Reuniones sostenibles

Published
08/01/2008

MPI ya lleva tiempo haciendo esfuerzos en pro de la implementación de prácticas respetuosas con el medioambiente, pero el World Educational Congress, que se celebró este año en Montreal, nos brindó la primera auténtica oportunidad de presentar nuestras iniciativas de responsabilidad social corporativa (RSC) y mostrar en qué dirección estamos trabajando para introducir cambios sustanciales y reales. En la actualidad, mientras finalizamos los preparativos para la celebración de la Professional Education Conference-North America (PEC-NA) en Houston, nos entusiasma poder enseñarles a los organizadores lo que pueden hacer para que sus propias reuniones y eventos sean sostenibles.

La RCS es un proceso que no tiene fecha de caducidad. Así que, en cuanto a tus propias reuniones y eventos, cualquier paso que des será un acierto.

Tomemos como ejemplo una típica conferencia: en el congreso de Montreal hubo 600 stands, con conductos y adornos, así como mercancías, regalos, productos varios, papel, alfombrado y señalización, todo montado en dos días, disfrutado durante otros dos y desechado en uno. Constituye un gran desperdicio, y se trata de tan solo un certamen.

Pero acertamos en algunos aspectos:
- Al utilizar botellas de agua reciclables (un patrocinador compró y puso su logo en bidones de agua –como los que utilizan los deportistas–, y pagó por el alquiler de los refrigeradores de agua que había en el recinto), evitamos que 3.500 personas consumieran 28.000 botellines individuales de agua.
- Redujimos espectacularmente el número de artículos promocionales en nuestra bolsa de regalos, que de todas formas la gente suele tirar, y nos centramos en mensajes promocionales con tan sólo seis artículos.
- Las sobras de todas las comidas servidas en el Palacio de Congresos de Montreal fueron recicladas para abono, y durante los almuerzos que se celebraron en la zona de exposición encargamos a algunas personas a explicar los motivos. Así que cuando los asistentes tiraban las sobras, había alguien siempre a mano para ofrecerles una explicación y para educarles.
- En vez de porciones individuales de leche, nata y azúcar, servimos estos productos a granel en recipientes de porcelana.
- Utilizamos la señalización digital para anunciar las sesiones educativas. Puesto que gastamos electricidad, el ahorro fue mínimo; aún así, evitamos el desperdicio de utilizar muchas señales para tirar.
- Por medio de quioscos con servicios de impresión, evitamos tener que repartir una gran cantidad información impresa; los asistentes sólo imprimían lo que necesitaban. Este ejemplo demuestra cuan fácil y rápido es introducir cambios. Utilizamos los quioscos por primera vez en Nueva Orleáns, pero recibimos quejas de los asistentes que no entendían para qué servían. Lo explicamos mejor a los asistentes del congreso de Montreal y la iniciativa fue todo un éxito.

El grado de sostenibilidad de una conferencia también depende del destino. Tuvimos la suerte de poder lanzar nuestras iniciativas de RSC en ciudades que destacan por sus normas de protección medioambiental, tales como Montreal y Nueva Orleáns.

Procura plantear cuestiones relacionadas con la RSC cuando hagas una visita de inspección al lugar de celebración. Pregúntales a los encargados qué es lo que están haciendo al respecto y qué es lo que se comprometerán a hacer en el contrato, que debe estipular las acciones a llevar a cabo y contener una cláusula de escape. Por ejemplo, se retendrá el 5 por ciento del último pago al hotel o al lugar de celebración si no se alcanzan determinados objetivos. Si crees que los hoteles o lugares de celebración se echarán atrás, puedes rebajar tus exigencias. Aún así, procura que el personal esté dispuesto a hacer al menos algo; aunque asegúrate de que lo tengas por escrito por si no cumplen con lo prometido.

Lo que es más importante, debes compartir tus experiencias. Se trata de algo novedoso para todo el mundo. Publicita tus esfuerzos en la Web, en el folleto de la conferencia y en tus correos electrónicos. Y procura que el personal del lugar de celebración mida los beneficios medioambientales para que puedas difundir los resultados.

Es importante recordar que nuestro poder adquisitivo puede impulsar el cambio. Antaño elegíamos el alojamiento por la máquina de café y la tabla de plancha que había en la habitación. Más recientemente, es la cama de ensueño y la televisión con pantalla de plasma lo que influye en nuestra elección de hotel. No obstante, si los organizadores empiezan a basar su elección de lugar de celebración en las iniciativas medioambientales del mismo, puedes estar seguro de que los proveedores empezarán a mejorar su oferta al respecto. ¿No me crees? Pues, acuérdate del recargo energético que hace unos años los hoteles intentaron cobrarles a sus clientes.

Lo mejor para MPI sería que te enteraras de muchas nuevas medidas medioambientales en la PEC-NA 2008, así que mantente al tanto y ¡nos veremos en Houston!

BRIDGET SYPOLT es directora de eventos para MPI. Para contactar con ella envíale un correo electrónico a bsypolt@mpiweb.org.

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