Facilita la organización de tu viaje de familiarización

Published
16/10/2007

Cuando vuelvo de un viaje de familiarización, mi madre me comenta con frecuencia lo afortunado que soy de tener la oportunidad de viajar tan a menudo, de visitar ciudades maravillosas y de alojarme en hoteles estupendos. Mis amigos creen que pertenezco a la jet. Hablan con excesiva efusión de que tengo el mejor empleo del mundo. “Es un chollo,” les encanta decirme.

No parecen tan envidiosos cuando les explico que soy un profesional que realiza un trabajo y que en mi último viaje de familiarización (3.000 millas en tan sólo tres días) estaba en el autocar a las siete de la mañana todos los días, preparándome para visitar la primera de una docena de hoteles para reunirme con una multitud de vendedores ávidos de conocerme. Se trata de un trabajo duro que, a veces, resulta agotador.

Para el empleado de un convention bureau, la organización de un viaje de familiarización le puede resultar aún más ardua. Organizar un viaje de estas características para un grupo de organizadores profesionales de eventos es como ser un médico al que le toca desempeñar el papel de paciente. Algunos organizadores profesionales son incapaces de reprimir la tentación de decir a sus anfitriones cómo lo habrían hecho en su lugar.

No te desanimes. Los viajes de familiarización pueden ser educativos, informativos y divertidos. Te toca lucirte y enseñarles la oferta completa de tu destino. He aquí algunas sugerencias para facilitarte la organización de un viaje de familiarización.

¿Se ajusta tu destino a las necesidades de los invitados?
Antes de invitar a un organizador profesional de eventos a hacer un viaje de familiarización, asegúrate de que tu ciudad sea una opción válida. Algunos grupos no tendrán, o no pueden tener, en cuenta destinos determinados porque no se ajustan a las necesidades de los asistentes, a la política de la empresa o al presupuesto. Hay otros grupos que sólo celebran reuniones en el extranjero.

Invita a la persona adecuada de la empresa beneficiaria y aclara si la invitación es transferible o no.

Nell Chadwick, directora regional de ventas del Convention Bureau de Philadelphia exige que los organizadores satisfagan unos requisitos determinados, antes de invitarles a participar en un viaje de familiarización.

“Las organizaciones han de tener unos buenos antecedentes en cuanto a la organización de reuniones y de demostrar que tengan un verdadero potencial para nuestra área geográfica,” comenta.

Aunque muchos convention bureaus no disponen de un proceso de petición o de selección, a otros les resulta útil confirmar si los organizadores invitados a participar en el viaje pueden generar negocio. Aquellos que no someten a los organizadores a un proceso de selección suelen tener una serie de requisitos sobre la cantidad de negocio a generar antes de extender este tipo de invitaciones. El convention bureau de Saint Louis, por ejemplo, prefiere invitar a organizadores que hagan múltiples reservas de hotel a largo del año y utilicen al menos 1.000 habitaciones por noche. Otras ciudades intentan captar eventos más pequeños, con reservas de 100 habitaciones por noche.

Aclara la letra pequeña
Deja claro desde el principio qué es lo que se espera de los asistentes. Infórmales si pueden venir acompañados y deja claro cuáles son las actividades en las que pueden participar los acompañantes. Hazles saber si se permite la asistencia de los niños. Proporciónales información detallada sobre el programa, las idiosincrasias culturales del lugar (en algunas culturas a las personas no les gusta que les fotografíen) y la ropa que deben llevar (si se va a caminar mucho, hay que decírselo). No des por sentado que tus invitados saben estos detalles pequeños pero importantes.

No permitas que te avasallen
Muchos convention bureaus creen que el peor pecado que pueden cometer los organizadores que participan en un viaje de familiarización es dedicarse a negocios propios o ajenos o ausentarse de los actos programados. Debes programar descansos, pero asegúrate de que pidas a los asistentes que piensen en los demás y que respeten el programa. Un proveedor me contó una anécdota sobre un organizador que le llamó para pedirle que le dejara participar en un viaje de familiarización. Parecía ser un petición auténtica hasta que el organizador le preguntara si su novia podía acompañarle –¡en vez de su mujer! Asegúrate de que los organizadores dejen su vida personal en casa.

Se trata de repetir
Muchos convention bureaus programan tres o más viajes de familiarización al año. Esto permite a los organizadores invitados ver el destino en diferentes estaciones o cuando se celebran eventos distintos, al tiempo que permite a los convention bureaus poner en relieve los puntos fuertes del mismo. La mayoría de los convention bureaus también suelen ofrecer viajes de familiarización más cortos a petición de los interesados (por regla general, un grupo que ya está sopesando la posibilidad de organizar algo en el destino en cuestión).

El Convention Bureau de Atlanta suele organizar anualmente de entre cuatro y cinco viajes de familiarización, pero en vez de los grandes grupos de siempre, los organiza para grupos de no más de cinco personas, según Will Trokey, director de ventas nacionales del Convention Bureau de Washington, D.C.

“Opinamos que es mejor personalizar los viajes de familiarización para adaptarlos a las necesidades o los intereses de cada segmento del mercado. Determinamos cuál es el segmento que nos interesa, para luego diseñar un programa [único],” afirma.

La respuesta no es siempre negativa
Otro reto común de los viajes de familiarización es conseguir que los organizadores se apunten a ellos. Es simplemente cuestión de tiempo –o falta de ello. No dejes que esto te disuada. Si crees que tu destino se adecua a un organizador o una organización, sigue invitándole. Además, aquellos que no generan negocio para tu destino pueden inclinar la balanza. Nuestras redes sectoriales pueden ser bastante herméticas y es posible que un organizador convenza a otro a hacer negocios con un proveedor determinado o al menos considerarlo. No obvies la posibilidad de que los organizadores se influencien mutuamente.

¿Organizar un viaje de familiarización o no organizarlo?
El hecho de que la ciudad vecina haya organizado un viaje de familiarización, no te obliga a hacer lo mismo. Puede que la ciudad no tenga suficiente presupuesto o personal. Algunos destinos prefieren dejar el aspecto de la planificación en manos de los organizadores profesionales y centrarse en la generación de datos sobre clientes potenciales y en las ventas. El Convention Bureau del Área Metropolitana de Denver no organiza viajes de familiarización muy a menudo, pero a medida de que crece la ciudad, el interés de los organizadores en ella aumenta sólo.

Consigue retroalimentación de tus invitados
Al concluir el viaje de familiarización, sopesa la posibilidad de enviar una encuesta o evaluación a los invitados. Es posible que te sorprenda la cantidad de respuestas que recibes y su valor. En la opinión de Mary Gallagher, organizadora autorizada de reuniones profesionales (CMP en sus siglas en inglés), radicada en San José (California) y directora regional de contabilidad nacional del convention bureau, se trata de una de las formas más sencillas de mejorar la organización de los viajes de familiarización y la experiencia de los asistentes.

“Hace unos años recibimos a un grupo de personas relacionadas con la educación superior y una de las cosas de las que nos dimos cuenta es que les gustó mucho el guía que habíamos contratado para la ocasión, que con anécdotas y un poco de historia hizo que la visita fuera mucho más interesante. La experiencia global de los asistentes, que estaban encantados, fue realzada por esta persona, y naturalmente pensamos volver a contar con el guía para futuras visitas.”

Sí, pueden generar negocio
Antes de organizar un viaje de familiarización, la pregunta más importante es: ¿Generará negocio? Para muchos destinos, la respuesta es sí. Aunque los resultados pueden tardar varios años en materializarse, los viajes de familiarización proporcionan a muchas ciudades la oportunidad de hacerse conocer y a los organizadores opciones que, de otro modo, no habrían descubierto. Si tus socios y patrocinadores te piden que programes más viajes de familiarización, significa que funcionan. Otra prueba es que los convention bureaus siguen organizándolos.

Los viajes de familiarización cuestan dinero y requieren mucha organización. No obstante, el consenso general es que funcionan. Enseñan a los organizadores lo mejor de tu destino. Además, ¿cómo impresionarían los organizadores profesionales de eventos a sus madres si no fuera por todos esos maravillosos viajes de familiarización?

ALAN L. KLEINFELD es organizador autorizado de reuniones profesionales y socio de MeetingsONE, empresa radicada en Washington, D.C dedicada a la organización integral de reuniones. Para contactar con él envíale un correo electrónico a atfam@meetingsone.net.

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