, sólo entonces podrás lograr una verdadera comprensión.

La estructura es la sistematización de la cultura a fin de obtener resultados sinérgicos.

Esto entraña la creación de una vista sistémica del negocio en su conjunto; una forma de ver la organización como un todo. Sin esta vista sistémica, es imposible dirigir, controlar e influir en el flujo de recursos y actividades para alcanzar una serie de objetivos. Sin ella, es imposible saber dónde, por qué y cómo hacer lo que hay que hacer. Si una organización fuera un organismo social (un ser vivo), sólo podría funcionar y prosperar en base a un sistema determinado.

¿Qué es un sistema?
Un sistema es una combinación de partes o componentes interrelacionados (insumos) que se unen (en un proceso) con el propósito de alcanzar un objetivo determinado (producto). Un sistema en su forma más básica es simplemente una manera de hacer las cosas; la forma o técnica que se utiliza para abordar un problema, meta, tarea o actividad. Un sistema posee cuatro elementos clave: insumos, procesos, productos y resultados.

Estos cuatro elementos clave constituyen la base de cualquier sistema ya existente o en vías de desarrollo.

Los insumos son una serie de variables interdependientes que constituyen los ingredientes necesarios para desarrollar un sistema.

El proceso se refiere a la serie de actividades, pasos o tareas que hay que realizar o tomar a fin de canalizar las variables interdependientes (insumos) hacia la creación de una cosa determinada (producto).

El resultado es la cosa o el objeto en sí que crea el sistema o la finalidad por la que se desarrolló este último.

El resultado es la intención original del desarrollador del sistema. Se refiere a la meta, objetivo, propósito o finalidad predeterminado del insumo. En el desarrollo de sistemas, cada parte es necesaria para que se obtenga el resultado deseado. Veamos ahora cómo aplicar cada uno de estas cuatro componentes clave de un sistema a la creación de un modelo empresarial de trabajo.

Insumos:
A la hora de crear un modelo empresarial de trabajo, el primer paso consiste en identificar todos los ingredientes necesarios (insumos) para que tu negocio funcione. Se trata de una lista de todos los recursos específicos para tu negocio, sin los que no pueda empezar a operar. En otras palabras: "¿Qué necesita tu negocio en términos de gente, materiales, capital, crédito, etc. (recursos) a fin de que pueda funcionar efectiva y eficazmente en consonancia con la cultura organizacional (finalidad, visión, misión, valores y marca)?"

Procesos:
Los insumos por sí solos sólo son insumos sin más. Los procesos ayudan a utilizar los insumos de forma creativa. Los procesos hacen que los insumos tengan sentido, combinándolos de forma creativa para crear algo que no existía antes. Los procesos representan las áreas operacionales fundamentales de un negocio: el marketing, las finanzas, los RR.HH., la producción, la administración, etc. Son los departamentos tradicionales de una organización empresarial.

Los procesos definen el flujo jerárquico de las relaciones y responsabilidades (el organigrama) de un negocio. Cada una de estas áreas operacionales fundamentales requiere el desarrollo de un subsistema dentro del sistema en su conjunto, puesto que entrañan la realización de responsabilidades, actividades y tareas muy especializadas que también necesitan ser subdivididas.

Por ejemplo, para poder realizar sus funciones fundamentales, el marketing requiere un sistema con sus propios insumos, procesos, productos y resultados que se relacionan con la forma en la que el negocio pretende captar y retener a sus clientes, así como ampliar su cartera. El sistema de marketing incluye funciones como ventas, investigación de mercados, desarrollo de productos/servicios, gestión de las relaciones con los clientes, canales de distribución, etc. Lo mismo puede decirse de otras áreas funcionales del negocio: la producción, las finanzas y así sucesivamente. En síntesis, cada proceso del modelo empresarial de trabajo de una organización constituye un subsistema del sistema en su conjunto. Esto explica por qué se refiere a menudo a una organización como sistema de sistemas.

Productos:
Se trata de los productos/servicios que se crean por medio de la interacción de los insumos y procesos. Son los bienes que un negocio vende o el servicio que presta a miembros del público. El producto sirve como forma de retroalimentación que permite la evaluación del sistema en su conjunto. Si no se incluyeran los productos en el sistema como uno de los elementos clave del mismo, todo lo que ocurriera dentro del modelo empresarial de trabajo se consideraría como costos incurridos y esfuerzos realizados.

Los clientes no pagan por costos o esfuerzo; pagan por productos que les permiten obtener resultados específicos. Hasta que no se creen productos, un negocio no tendrá un lugar en el mercado y, por lo tanto, tendría que modificar su sistema. Un sistema sólo es tan bueno como la calidad y cantidad de los productos que sea capaz de crear sistemáticamente.

Resultados:
Los bienes/servicios que crea el sistema tienen una finalidad específica, que suele ser la resolución de los problemas de la gente que los compra. La contribución y el impacto de una organización a raíz de los bienes/servicios que proporciona a la sociedad constituyen el resultado.

Por poner un ejemplo, el resultado de una empresa farmacéutica que fabrica medicamentos contra la malaria (producto) será el número de pacientes con malaria que cure como resultado del uso de dichos medicamentos. Los resultados, al igual que los insumos, también sirven como forma de retroalimentación que permite evaluar el modelo empresarial en su conjunto. Los resultados obtenidos han de ser exactamente iguales que los que figuran en el ADN organizacional. De lo contrario, hay que rediseñar el sistema por completo.

Si los sistemas constituyen los cimientos de un modelo empresarial de trabajo, ¿cuáles son entonces los sistemas clave que hay que incorporar para la creación de un modelo empresarial que funcione?
  • Sistema de recursos humanos: ¿Cómo consigues, desarrollas, retienes y mantienes un suministro constante de los recursos humanos necesarios para crear tus productos/servicios?
  • Sistema de distribución: ¿Dónde se vende el producto/servicio al cliente final? ¿Quiénes son los intermediarios que participan en la venta?
  • Sistema comercial: ¿Cómo se venderá el producto/servicio? ¿Quién lo venderá y cómo se le compensará?
  • Sistema de precios: ¿Cuánto valdrá el producto/servicio? ¿Cuánto pagarían los mayoristas, minoristas y consumidores por él y cómo calcularías dicho precio?
  • Sistema de producción: ¿Cómo y dónde conseguirás todo lo necesario (los recursos) para crear lo que vendes? ¿Cómo realizarás o realizarías tu producto/servicio? ¿Cuál es tu cadena de valor (Los procesos por los que pasa un producto/servicio antes de llegar al consumidor)?
  • Sistema de marketing: ¿Cómo pretendes encontrar, atraer y retener a los consumidores de su producto/servicio? ¿Cómo sabrán los clientes de la existencia de tu producto/servicio? ¿Cómo sobrevivirás con el desembarco de la competencia?
  • Sistema de crecimiento/expansión: ¿Cómo pretendes convertirte en líder en lo que haces?


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