Organiza reuniones inteligentes

Published
12/09/2012

Lo que la tecnología de los teléfonos inteligentes nos puede enseñar (y recordar) sobre el diseño de las reuniones.

El mensaje que se transmite en grupos, encuestas y entrevistas con expertos, en el debate fomentado por MPI sobre el futuro de las reuniones, es enfático: no se debe utilizar la tecnología simplemente por utilizarla. Hay cada vez más motivos para temer que la tecnología se esté volviendo cada vez más humana y que las reuniones se encaminen a toda prisa en la dirección contraria; hacia el uso de la tecnología en detrimento de la conexión humana. Hay muchos ejemplos de reuniones que utilizan la tecnología para aumentar la interacción y participación de los delegados. Pero cuando existen presiones para impresionar a los delegados, la "seducción de lo nuevo" puede ahuyentarles.

Es comprensible ver cómo la obsesión por la alta tecnología como innovación se acelera mucho más allá de nuestra capacidad de procesamiento. Es sano interesarse por la tecnología, al igual que lo es tomar las decisiones correctas sobre cómo la utilizamos. Una manera de usar la tecnología que yo sugeriría es fijarse en lo que intenta hacer y cómo lo hace. Acaso nos recuerde lo que es ser humano.

Un buen candidato podría ser el teléfono inteligente, que ha dejado atrás todos los avances y adopciones tecnológicas anteriores. Pero ¿qué impulsa este crecimiento, qué hace que los teléfonos inteligentes sean tan atractivos y deseados y que hayan sido tan extensamente adoptados? ¿Hay lecciones que nos pueden dar los teléfonos inteligentes sobre el diseño de las reuniones?

Sencillos
El diseño intuitivo es el factor clave de la adopción exitosa de los teléfonos inteligentes. Los vídeos colgados en YouTube de bebés jugando con teléfonos inteligentes demuestran que poseen un extraordinario talento a la hora de navegar con una pantalla táctil. Lo tienen todo a mano y funciona con una lógica que parece inherentemente sencilla. La simplicidad es una tendencia que seguirá el futuro. A pesar de ello, navegar por el programa de una reunión u orientarse en el lugar de celebración parece excepcionalmente complicado. La señalética en los lugares de celebración puede ser muy compleja e inadecuadamente ubicada muy por encima de la cabeza de los transeúntes. Acaso deberíamos hacernos la siguiente pregunta: ¿podría un crío de dos años orientarse en mi reunión? La tecnología podría ayudar, pero nuestro diseño es mejorable. ¿Cómo diseñaría un desarrollador de teléfonos inteligentes una feria de muestras? Indudablemente consideraría cómo los humanos encuentran los sitios en su lugar de residencia. El diseño se parecería a los lugares que habitamos. En medianas y grandes ciudades nos orientamos por los nombres de las calles, las señales, las manzanas y los hitos, y no por códigos numéricos o de color.

Personalizables
Como individuos, nos gusta adaptar y personalizar nuestros teléfonos inteligentes. Elegimos una funda según nuestro gusto, humor o presupuesto o, en mi caso, porque se me suelen caer al suelo. Ponemos una foto en la plantilla de inicio, ajustamos el tamaño de los iconos y personalizamos la pantalla para tener lo que nos interesa a mano. Debido a ello, mi teléfono inteligente pasa a formar parte de mí y parece indispensable. En cambio, en las reuniones todo el mundo lleva unas credenciales del mismo diseño, al igual que el cordón, el programa o la aplicación móvil. Pero ¿qué podemos hacer para que nuestras reuniones tengan un toque más personal? ¿Podemos esforzarnos más para ayudar a los delegados a personalizar sus experiencias o incluso lo que les pedimos que lleven?

Innovadores
Los desarrolladores de teléfonos inteligentes saben que no se les pueden ocurrir todas las buenas ideas. Las tiendas de aplicaciones brindan a los innovadores de todo el mundo una oportunidad de idear nuevas maneras de mejorar la funcionalidad de los teléfonos inteligentes. Imagina ese grado de implicación en una reunión… una convocatoria de ideas para mejorar tu evento podría proporcionar a un innovador la oportunidad para desarrollar y exponer un nuevo producto. Las tiendas de aplicaciones son exitosas porque invitan a entrar a los de fuera. En el entorno de una tienda de aplicaciones, los desarrolladores corren con buena parte del riesgo, son sus ideas que desarrollan y prueban en el contexto de los teléfonos inteligentes. El mismo enfoque podría ayudar a tu equipo a pensar de otra forma –y dotar a tus eventos de nuevos productos y experiencias–, lo único que tienes que hacer es abrirte a nuevas ideas.

Sin fisuras
Los teléfonos inteligentes han desdibujado los límites entre lo offline y lo online hasta tal punto que los términos actualmente en uso parecen redundantes. Para los organizadores de reuniones, esto significa que la conectividad entre lo virtual y lo real es una parte fundamental en el diseño de las reuniones. Las reuniones se celebrarán cada vez más de forma híbrida; los entornos tienen cada vez menos "fisuras" y son cada vez más indistinguibles de lo real. Pero hay más que esto. Los teléfonos inteligentes prolongan nuestro mundo y nos permite estar en múltiples lugares a la vez en tiempo real. ¿Lo consiguen nuestras reuniones combinando múltiples mundos y experiencias en un espacio? ¿Hacen lo suficiente nuestras reuniones para hacer que nos sintamos conectados?

Receptivos
Al igual que los teléfonos inteligentes, las reuniones deben ser receptivas. Mi teléfono inteligente me responde de la forma en la que quiero que lo haga. Si paso un dedo por encima de la pantalla, el objeto se mueve. Puedo usar el tacto o, como con el iPhone, comandos de voz y Siri encontrará lo que esté buscando. Estos teléfonos entienden mi idioma. En el futuro, las reuniones tendrán que adaptarse a una creciente variedad de delegados y hablar su idioma, también. Los organizadores de reuniones han de satisfacer en tiempo real las necesidades de los delegados. Para conseguirlo, al igual que los diseñadores de teléfonos, los organizadores necesitan anticiparse a los cambios y adaptar formatos y contenidos a fin de satisfacer las necesidades de nuevos delegados tanto antes como durante las reuniones.

Todo en un nombre
Estos teléfonos han ganado su nombre a pulso. Alcanzan la grandeza y nos permiten ser grandes en un espacio muy pequeño y bien definido. Superan las expectativas porque no dejan de evolucionar gracias a las contribuciones y la implicación de pensadores independientes y porque sus diseñadores poseen unos conocimientos profundos de sus consumidores humanos. Triunfan porque entienden las necesidades del mercado y el mercado entiende exactamente lo que hacen. En resumen, logran unos objetivos específicos de forma sencilla. Ahora hacen falta reuniones diseñadas de la misma forma… inteligentes. One+

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