Pinceladas básicas en las tres fases esenciales en la buena consecución de un evento de moda.
Pre-evento
Fase más extensa que engloba todo lo necesario para la buena consecución. Lo principal es tener claros una serie de aspectos referidos al tipo de evento a realizar:
- ¿Qué tipo de evento queremos llevar a cabo? ¿Un desfile, una presentación de una colección, un showroom, un press day, una venta especial o tal vez una inauguración de una boutique? Cada evento de moda tiene una serie de características que lo hacen diferente.
- ¿A qué target va dirigido? En función del producto definiremos el target. Elemento esencial a la hora de planificar una estrategia. De ello dependerá nuestra convocatoria.
- ¿Cuál es el fin último del evento? Dar a conocer una firma, reafirmar y potenciar la imagen de marca, presentar un nuevo producto, dar salida a un stock… el análisis de necesidades partirá de este punto.
- Una vez definidos los puntos anteriores podremos definir el presupuesto o presupuesto que puedo destinar a la acción en función de la repercusión que pretendemos obtener.
- A partir de este momento podemos empezar a llevar a cabo el análisis de necesidades, todo aquello que va a ser indispensable y que debemos cubrir a partir de nuestros proveedores ajustándonos al budget ya definido. Espacio, azafatas, modelos, catering, mobiliario, menaje, dossiers de prensa, gifts para asistentes, personal de backstage, sistemas audiovisuales…
- En el caso de desfiles o showrooms se llevaría a cabo el proceso de casting así como el fitting de modelos. Quedando definidos los parámetros de estilismo de acuerdo al producto a presentar.
- La convocatoria deberá realizarse con la antelación suficiente, las vías posibles son el emailing, el mailing y el phoning. En función del evento y el target unas vías son más eficaces que otras, así como protocolarias.
- En caso de necesidad se llevará a cabo una convocatoria de prensa específica para cubrir el evento.
Evento
Una vez llegado el día del evento debe quedar bien definido el responsable de equipo que marcará las pautas que todos deben seguir basándose en el timing. De este modo no debe haber cabida a la improvisación.
Jugar con cierta anticipación siempre es necesario así como llevar a cabo ensayos o pruebas en caso de necesidad.
Como bien se ha mencionado la herramienta básica que quedará bien definida con anterioridad será la escaleta o timing.
La imagen es esencial en un evento de moda por lo que todo el personal implicado debe seguir unas normas rigurosas de imagen. Todo valor añadido potencia nuestro producto. En el momento en el que la maquinaria del evento de moda se pone en marcha todos somos parte del producto a presentar y por ello debemos cuidar todo detalle.
En caso de tratarse de un evento a puerta cerrada la persona responsable del acceso deberá estar en contacto directo con el responsable para evitar cualquier tipo de malentendido o altercado.
Una de las finalidades esenciales es la potenciación de la firma, el fomento en la venta y la consecución de base de datos de nuevos clientes potenciales.
Post-evento
La repercusión del mismo es el fin último y no por ello menos esencial ya que sin repercusión, sin reminiscencias en las mentes de los asistentes, el evento como tal carece de sentido.
El coverage y clippings entran en juego a partir de este momento. Llevar a cabo un rastreo exhaustivo de posibles reseñas. De este modo veremos si queda realzada la imagen de marca de la firma. Cabe destacar la realización de una nota de prensa a modo de recordatorio/agradecimiento por el éxito del evento.
En el caso de repercusión en ventas es cuando vemos si el presupuesto destinado a la consecución del evento conlleva beneficios. En este caso el director de la boutique/ director de comunicación deberá realizar una carta de agradecimiento a los clientes asistentes por su asistencia y éxito del evento.
