Veinte ideas para un uso más eficaz de la tecnología

En la actualidad nos encontramos en una especie de adolescencia tecnológica. Es una fase espinosa ya que, durante este proceso de transición hacia técnicas digitales más eficaces, nos cuesta despegarnos de los métodos tradicionales (basados en el papel) de realizar nuestras tareas. Pueden resultar muy frustrantes nuestros intentos de mantenernos a flote en este mar de avances tecnológicos.

Pero no debes perder la esperanza, estimado lector. A medida que los ordenadores y la Web sigan desarrollándose, las cosas serán cada vez más fáciles. Los ordenadores y la Web son más sencillos que hace diez años, y dentro de otros diez lo serán mucho más.

No obstante, mientras tanto, he aquí algunas recomendaciones para hacer que la transición sea más llevadera:

Recomendaciones sobre el software integrado para la oficina:

1. Aprende a sacar el máximo de las notas de Outlook/Lotus u otro paquete de software de gestión (correo electrónico/contactos/agenda/tareas). La capacidad de gestionar de forma íntegra tus contactos, correo electrónico, agenda y listas de tareas dentro de un solo sistema puede aumentar sobremanera tu productividad.
2. La mala gestión del correo electrónico es probablemente responsable de la mayor pérdida de tiempo en un ambiente normal de trabajo. Considera estas recomendaciones para mejorarla:

• Apaga el sonido que te avisa cada vez que recibes un correo nuevo, ya que sólo conseguirá distraerte. En su lugar, programa momentos durante el día para comprobar el buzón de entrada. Resulta muy improductivo dejarlo todo para contestar a cada correo electrónico en el momento de recibirlo.
• Utiliza un buen filtro de spam, con un índice de precisión baja de falsos positivos para que los mensajes basura se identifiquen pero no así los mensajes auténticos. Recomiendo SpamNet de Cloudmark (www.cloudmark.com).
• Escribe una frase corta y relevante en la casilla “Asunto”; es la parte más importante de todo tu mensaje, ya que es lo primero que ve el destinatario y, por lo tanto, es lo que le anima a abrirlo.
• Decide qué es lo que va a hacer con cada correo al leerlo; o sea, borrarlo, contestarlo o marcarlo para ocuparte de él más tarde. No dejes que los mensajes se acumulen en el buzón de entrada.
• Archiva los mensajes que decides guardar para mantener el buzón de entrada vacío. Muchas personas acumulan una gran cantidad de mensajes en su buzón de entrada, lo que les hace perder mucho tiempo cuando necesitan encontrar un correo antiguo.

Las copias de seguridad:

9. El problema de jugárselo todo a una carta “digital” radica en que las copias de seguridad automatizadas son más necesarias que nunca. Existen herramientas gratuitas como la de Outlook (disponible gratis de Microsite) que hace automáticamente una copia de tus principales archivos. Generalmente hablando, puedes programar copias de seguridad de todos tus documentos con una aplicación como Genie (www.genie-soft.com) o a través del administrador de sistemas. Si quieres hacer copias de seguridad de los datos de un ordenador de sobremesa, recomiendo el uso de un disco duro externo (con un conector USB 2.0). Son pequeños, baratos y fáciles de usar (lo único que tienes que hacer es enchufarlos), y protegen tus datos si el disco duro principal de tu ordenador se rompe. También es una manera cómoda de llevarte encima una gran cantidad de datos cuando viajas.

Cuestiones de hardware:

10. Utiliza monitores duales para mejorar la eficacia de tu ordenador. ¡Cuanto más hardware tenga, mejor! Se trata de algo que se instala con relativa facilidad (requiere una tarjeta de video especial, que se puede comprar en cualquier tienda de informática). Los monitores duales facilitan el trabajo con más de una aplicación a la vez.
11. Presta atención a la ergonómica (una silla ajustable, el teclado y el monitor a la altura correcta y el uso de un manos libres). Esto evitará las lesiones provocadas por las malas posturas y te ayudará interactuar con las herramientas tecnológicas con más eficacia.
12. Descarga un programa VoIP (voz sobre IP), si puedes. No sólo es más barato que un teléfono convencional, sino que te ofrece herramientas de seguimiento y la posibilidad de recibir mensajes de voz por correo electrónico.

Las pautas de trabajo:

13. Establece unas pautas de trabajo para el tratamiento de documentos compartidos. Trabaja con tus compañeros para establecer unas normas coherentes para acceder a documentos y archivos compartidos y para etiquetar y archivarlos. El poder encontrar archivos rápidamente ahorra mucho tiempo.
14. Adopta los estándares APEX para documentos relacionados con congresos y reuniones (www.conventionindustry.org/apex). Puede que genere un poco de trabajo extra al principio, pero merece la pena a la larga, ya que a medida que los organizadores de reuniones y los proveedores de servicio y de tecnología los vayan adoptando, el intercambio de datos electrónicos (EDI) aumentará significativamente la productividad. Esto permitirá a todos los implicados estar conectados electrónicamente, lo que ahorrará a la larga mucho tiempo.

Dejando atrás los documentos impresos:

15. Deja de utilizar documentos impresos y “archivos planos” como los de Word para gestionar tus datos. Si se utilizan paquetes integrados de software empresarial, Wikis (y otras bases de datos online) y otras herramientas digitales, y si se gestiona eficazmente el correo electrónico, se puede acceder a datos, archivarlos, hacer copias de seguridad de ellos y compartirlos con otras personas con mucho más facilidad. Una hoja de papel es el símbolo de la ineficacia.
16. Aprende a utilizar los Wikis (herramientas de colaboración online), como las hojas de cálculo gratuitas que ofrece http://docs.google.com. Estas herramientas gratuitas son ideales para los equipos de trabajo colaborativo y la gestión de tareas.
17. Evita utilizar el fax, a ser posible. El fax es un dispositivo que utiliza papel y, por lo tanto, como método para gestionar datos es ineficaz. En su lugar, utiliza formatos electrónicos, como PDF de Adobe, para transmitir datos. Se puede descargar una aplicación gratuita de www.pdf995.com para convertir en PDF cualquier documento en Word. Si el fax te es imprescindible, envía y recíbelos electrónicamente. Las aplicaciones como eFax (www.efax.com) te permite recibir faxes por correo electrónico. Se archivan y se reenvían electrónicamente con suma facilidad.
18. Evita la recopilación de datos en papel; las inscripciones (véase la siguiente recomendación), las encuestas y las votaciones del público se realizan con más precisión y eficacia a través de herramientas basadas en la Web.

La tecnología para congresos y reuniones:

19. La inscripción online es una de las aplicaciones estrella del sector de congresos y reuniones, que mejora la eficacia en un 90% o más respecto a los métodos tradicionales de gestión de asistentes. Los proveedores de servicios de aplicaciones (ASPs) proporcionan sistemas basados en la Web de fácil manejo, que apenas requieren ayuda técnica y que cuentan con medidas y copias de seguridad automatizadas.
20. Alternativamente, hay ocasiones en las que es mejor contratar a terceros. Existen varias empresas muy eficaces (ya que utilizan lo último en tecnología) que se especializan en la distribución de alojamiento y espacios para reuniones. Debido a su poder de adquisición, muchas veces pueden negociar precios que son iguales de ventajosos, o más, que los que obtienen directamente los organizadores. Lo mismo puede decirse de los sistemas de inscripción. Los revendedores de valor añadido (VARs) de sistemas de inscripción online pueden encargarse del “trabajo sucio” de crear los formularios/páginas de inscripción online. El outsourcing te permite utilizar lo último en tecnología, sin tener que aprender cómo funciona.

Éstas son solamente algunas recomendaciones para ayudarte a adaptar tus métodos de trabajo a los sistemas digitales más eficaces, lo que te ahorrará tiempo a la larga y te permitirá prestarles a tus clientes un mejor servicio. Así que, mientras que nos encontremos en esta etapa de adolescencia tecnológica, deja de utilizar el papel, familiarízate con las herramientas tecnológicas para automatizar muchas tareas y relájate –con el tiempo la tecnología se simplificará y será por tanto cada vez más fácil de utilizar.