Cómo escribir informes concisos

Published
21/05/2008

A veces, los directores andan con dilaciones y dejan para luego los informes y memorándum largos, mientras que leen y actúan sobre los que son más cortos. ¿Cómo se pueden hacer que los informes y otros documentos sean más concisos y, al mismo tiempo, asegurarse de que contengan todos los datos esenciales? Puede ser una tarea ardua reducir el tamaño de un informe. Es como editar un largometraje antes de su estreno. De vez en cuando es necesario eliminar escenas que son obras maestras en sí porque interrumpen el hilo de la narración. Para no volverme loco, he desarrollado a lo largo de los años un método de edición que me permite reducir el tamaño de los informes en pro de legibilidad, sin cortarme las venas en el proceso.

Hay que empezar por trazar las líneas generales del informe. Si se ciñe a éstas cuando se escribe el informe, esto puede ayudar a que el primer borrador sea conciso y esté debidamente enfocado. Después de redactar el primer borrador, hay que resumirlo. Luego se compara este resumen con las susodichas líneas generales. Es posible que no se casen. Esta comparación ayuda a identificar los párrafos que interrumpen o aminoran el hilo conductor del informe. Hay que eliminar estas secciones. Debido al apego emocional que se siente por el informe que se acaba de redactar, éstas son a menudo más fáciles de detectar cuando se leen conjuntamente las líneas generales y el primer borrador. Seguramente, los lectores encontrarán la palabrería y el material sobrante que el redactor no haya detectado. Así que hay que eliminarlo antes de presentar el informe.

Las introducciones excesivamente largas hacen que los lectores pierdan el interés. Si se empieza el informe con información que los lectores ya conocen y entienden, esto puede servir de preámbulo antes de ir al grano. Está bien como ejercicio de redacción; no obstante, es probable que sea necesario editar o acortar en gran medida estos primeros párrafos. Si se sabe quién va a leer el informe, se puede enfocar mejor y limitar la información introductoria a lo estrictamente necesaria.

Los antecedentes ayudan a ubicar el tema dentro de su contexto. Enganchan a los lectores y les ayudan a relacionarse con el tema del informe. Demasiada información básica, sin embargo, puede romper el hilo del informe y hacer que los lectores pierdan el interés. Por lo tanto se deben limitar los antecedentes a lo esencial.

Cuando se cambia de tema o se aborda información importante, esto puede dar lugar a resúmenes innecesarios. Estos resúmenes parciales responden a una tendencia natural, que no se puede permitir en la redacción de informes concisos. La inclusión de un resumen al final del informe también suele ser innecesario. Éste es el lugar para las conclusiones, y se deben evitar las frases superfluas de coletilla que, en esencia, vuelvan a exponer partes anteriores del informe o sus conclusiones.

Las descripciones repetidas también pueden alargar un informe, así como romper su hilo conductor. No es necesario repetir las fuentes de información o los datos sobre personas que se mencionen en el texto, sobre todo si se trata de un informe largo. Se puede utilizar la función “Buscar” del procesador de textos para asegurarse de que se aporte información detallada sobre fuentes y personas solamente cuando se mencionan por primera vez.

Hay que analizar las transiciones de un tema a otro. ¿Son más largas de lo necesario? Se deben utilizar frases para realizar las transiciones, en lugar de párrafos. Hay que procurar que las transiciones sean nítidas pero fluidas, y preguntarse si las explicaciones que se aportan como parte de la transición son realmente necesarias.

El uso de enumeraciones y viñetas, en lugar de transiciones, puede reducir el número de palabras. Además permite exponer la información en frases más cortas. Esto resulta especialmente útil con aquellas secciones del informe que se presten a este tipo de formato.

El uso de ejemplos puede enganchar a los lectores. No obstante, los múltiples ejemplos que llamen la atención sobre el mismo punto aumentarán innecesariamente el número de palabras y, al mismo tiempo, entorpecerán el relato. Se debe incluir lo bueno y desechar el resto.

Llegado a este momento hay que centrarse en las frases individuales. Resulta útil empezar con los dos extremos del informe. Las introducciones y las conclusiones contienen a menudo frases superfluas, que se deben identificar y quitar. Si la conclusión es en efecto un resumen, hay que estudiar como acortarlo para minimizar las redundancias. Después de revisar las frases, es necesario repasar el cuerpo del texto.

Es importante editar las frases por motivos estructurales y de claridad. A no ser que aporten fuerza y precisión a la frase, se deben eliminar adjetivos y adverbios. Los verbos compuestos como “llevar a cabo” pueden ser sustituidos por otros, en este caso por “realizar”. Lo mismo se puede decir de los sustantivos compuestos como “resultado final”; como los verbos compuesto y los adverbios y adjetivos superfluos, lo único que se consigue con ellos es alargar las frases innecesariamente.

El uso de la voz activa en vez de la pasiva suele aumentar la fuerza de la palabra escrita. Muchos procesadores de textos analizan la redacción para identificar la frecuencia con la que se ha utilizado la voz pasiva. Algunos de ellos identifican las frases que se pueden escribir en voz activa.

¿Sigue siendo demasiado largo el informe? En tal caso es necesario apretar los dientes y aplicar el bisturí. La mejor manera de hacerlo es volver a repasar las líneas generales y clasificar los puntos y los temas individuales por orden de prelación. Luego hay que deshacerse del material menos prioritario. Si es imprescindible incluir esta información, se puede colocar en un apéndice.

Personalmente, yo guardo siempre las versiones más largas de mis informes. Entonces cuando el director me hace preguntas o me sugiere que añada información, muchas veces puedo proporcionar una respuesta rápida con un mínimo de trabajo adicional.

Resulta útil dejar el informe “descansar”, antes de reducir su tamaño. Lo que supone programar la redacción para poder dejarlo a un lado durante uno o más días antes de proceder con la cirugía. Sobre todo en el caso de los informes largos, he descubierto que ayuda programar una segunda sesión de edición un día después de la primera. De este modo me quedo más satisfecho con los resultados que hubiera recortado substancialmente el texto en una sola sesión. Por ejemplo, he utilizado dos sesiones para reducir el tamaño del presente artículo, y otra para redactar el primer borrador.

Este método supone mucho trabajo, pero bien merece la pena. El resultado es un informe conciso y debidamente enfocado que fluye ininterrumpidamente de un punto importante al siguiente, lo que ayuda a los lectores a llegar a las mismas conclusiones que su autor.

JOHN K. BORCHARDT es investigador industrial que ha organizado conferencias, además de haber escrito y publicado más de 1.200 artículos.

Anuncio