¿Reuniones presenciales o reuniones online?

Published
06/06/2011

A lo largo de los últimos años, muchos profesionales de la industria de los eventos han realizado unas primeras pruebas para ver hasta qué punto deberían transferir recursos de la organización de reuniones presenciales a la de reuniones online. Algunas organizaciones –sobre todo empresas tecnológicas– incluso han cancelado la conferencia anual que organizan para sus empleados para realizarla online.

¿Deben los viajeros de negocios reducir el tiempo que dedican a los viajes para invertir más horas en la gestión de sus negocios delante la pantalla de un ordenador? Antes de tomar cualquier decisión, creo que es importante entender el propósito distinto de cada tipo de herramienta de comunicación.

Recientemente asistí a una clase de cocina y posterior cena, en las que el chef Rafael Vidal del Restaurante Levante (Valencia, España) enseñó a los asistentes cómo preparar una paella. Mientras llegaban los invitados, tuve la oportunidad de hablar con un señor de Connecticut y, durante nuestra conversación, surgió el tema de las reuniones presenciales.

Él creía firmemente que las reuniones online constituían el camino hacia el futuro, pero cuando indagué más, la suya no era mucho más que la convicción personal de que los profesionales más jóvenes se habían criado como la generación de la informática. Y me pareció un tanto irónico que habíamos mantenido esta conversación en la sala de banquetes de un hotel en Chicago, durante una conferencia sectorial.

De vuelta a lo básico para las reuniones presenciales
La meta de las reuniones presenciales suele ser la de aumentar el reconocimiento de marca, educar a clientes, fomentar el desarrollo empresarial o introducir productos en el mercado, entre otros objetivos empresariales. Sea para una conferencia sectorial o una importante reunión con clientes, los viajes de negocios existen para lograr metas que requieren un contacto cara a cara; un contacto cara a cara real y en vivo, además de todas las experiencias que esto conlleva. Se incluye en las descripciones de empleo por algún motivo… es el elemento que la tecnología no puede mimetizar.

Y cuando se le requiere que asista a reuniones presenciales, la mayoría de los turistas de negocios se encuentran enfrascados en su trabajo desde el momento en el que salen de casa hasta que regresan. Trabajan con sus portátiles en el aeropuerto, toman notas para un proyecto en el avión, hacen un seguimiento de sus tareas desde la habitación del hotel, contestan a correos electrónicos en el cibercafé de la convención, y realizan tareas muy importantes que requieren contactos cara a cara mientras viajan.

A finales de la década de los 90, las personas que disponían de sus propias instalaciones para videoconferencias despertaban la envidia de los demás. Debido al coste, las organizaciones solo instalaban un número limitado de pantallas en sus oficinas centrales o regionales. Recuerdo haber organizado reuniones regionales con mis compañeros de trabajos con esta tecnología, a las que invitaba a gente de las oficinas locales de la empresa que, de otra forma, no hubiera tenido la oportunidad de asistir a una reunión corporativa nacional. Aquéllos fueron los principios de la videoconferencia.

Es una distinción importante: dependíamos de las videoconferencias como herramienta para realzar nuestras reuniones presenciales y no para sustituirlas.

De vuelta a lo básico para las reuniones online
Al igual que las webcams y la tecnología para videoconferencias, Internet ha evolucionado a lo largo de la última década. Cualquiera que lo necesite tiene un ordenador en el trabajo. En la gama alta del mercado, la videoconferencia se está metamorfoseando en la teleconferencia, herramienta costosa que permite a los ejecutivos reunirse virtualmente mediante cámaras y grandes pantallas de televisión de alta definición.

Es comprensible el revuelo que hay en torno a la tecnología, pero tengo curiosidad en saber por qué tantas personas se han apresurado a cambiar sus prioridades en cuanto a los viajes de negocio para abrazar los argumentos a favor de las reuniones online. Antes de permitir al departamento de finanzas trasladar fondos de la partida presupuestaria de reuniones y eventos a la de la tecnología de información, es importante centrarse en el propósito de las reuniones online.

No se discute el hecho de que las reuniones online refuerzan la comunicación que se utiliza en llamadas en conferencia o reuniones telefónicas. La gente ya puede conectarse a Internet para revisar documentos con un equipo de personas desperdigadas por todo el mundo. Las empresas pueden hacer importantes anuncios internos y utilizar la tecnología para reuniones online para transmitir vídeos a ordenadores a lo largo y ancho de la organización. Los organizadores de conferencias han adoptado un enfoque similar con la transmisión en flujo de partes de las sesiones generales vía sus sitios web para aquellas personas que no hayan podido asistir en persona.

Pero los argumentos a favor de invertir en reuniones online o la telepresencia se justifican a menudo con el trasiego de fondos de las partidas presupuestarias existentes para reuniones presenciales.

Conocí recientemente a la directora comercial de una oficina de turismo en una reunión de HSMAI y charlamos sobre el famoso anuncio en el que un hombre de negocios se queja de tener que tomar un avión y alojarse en un hotel para asistir a una reunión importante. A ella le preocupaba el potencial impacto que esto podría tener a largo plazo sobre el sector de turismo de negocios en su destino.

Mi respuesta fue algo más anticuada y creo que es algo que todo el mundo debe tener en cuenta. Si alguno de mis empleados tuviera una actitud tan deplorable hacia sus responsabilidades, no le permitiría la flexibilidad que brindan las reuniones online. Le animaría a buscar otro empleo –en otra empresa– que no le obligara a viajar por asuntos de trabajo.

Radicado en Chicago, Rob Hard es periodista independiente especializado en turismo de negocios y editor de BusinessTravelDestinations.com, EventVenuesDirectory.com y EventJobsBoard.com. También edita la Event Planning Guide de About.com. Para contactar con él envíale un correo electrónico a editor@rhcommunications.com.

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