El futuro de las reuniones

Published
24/06/2012

Las tendencias tecnológicas constituyen un reto para el sector, pero también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.

La tecnología es el ámbito del cambio más significativo que afronta el sector. De hecho, el 18% de los profesionales del sector de congresos y reuniones ya ha experimentado el cambio hacia las reuniones virtuales y/o híbridas; uno de los motivos por los que nuestro sector incluye la tecnología, junto con la política, los valores de competitividad, la responsabilidad social corporativa (RSC) y el cambio social, entre las claves del futuro de los eventos. Ésta es una de las conclusiones de la fase I del estudio de MPI sobre dicho tema (patrocinado por PSAV, Jumeirah Hotels & Resorts, Omni Hotels y la Fundación MPI).

Las tecnologías convergentes, las reuniones virtuales, la sobrecarga informativa, las videoconferencias, la gamification, el desarrollo de aplicaciones, la impresión 3D, las "calm technologies" [tecnologías diseñadas para evitar la sobrecarga informativa], la computación de código libre y en la nube, la realidad aumentada y el reconocimiento de voz cambiarán la forma en la que las empresas hacen negocios, planifican y celebran sus reuniones. Y, en tanto que algunas de las tendencias plantean desafíos para el sector –sobre todo en cuanto a la entrega de contenidos–, también le brindan oportunidades para potenciar y extender las reuniones más allá de su valor nominal.

El auge de lo virtual
Los contenidos de las reuniones virtuales darán lugar a un mayor uso de Citrix (uso compartido del escritorio), webcasting, entornos 3D y eventos celebrados a lo largo de varios días con ferias de muestras (ON24). A las presentaciones de realidad virtual más populares les seguirán reuniones y seminarios internos para reforzar el aprendizaje y los resultados. Los delegados se familiarizarán con los entornos y juegos virtuales a medida de que pasen cada vez más tiempo en mundos virtuales (actualmente, la media es de 22 horas por semana). Los eventos presenciales necesitarán superar en valor a los eventos virtuales, debido a los costes por ambos lados.

"Se trata de la paradoja de la tecnología de la comunicación", afirmó T.S. Hu, autor del artículo titulado "A Hurting Society", que se publicó en 2010 en la World Future Review. "Aunque su meta es la de fomentar la comunicación y la interacción entre individuos, en su lugar obstaculiza la forma más efectiva de comunicación al hacer que el contacto humano sea en gran parte innecesario".

Las reuniones virtuales son a menudo necesarias porque la rapidez de la información transforma las expectativas de los participantes.

El deseo de recibir información rápida y fácilmente conducirá a reuniones más cortas, estratégicas y orientadas, con un mayor volumen de contenidos. Y mientras que la rapidez puede acortar la duración de las reuniones, la sobrecarga informativa podría proporcionar a los organizadores una oportunidad para entregar contenidos más efectivos con el tiempo. La estructuración de la información podría ser la proposición única de venta que ayude a las reuniones a diferenciarse de otras fuentes de información.

Los encuestados señalan los avances en los sistemas de videoconferencias, la tecnología y los audiovisuales, lo que apoya los resultados de otros estudios que afirman que una combinación de presentaciones de alta tecnología y de videoconferencias potenciarán los contenidos con el tiempo. Esta tendencia se acelerará a medida que los participantes se familiaricen con los nuevos medios.

Los juegos convergentes
La gamification –la integración de los juegos en los contenidos– ya ha llegado. Los organizadores se sirven de los juegos como herramientas de aprendizaje para potenciar las actividades colectivas y para animar a los participantes a afrontar desafíos dentro del marco de un evento.

Relacionado con la gamification: el auge de las aplicaciones para tabletas y teléfonos inteligentes. Para 2015, habrá 148,6 millones de usuarios de telefonía inteligente sólo en los EE.UU. (frente a los 90,1 millones de usuarios en 2011), cifra que representa el 58% de todos los usuarios de telefonía móvil (un aumento del 38% desde 2011). A medida de que cada vez más personas utilicen estos dispositivos para acceder a contenidos, el acceso a la información, la Web y los podcasts será cada más sencillo y rápido. En los eventos, las aplicaciones serán tan habituales como el Wi-Fi, que ya ha dejado de ser una novedad para convertirse en la forma de entregar contenidos y el medio que utilizan los participantes para navegar durante las reuniones, exposiciones y seminarios, conectarse con otros y grabar su experiencia.

Nuevas dimensiones
Los encuestados relacionan la 3D con pantallas. En otros estudios, un poco menos del 50% de los encuestados afirma que "las tecnologías estimulan nuestros sentidos"; por delante de la televisión 3D, los hologramas 3D de delegados, la captura 3D de conferencias, la toma de decisiones colaborativa, la realidad virtual y el uso de avatares en eventos virtuales. La impresión 3D no fue identificada en la encuesta.

La tecnología para prestaciones y productos 3D tendrá un impacto fundamental en el sector de congresos y reuniones. Las nuevas tecnologías aplicadas al muestreo de productos es una tendencia clave del sector, y es probable que colaboraciones futuras den lugar a nuevos productos. La impresión 3D ya se utiliza en las conferencias, debido a su entorno de código abierto. Habrá una evolución acelerada, lo que abaratará costes y brindará oportunidades para la creación de servicios a petición, prototipos de productos y la personalización.

En todas partes, todo, todo el mundo
En las películas de ciencia ficción, la "calm technology" está integrada en el entorno. Marca la desaparición de los ordenadores; ya no se perciben como dispositivos, sino como elementos integrados de artefactos aumentados en el entorno. La integración de la tecnología en las reuniones proporcionará nuevas oportunidades para entregar contenidos en nuevos formatos. En un futuro más lejano, será habitual la integración de mejoras tecnológicas discretas y naturales en los espacios para eventos e instalaciones.

Las tendencias en el desarrollo tecnológico pueden proporcionar una nueva perspectiva del futuro. El uso del código abierto para crear, impulsar y acceder a la tecnología de forma rápida abre la puerta a una mayor colaboración y a la realización de que las alianzas pueden forjarse en comunidades geográficamente dispersas.

"Mucha de la innovación de hoy en día surge en torno al software de código libre", comentó Paul Daugherty, director gerente de la plataforma de sistemas avanzados y tecnología/desarrollo tecnológico de Accenture, el año pasado durante un debate sobre Open Advantage, sitio web empresarial y tecnológico de RedHat. "Las comunidades de software de código abierto están impulsando la innovación en los entornos nube, networking social y móvil, lo que es un buen augurio para su futura adopción por la comunidad empresarial".

Un estudio reciente sobre pequeñas empresas, encargado por el Enterprise Council, una organización de carácter consultivo ajena al sector de congresos y reuniones, señala la brecha informativa que existe en las pequeñas empresas, sobre todo por lo que se refiere a la adopción de la computación en la nube. Según explica el informe: "La comunidad de pequeñas empresas no entiende del todo las ventajas de la computación en la nube… Los estudios demuestran que el 49% de los propietarios desconoce la computación en la nube. Para aquellas personas que sí la conocen pero que no la han adoptado todavía, el principal obstáculo es: ’No tengo suficientes conocimientos sobre ella’".

La realidad aumentada
El software de realidad aumentada combina los mundos real y virtual. Emanando de ámbitos técnicos como la formación en el mantenimiento y el uso de máquinas complejas, la realidad aumentada ya se usa habitualmente gracias a dispositivos pequeños y hábiles que disponen de cámaras y sensores de localización e interacción mediante una sencilla pantalla táctil. Los monitores en forma de visor para la realidad aumentada manos libres no están ampliamente disponibles, pero los dispositivos portátiles (tabletas, teléfonos inteligentes) dan una primera idea de lo que la realidad aumentada podría ofrecer en el futuro. Por ejemplo, puede resaltar documentos impresos (como carteles) con una adicional capa de enlaces web, visualizaciones y otra información relevante. La realidad aumentada puede proporcionar material relacionado con el tema de una reunión y mapas para llegar al lugar de celebración. También puede aumentar las prestaciones de las videoconferencias colaborativas.

El reconocimiento de voz y del habla
La tecnología para el reconocimiento de voz ha estado disponible durante años en los sistemas informáticos de consumo. El reconocimiento de voz SIRI del teléfono móvil Apple 4S fue un gran avance en cuanto a disponibilidad y uso, y otros sistemas de telefonía móvil, como Android, disponen de sistemas similares. Por supuesto sigue habiendo desafíos técnicos por superar. He aquí dos aplicaciones de esta tecnología:

  • La trascripción de voz a texto permite etiquetar inmediatamente las palabras clave (y también posiblemente de forma automática), lo que permite la rápida distribución de presentaciones y charlas y genera notas manuscritas casi instantáneamente. Los delegados ya no tienen que tomar notas. No está lejos su implementación en las reuniones.
  • Lo último en tecnología para el reconocimiento de voz puede identificar a los ponentes y distinguir entre ellos, lo que facilita sobremanera los debates en mesa redonda.

Conclusiones y consideraciones
El informe completo del que se ha extraído este resumen está disponible en www.mpiweb.org/Portal/Research/FutureofMeetings. Combina la investigación, estudios recientes, fuentes online y la literatura académica con las respuestas recopiladas en la fase I del estudio de MPI sobre el Futuro de las Reuniones; todo lo cual resalta la necesidad de planificación estratégica a medida que emergen las tendencias.

Si crean estrategias específicas, las empresas pueden activar sistemas de altera rápida y el sector puede prepararse para el futuro e incluso construirlo. La versión completa del informe proporciona un resumen de las tendencias clave, que se estudiarán más a fondo en la fase II mediante entrevistas con expertos externos, especialistas en medios sociales, grupos focales gen Y e innovadores del sector de congresos y reuniones.

La fase I del estudio ha resaltado las percepciones miopes del futuro que obstaculizarán el sector de congresos y reuniones, y que es esencial una perspectiva más amplia de las tendencias globales –tanto centrales como periféricas– para la supervivencia a largo plazo. En tanto que la nueva tecnología es esencial en cualquier empresa, es necesario comprenderla mejor en términos de comunicación, aprendizaje, conexión, construcción, diseño, interacción, intercambio y crecimiento. La tecnología eclipsa el horizonte de los organizadores de reuniones como tendencia y síntoma de otras tendencias. One+

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