Diez tendencias tecnológicas a seguir en 2010 en el sector de congresos y reuniones

Published
06/12/2009

Siguen los avances en la tecnología para reuniones y ferias de muestras, con el desarrollo de productos cada vez mejores, más baratos y fáciles de utilizar. La innovación está dando lugar a nuevas opciones. He aquí algunas de las principales tendencias tecnológicas a seguir el año que viene.

10. Los teléfonos móviles se están transformando en plataformas avanzadas de tecnología para reuniones
El lanzamiento hace dos años del IPhone marcó un antes y un después. Los navegadores web móviles con acceso inalámbrico a Internet de banda ancha (en el IPhone y la multitud de sucedáneos) son ya habituales entre los turistas de negocios. Esto abre las puertas a una gama de aplicaciones móviles para reuniones y ferias de muestras, como por ejemplo:

  • Las guías de exposición (como el sistema desarrollado por Core-Apps, que funciona con GPS) y los programas móviles para conferencias (www.a2zinc.net y www.core-apps.com).
  • Las plataformas de telefonía móvil para realizar encuestas y tormentas de ideas, para formular preguntas durante presentaciones, para crear agendas y para enviar las biografías de los ponentes, mensajes y avisos generales a los asistentes (www.visiontree.com).
  • El uso de la mensajería de texto para enviar y recibir información sobre los productos de los expositores, el programa del evento, los apuntes de los ponentes, y casi cualquier otra información impresa que se suele distribuir en los eventos (www.snipp.com).
  • Una plataforma móvil que permite a los clientes de los hoteles pedir comida, bebidas, servicios complementarios, transporte, entretenimiento, llamadas de despertador y mucho más (www.runtriz.com).
  • Las entradas electrónicas, los micropagos y el intercambio de datos de contacto (véase la tendencia 9).
  • Éstas son solo algunas de las cientos de aplicaciones de telefonía móvil emergentes que ayudan a mejorar la experiencia de los asistentes.

9. La tecnología para el networking social tiene numerosas aplicaciones en el sector de congresos y reuniones
Las reuniones son los medios sociales originarios. Facebook, LinkedIn y otros muchos sitios de networking social ayudan a reunir a la gente, durante y después de reuniones y eventos y a realzar la experiencia de los asistentes. Muchas asociaciones, algunos eventos específicos y la mayoría de los hoteles tienen su propia página en Facebook. El producto Facebook Connect permite a la gente que se inscribe a invitar a sus amigos de Facebook, con un descuento para todos ellos. LinkedIn reúne a grupos que comparten los mismos intereses en lo relacionado con los eventos. Los organizadores y los asistentes comparten las fotos que toman durante los eventos en Flickr. Además se están desarrollando plataformas específicamente relacionadas con el sector (www.i-meet.com, www.crowdvine.com, www.zerista.com, www.intronetworks.com, www.pathable.com), que son a menudo compatibles con Facebook y similares. Se trata de un campo altamente innovador.

8. El micro-blogging (Twitter) se ha mostrado ser muy compatible con los eventos
Twitter permite a los usuarios enviar mensajes de un máximo de 140 caracteres vía www.twitter.com. Esto les obliga a racionalizar sus mensajes, lo que hace que sea ideal para una plataforma móvil. Esta movilidad la convierte en una buena herramienta para las reuniones. Los asistentes utilizan el Twitter back-channel para conectarse en reuniones y para compartir comentarios sobre ellas. Los Tweet-Ups (reuniones presenciales entre grupos de usuarios de Twitter) son cada vez más frecuentes en las reuniones y los eventos. Los expositores se sirven del sistema para promocionar sus productos y servicios en su stand. Los directores de conferencias y los hoteles monitorizan los mensajes para identificar problemas u oportunidades para poder así exceder las expectativas de los asistentes o clientes.

7. Se está adaptando el modelo de los sitios web de reseñas al sector de congresos y reuniones
El modelo de TripAdvisor, donde los comentarios de los clientes de los hoteles ayudan a los viajeros en el proceso de toma de decisiones, se está implementando en el sector de congresos y reuniones. Han surgido varios sitios web que publican comentarios sobre instalaciones y espacios escritos por y dirigidos a profesionales del sector. Entre estos sitios web se encuentran MeetingUniverse (www.meetinguniverse.com), Meetings Intelligence Exchange (www.meetingsintel.com), MeetingsCollaborative (http://meetingscollaborative.com), Elite Meetings (www.elitemeetings.com), i-Meet (www.i-meet.com) y ReviewEvents (www.reviewevents.com).

6. Las prestaciones de los programas de gestión estratégica de reuniones (SMMP en sus siglas en inglés) son cada vez más numerosas
Un SMMP permite a las empresas hacer un seguimiento de los gastos que genera una reunión, mediante una gama de herramientas que les ayudan a procesar autorizaciones y compras, así como programar el evento y a analizar gastos. Esto puede ahorrarle a una gran corporación millones de dólares al año en gastos generados por las reuniones y los eventos. Desde que se fusionó en 2006 con la segunda empresa de SMM más grande del país (OnVantage), StarCite ha tenido relativamente poca competencia. En aquel entonces, para el sector de tecnología para eventos fue el equivalente a una hipotética fusión entre Microsoft y Apple. En la actualidad hay más opciones de que elegir, que proporcionan una gama de servicios más amplia a un coste menor. Éstas incluyen Cvent (www.cvent.com) Certain (www.certain.com – con la adición de su producto Certain Sourcing) y SignUp4 (www.signup4.com).

5. Un mayor uso del vídeo para promocionar los eventos y realzar la experiencia de los asistentes
Hay cada vez más opciones de vídeo para ayudar a los organizadores de eventos y reuniones a mejorar la experiencia de los asistentes. Los ponentes, expositores, organizadores, hoteles y asistentes ya publican los vídeos que hacen de eventos o ferias de muestras en YouTube u otros sitios similares. Algunos ponentes realizan sus presentaciones vía Skype. Las entrevistas a ponentes y a asistentes, y las mismas presentaciones, están disponibles vía vídeo web. Las pantallas HD ya son bastante habituales en las habitaciones de hotel y salas de reuniones. Los expositores interactivos de pantalla plana están sustituyendo a la señalética convencional. Los asistentes verán más vídeos de mejor calidad antes, durante y después de los eventos.

4. Los sistemas de votación interactiva son cada vez más baratos y diversificados
Los sistemas de votación interactiva constituyen una fabulosa herramienta para comprobar lo que piensa el público y para aumentar su participación activa. No obstante, para muchos organizadores el reto reside en el elevado coste de alquiler de estos sistemas, que con frecuencia cuestan más de 10 dólares por persona por día.

La buena noticia es que los precios están bajando. A medida que avance el desarrollo tecnológico, los mandos serán cada vez más pequeños, baratos y fáciles de usar, lo que permitirá a las empresas alquilarlos, en lugar de contratar a personal especializado para montar y gestionar el sistema. Hay empresas, como Turning Technologies (www.turningtechnologies.com), que proporcionan estos sistemas desde tres dólares por mando. Además, las encuestas de SMS (similar a las votaciones telefónicas de American Idol) y móviles mediante dispositivos de telefonía móvil –como www.polleverywhere.com, www.quickmobile.com, www.zukuweb.com y www.validar.com– ya están disponibles a precios más económicos.

3. Han aparecido varios sistemas bidireccionales de bajo coste para la generación automática de datos sobre potenciales clientes, diseñados para los asistentes a reuniones y ferias de muestras
Para los expositores, el sistema tradicional de generación de datos sobre potenciales clientes conlleva el alquiler de escáneres caros. El flujo de datos es unidireccional (los expositores reciben los datos de contacto de los asistentes) y limitado al stand (olvídate de los contactos que hayas hecho en la recepción, los pasillos o las salas de reuniones). Ya están disponibles varios sistemas móviles y puede que reemplacen el método anticuado que se utiliza actualmente, lo que facilitará a todos los asistentes la generación de datos de potenciales clientes. Estos sistemas incluyen:

  • La comunicación en campo cercano: un estándar de comunicación telefónica diseñado para realizar micropagos en Europa, con el potencial de facilitar el intercambio de datos de contacto de forma estándar tan sencilla como entrechocar dos teléfonos (www.itn-international.com).
  • Los códigos QR: códigos de barras bidimensionales que se visualizan y se leen en la pantalla de un teléfono móvil actual. La imagen del tamaño de un sello contiene 250 caracteres. Los códigos QR han sido aprobados por la Administración de Seguridad en el Transporte (TSA) para las tarjetas de embarque electrónicas.
  • Bump (www.bumptechnologies.com) comercializa un sistema de intercambio de datos que funciona cuando dos usuarios empuñando un iPhone chocan sus puños. Aunque no todo el mundo posee un iPhone, es otra indicación más de que los teléfonos móviles sustituirán eventualmente los métodos de generación de datos sobre potenciales clientes del siglo pasado.

2. La telepresencia está tomando por fin posición en los hoteles para las reuniones virtuales
La telepresencia es el hermano mayor de la vídeoconferencia: de tamaño natural, de alta resolución, con mucho realismo y excelente sonido para simular las interacciones presenciales. Desafortunadamente, estos sistemas son caros, costando a menudo más de 100.000 dólares americanos. Por suerte, las salas de telepresencia han empezado a abrirse al público en régimen de alquiler. Las cadenas hoteleras Marriott y Starwood acaban de anunciar que van a instalar la tecnología de telepresencia de Cisco en muchos de sus establecimientos. Es probable que más hoteles sigan su ejemplo. Esto será ideal para grupos reducidos (por regla general, de 20 personas o menos) que necesitan realizar un vídeoconferencia de alta calidad; lo mejor que hay después de la asistencia presencial.

1. A pesar de la contracción de la actividad económica y el creciente uso de la tecnología para reuniones virtuales, las reuniones y ferias de muestras convencionales seguirán siendo viables
En los tiempos difíciles que corren, ha aumentado el uso de las reuniones virtuales y las videoconferencias, a la par que ha disminuido la asistencia a conferencias. No obstante, las reuniones y ferias de muestras siguen proporcionando el mayor valor en cuanto a oportunidades de formación y networking, así como el mayor retorno sobre la inversión por lo que se refiere al presupuesto de ventas. Los eventos brindan oportunidades sin par para reunir a compradores y vendedores, para construir relaciones profesionales, para las tormentas de ideas y para el networking. Para los expositores es frecuentemente la mejor manera de conocer a un gran número de compradores cualificados en poco tiempo. Para los compradores es una espléndida oportunidad para conocer a vendedores de interés, todos juntos en el mismo lugar, categorizados y localizados para su elección. Los sectores de eventos, de ferias de muestras y de hospitalidad se basan en las relaciones y la asistencia a ellos constituye una de las mejores maneras de fortalecer dichas relaciones.

Aunque los webinars son útiles para intercambiar un volumen de datos limitado, las reuniones proporcionan a los asistentes una experiencia formativa mucha más rica. Lo que ocurre en las salas de reuniones es importante; la gente se ha comprometido a asistir y no tiene tantas distracciones como en la oficina. Sin embargo, las conversaciones en los pasillos, las recepciones y las zonas de exposición contribuyen sobremanera al intercambio de información. Las reuniones proporcionan una experiencia formativa mucha más variada, orientada y enfocada que cualquier reunión virtual. ¡No hay mejor cosa como una “cerveza virtual”!

Puede que la menor asistencia a muchos eventos asociativos no sea tan negativa si puedes seguir asistiendo a ellos, ya que las personas responsables de adoptar decisiones (tanto compradores como vendedores) sí que siguen haciéndolo. Cuando se reduce la cantidad de asistentes debido a problemas económicos, aumenta la calidad de los mismos.

Éstas son solo algunas de las innovaciones tecnológicas para reuniones y ferias de muestras en un campo de rápido crecimiento. Todas ayudarán a mejorar la eficacia, reducir costes y/o mejor la experiencia de los asistentes.

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