En estos tiempos de recortes presupuestarios, de reducción de plantilla y, en resumen, de la eliminación de lo superfluo, hablar de eventos de incentivo puede suponer casi una provocación. Sin embargo, basta con abstraerse de la connotación puramente lúdica que a primera vista implica para reenfocar este tipo de actividad y el valor que puede suponer para la empresa y para el propio equipo humano mediante la mejora de la motivación o las habilidades.
"¿Un evento de incentivo? ¿En los tiempos que corren? Estás de broma, ¿no?"
Con presupuestos en continuo retroceso, plantear un incentivo es lo último en lo que pensamos y sin embargo, sería útil dar un paso atrás para ver el punto en el que se encuentra una gran mayoría de empresas; recortes de personal, reestructuraciones constantes y una necesidad continua de adaptación a los nuevos entornos sanitarios, regulatorios y competitivos. Todo ello englobado bajo el término descriptivo genérico de "la crisis".
En esta situación, cabe recordar que el mayor activo de las empresas sigue siendo el valor de su equipo humano, equipo sometido a una constante presión, fruto de la necesidad de adaptarse y reaccionar a los sucesivos cambios. Es ahí donde entra en juego la importancia de factores como la actitud y el trabajo en equipo que exigen una motivación que impacta directamente en la calidad del trabajo y la productividad, siendo ambas claves del éxito de una empresa.
Visto de otro modo, podríamos reenfocar el tema planteando la siguiente pregunta:
¿Para qué sirve un incentivo?
La definición del diccionario nos da un buen punto de partida:
Incentivo: estímulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar la producción y mejorar los rendimientos.
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Más allá de un posible enfoque puramente lúdico, el estímulo descrito, también podría abarcar una acción que, bien definida y ejecutada, puede impactar directamente en la motivación, actitud o habilidades que condicionan los resultados del equipo humano.
Es importante resaltar que una iniciativa de este tipo puede abarcar muchas formas y presupuestos. No es necesario viajar largas distancias ni disponer de sedes extravagantes para conseguir los objetivos que se hayan definido, ya que lo que se mide es la experiencia y su impacto en la persona y ello puede abarcarse de modos muy distintos según lo que se pretenda.
El mero hecho de salir de la oficina en sí, supone un soplo de aire fresco y ocasión, si breve, de desconectar de las tareas cotidianas y de relacionarse de manera más distendida con los compañeros en actividades distintas y estimulantes. Las actividades incluso pueden ser formativas, porque un incentivo también puede desarrollar habilidades como la resolución de problemas, el trabajo en equipo, el liderazgo, la gestión del tiempo, las habilidades comunicativas y la priorización de lo importante sobre lo urgente. Estas habilidades, vitales en el día a día, se prestan con gran facilidad a actividades que las fomenten y desarrollen. Las actividades pueden ser amenas o intensas, activas o pasivas, competitivas o colaborativas, de todo el grupo o para equipos reducidos. Todo ello, en el marco adecuado, puede generar una gran energía y una sensación de logro compartido. No en vano se dice que a veces un bocadillo en la cima de una montaña recién conquistada sabe mejor que un plato estrella en un restaurante de renombre.
Si bien lo habitual es plantear los incentivos desde el punto de vista exclusivamente lúdico, el contexto económico actual hace que desde Doctaforum propongamos como alternativa complementaria aplicar una óptica orientada a la consecución de objetivos concretos con la que plantear y justificar iniciativas de este tipo.
El punto de partida – Análisis de requerimientos y objetivos
Al hablar de "incentivos", el primer paso es marcar los objetivos para poder definir el formato del evento y las acciones a llevar a cabo que permitan cumplirlos. Luego, teniendo en cuenta el presupuesto disponible, se puede elaborar un programa final, así como definir las fechas, duración, destino geográfico, sede y demás aspectos logísticos. Por último, es fundamental considerar el plan de comunicación a lo largo de todo el proceso.
Objetivos
Un análisis previo nos permitirá definir unos objetivos de partida que a su vez determinarán las acciones que las pueden abarcar. Éstas pueden ser muy variadas y a modo de ejemplo podríamos plantear las siguientes:
- ¿Hay alguna necesidad de conseguir una mayor colaboración/comunicación entre ciertos departamentos?
- ¿Queremos premiar un logro conjunto y fomentar alcanzar el siguiente?
- ¿Buscamos juntar grupos distintos para crear un equipo integrado?
- ¿Hay aspectos intra-departamentales que se quieran abarcar?
- ¿Queremos desarrollar una serie de habilidades concretas?
- ¿Buscamos crear un entorno creativo para reflexionar y buscar soluciones?
La viabilidad de la iniciativa requiere que la respuesta a estas preguntas sea consensuada entre los distintos departamentos implicados en la decisión (RR.HH., DD.GG., Compras, etc.). Solo cuando hayamos definido los objetivos con la misma claridad con la que definimos otros objetivos corporativos podemos proseguir con el siguiente punto.
Formato
El formato es el paso donde se define la visión global del entorno en el cual se quiere desarrollar las acciones que se definan. Las preguntas que nos podemos plantear incluyen las siguientes:
- ¿Cuáles son las normas corporativas que condicionan el evento?
- ¿Cuáles son los condicionantes de los participantes que puedan limitar nuestras opciones?
- ¿Los objetivos recomiendan el uso de acciones activas o pasivas?
- ¿Cuál es el mejor momento para plantear esta acción?
- ¿Hay algún evento periódico, como una convención, al que podemos anexar la iniciativa?
- ¿Y si ampliamos el concepto de alguna comida/cena de empresa de pasivo a activo?¿Tenemos una duración concreta en mente?
- ¿Los objetivos son compatibles o exigen fragmentar la iniciativa de alguna forma?
- ¿Hay consideraciones culturales (delegaciones de distintos países) a tener en cuenta?
- ¿Queremos activo / pasivo, individual / grupal, competitivo / colaborativo, etc.?
- ¿Buscamos una parte de competición intensa orientada a resultados?
- ¿Quizás otra parte distendida orientada a fomentar la integración?
Acciones
Las acciones se plantean en relación a necesidades específicas del equipo participante aunque también pueden influir otras consideraciones como por ejemplo de corporate citizenship relacionadas a compromisos que ha suscrito la empresa y que se pueden materializar mediante la inclusión de acciones solidarias o medioambientales.
En la actualidad está surgiendo con fuerza la Responsabilidad Social Corporativa donde la colaboración del equipo humano puede ir dirigida a manifestar los valores solidarios que la empresa haya decidido apoyar.
En el mismo sentido, el creciente compromiso con el medioambiente adquirido por muchas empresas también se traduce en nuevas oportunidades de enfocar nuestras acciones de tal forma que cumplan también con estos objetivos (por ejemplo, repoblando un bosque).
En estos casos un buen conocimiento de las actividades de ONGs y entidades de acción social puede permitirnos, teniendo en cuenta los objetivos marcados, generar una agenda con experiencias creativas y de gran valor añadido.
También es permanente el interés en manifestar el compromiso con los pacientes mediante acciones concretas que refuercen la concienciación de una enfermedad o acciones de apoyo, difusión o recaudación de fondos para algunas asociaciones que pueden suponer no solo una contribución real a éstos sino que aportar un ánimo muy necesario.
Un beneficio complementario en estos casos puede ser la repercusión positiva en medios que puedan tener este tipo de iniciativas debido a la creciente concienciación social. Otro beneficio podría ser la obtención de más réditos de los fondos que pudiera haber destinados a estas acciones solidarias por parte de la empresa mediante la búsqueda de sinergias con las acciones a desarrollar en nuestros eventos de incentivo.
Estas acciones no solo reflejan compromiso sino que a su vez también suponen un aliciente a los participantes que ven resultados tangibles de su esfuerzo. Ello puede redundar en una motivación suplementaria para los partícipes a la vez que se difunde el compromiso de la empresa con esas causas.
En cualquier caso las acciones, condicionadas o no por estas otras posibles consideraciones, pueden en todo caso ser creativas e innovadoras (incluso lúdicas) mientras dan respuesta a los objetivos planteados.
Como ejemplos ilustrativos, si queremos desarrollar un espíritu de equipo y el formato es activo, entonces se puede definir diversas tareas que supongan la solución a un reto por parte del grupo en un tiempo limitado, como podría ser la construcción de una balsa para cruzar un lago o actividades de campo abierto. Si el objetivo es el desarrollo de las habilidades de comunicación, entonces podemos definir talleres específicos que, más allá de presentaciones individuales o por equipo, pueden incluso abrirse a opciones que, fomentando éstas habilidades haciendo uso de la música, los lip-dubs, los flash-mobs, rodajes o concursos.
Plan de Comunicación
Al igual que una campaña publicitaria, un buen plan de comunicación es fundamental para asegurar la implicación y la comprensión de los objetivos mediante una serie de medidas que permitan difundirlos y con ello concienciar a los participantes.
Antes: las acciones previas al evento permiten que los partícipes se sientan como tales desde el inicio. La comunicación se puede hacer de diversos modos y sobre distintos soportes tanto electrónicos como impresos, con mensajes progresivos y periódicos que realcen las expectativas a medida que se acercan las fechas de la celebración del evento. La definición de hilos conductores así como temáticas y mensajes específicos también pueden ser de gran utilidad en conseguir involucrar y enfocar la atención de todos.
Durante: todos los aspectos del evento tales como las sedes, cenas, traslados, actividades e incluso las habitaciones de hotel son propicias para ejecutar un plan de comunicación que aproveche cada oportunidad o "punto de contacto" para transmitir de forma continua los mensajes y objetivos que refuercen y fomenten la inmersión de los participantes en la experiencia global.
Después: el final del evento en absoluto implica el final de la iniciativa. Un plan claro que permita extender los mensajes del evento una vez reincorporado el equipo al trabajo puede permitir que esas experiencias conjuntas se revivan, prolonguen y se afiancen. Esto no solo se hace con un plan que contemple comunicaciones posteriores sino que también puede implicar acciones específicas que permitan repasar conclusiones, decisiones o lecciones surgidas de la experiencia.
La crisis - ¿una oportunidad?
En conclusión y teniendo en cuenta la situación actual de “crisis” que vivimos, vale la pena recordar una conocida máxima:
"Las crisis son momentos de oportunidades para los que están preparados para superarlas".
Albert Einstein
En Doctaforum opinamos que la acción corporativa para superar la compleja situación actual no acaba con los ajustes y reestructuraciones. Las acciones que se lleven a cabo para mejorar los aspectos intangibles de la motivación, habilidades y espíritu del equipo, facilitando su adaptación al nuevo entorno, mediante la consecución de los objetivos abarcados en eventos de incentivo deberían formar parte de todo este proceso.
El impacto de estas acciones se puede apreciar, por ejemplo, en la interacción posterior donde tanto la cercanía como las experiencias compartidas ayudan a fomentar un mayor sentimiento de equipo y colaboración entre los partícipes. No es el mismo trato el que se tiene con un colega de otro departamento con el que tenemos relación esporádica que el que se tiene si se ha compartido estancia, se ha colaborado en una iniciativa común, quizás triunfado en una competición conjunta o incluso compartido una velada lúdica.
El incentivo en resumen, hay que verlo como una inversión que, planteada con objetivos concretos, produce retornos muy reales mediante las mejoras de las habilidades y motivaciones del equipo que inciden directamente en la comunicación, calidad del trabajo y la productividad, aspectos fundamentales para el éxito de cualquier empresa, con o incluso sin crisis.
Federico Milián es director de marketing de Doctaforum Congresos y Reuniones Científicas. Para contactar con el envíele un correo electrónico: federico_milian@doctaforum.com.
