Si aprendí algo del derrame de petróleo en el Golfo, es la suma importancia de tener un plan de contingencias. Viendo el petróleo salir a borbotones durante más de 80 días, me preguntaba una y otra vez: “¿De veras no había ningún plan?”
Como profesionales, todos tenemos un plan de contingencias para cada reunión, conferencia o evento que organizamos, sea cual sea su tamaño. Aunque la mayoría estaría de acuerdo con que el diseño de un plan B puede parecer un sinsentido y una pérdida de tiempo, si ha habido algo recientemente que haya subrayado para mí la importancia de tener un plan de contingencias, fue la situación escandalosa y horrorosa de la plataforma de perforación Deepwater Horizon de BP.
Las dos principales observaciones que hice a partir del derrame de petróleo en el Golfo fueron:
Una falta de liderazgo: en el caso del derrame de petróleo en el Golfo, no ví surgir a ningún líder auténtico para gestionar la crisis. Vimos a un gran número de portavoces, pero ninguno de ellos dio la impresión de ser el auténtico líder de la situación. Con cualquier plan de contingencia, tiene que haber un líder designado que demuestre al público que se están tomando medidas para gestionar la crisis. La gestión de crisis te brinda la oportunidad de lucirte; si eres el líder, la gente dependerá de tu liderazgo, lo que debe, si se hace adecuadamente, reforzar tu posición en la organización por la que trabajas, así como a ojos del público en general.
La ausencia de una respuesta rápida: cuando acontece cualquier crisis (sea un evento cancelado debido a la lluvia, un centro de convenciones inundado, un derrame de petróleo, o cualquier otra catástrofe), es de suma importante responder con rapidez. Has de abordar el problema frontalmente. En una crisis, la gente quiere que el líder de la organización dé un paso al frente y les transmita puntualmente el mensaje de que se está gestionando, mientras exhibe un total conocimiento de la situación y cómo afecta a los implicados.
Una de las medidas más importantes que puedes tomar durante una crisis es consultar con otras personas que desempeñan el mismo papel u ocupan el mismo puesto que tú. Una crisis no es momento para ventilar egos. Uno de los aspectos más valiosos de ser miembro de una organización como MPI es que tienes a tu disposición una lista interminable de personas con las que puedes consultar sobre situaciones que requieren un plan B.
Muchas personas creen que, si abogan por un plan de contingencia, serán mal vistas por sus iguales, como personas que se centran en el peor de los escenarios o que siempre ponen pegas a todo. En la mayoría de los entornos profesionales, al abordar estas cuestiones dichas personas son valoradas positivamente. No hacen más que defender el negocio y asegurarse de que, si ocurre cualquier cosa, el futuro crecimiento no se vea perjudicado.
Nunca es fácil diseñar un plan B; requiere muchos recursos humanos y tiempo. No sólo has de analizar a fondo la(s) situación(es) para la(s) que se desarrolla el plan, sino que hay que revisarlo todo una y otra vez a fin de actualizarlo sobre la marcha. Debes diseñar un plan de contingencias para todas tus reuniones, conferencias o eventos, porque, aunque tu empresa no se encuentre en crisis en este momento, puede que sólo sea cuestión de tiempo. Si dependes solamente del plan A, te convertirás en un ejemplo de un caso práctico de cómo no se debe gestionar una crisis. One+
STEVE KEMBLE ha ideado y organizado numeroso eventos internacionales durante los últimos 20 años, desde la celebración de los logros de los jugadores del NFL hasta la organización de fiestas para dos presidentes. Para contactar con él visite su sitio web o seguirle en Twitter @stevekemblechat.
