Cómo convertir la distracción en acción – tecnología de segunda pantalla para reuniones

Published
24/03/2015

La revolución móvil ha llegado. Casi todo el mundo se lleva al menos un dispositivo móvil inteligente y ¡lo comprueba por regla general más de 150 veces al día!

Los asistentes a las reuniones entran en las salas con sus dispositivos móviles y ¡los utilizan! Los participantes envían tuits sobre los contenidos de las presentaciones, suben fotos a Instagram, toman fotos de las diapositivas, comprueban información y toman apuntes. Sin embargo, estos dispositivos móviles también pueden ser una causa de distracción y se utilizan a menudo para realizar tareas que poco o nada tienen que ver con la reunión. El canto de sirena de estas pantallas encendidas es difícil de resistir, sobre todo si el ponente no sabe conectar con la audiencia o los contenidos presentados son aburridos; ¡o ambas cosas a la vez!

Los anfitriones, organizadores y ponentes deben preguntarse qué pueden hacer para mantener la atención de los participantes. La respuesta obvia es contratar a ponentes sobresalientes que presentan contenidos interesantes; mantener la atención del público debe ser la responsabilidad del ponente.

Además, sin embargo, hay nuevas tecnologías que utilizan los dispositivos móviles de los participantes para ayudarles a centrarse en la presentación, en lugar de distraerles con otros menesteres.

La tecnología de segunda pantalla
La tecnología de segunda pantalla se refiere al uso de un dispositivo móvil para proporcionar una experiencia visual optimizada de otros contenidos que suelen contener funciones interactivas. Esto se ve más a menudo en la televisión, pero ya empieza a aparecer en los eventos. Los contenidos del ponente, como diapositivas, encuestas, vídeos, apuntes, enlaces hacia los medios sociales, etc., pueden enviarse en tiempo real a cualquier dispositivo durante una presentación.

Hay varias herramientas de segunda pantalla interesantes. He aquí una muestra:

Lintelus (anteriormente NiceMeeting)
Lintelus permite al ponente enviar diapositivas a todos los dispositivos móviles en la sala. Los participantes pueden tomar apuntes digitalmente mientras visualizan dichas diapositivas y pueden guardar sus apuntes para consultarlos más tarde o para preparar informes. Esta herramienta permite también realizar encuestas en tiempo real, cuyos resultados aparecen tanto en la pantalla principal de la sala como en las de los dispositivos móviles del público. Asimismo, los participantes pueden utilizar el sistema para hacer preguntas, chatear o enviar tuits. En resumen, los dispositivos móviles de los participantes se utilizan para captar su atención y centrarles en los contenidos, en lugar de distraerles de ellos.

Este sistema basado en la Web requiere un acceso a Internet o una red inalámbrica local. También funciona directamente con PowerPoint y no es necesario descargar una aplicación.

Precio:
El precio varía entre varios cientos y varios miles de dólares, dependiendo del tamaño del evento y si se requiere un moderador o personal para proporcionar un dispositivo de Internet para garantizar la seguridad de la información y la estabilidad de la señal de Wi-Fi.

FXP | touch
Proporcionado por www.klowd.com y rebautizado y distribuido para reuniones por Freeman.

Similar a Lintelus, este producto permite también a los ponentes compartir sus diapositivas con cualquiera que posea un dispositivo móvil con acceso a Internet (incluyendo a los participantes remotos). Los participantes pueden contestar a preguntas, hacer preguntas vía el sistema y aumentar el impacto de la presentación en los medios sociales mediante la publicación de comentarios en Twitter, Facebook u otros canales. Una de los fortalezas de FXP | touch son sus funciones analíticas que miden en tiempo real la participación del público, su grado de atención y otras actividades que utilizan el sistema. Los nombres y las direcciones de correo electrónico de los participantes se archivan, así como el momento exacto en el que se conectan con el sistema. La plataforma de FXP Touch puntúa cada presentación basándose en la interacción y la participación del público.

Precio:
Cuesta desde 15.000$ por evento, según el número de presentaciones y usuarios.

Evenium ConnexMe
ConnexMe ofrece prestaciones similares a las de los otros productos arriba mencionados, incluyendo un sistema de distribución de diapositivas basado en la Web, la posibilidad de hacer anotaciones digitales en las diapositivas, una función que permite a los usuarios compartir diapositivas en tiempo real, un sistema de votación interactiva, el envío SMS a otros asistentes, la evaluación de sesiones y la recopilación de datos analíticos sobre el evento.

ConnexMe es una aplicación nativa para eventos (compatible tanto con iOS como com Android), con aplicaciones web para las presentaciones interactivas.

Precio:
Cuesta desde 499US$ por un solo evento con hasta 200 participantes y con soporte técnico solo por correo. Los servicios Premium cuestan desde 2.000US$ por un solo evento con hasta 2.000 participantes, soporte técnico telefónico y por correo y el branding con oportunidades para patrocinadores, o 9.000US$ al año por un número de eventos ilimitado.

MeetingPulse
MeetingPulse no cuenta con un sistema de distribución de diapositivas a segundas pantallas. No obstante, este sistema basado en la web es asequible y ofrece una gama de opciones incluyendo la votación interactiva en tiempo real y sesiones de preguntas y respuestas en las que los miembros del público pueden votar por las preguntas que más les gustan. También cuenta con una función para la captura de contactos, si el cliente así lo desea, así como una función para sorteos que elige aleatoriamente a un miembro del público.

La función de segunda pantalla de MeetingPulse es el "Pulso" en tiempo real que permite al ponente tomar en todo momento el pulso del público. La home de la aplicación de segunda pantalla de los asistentes muestra cuatro botones. Los participantes pueden votar cuando quieran: 1.- Les gustan los contenidos de la presentación; 2.- No están de acuerdo con la presentación; 3.- No la entienden del todo; o 4.- Quieren que el ponente vaya más rápido. El ponente puede ver inmediatamente lo que piensa el público y reaccionar a su retroalimentación en tiempo real. Al final de la presentación el ponente, o el anfitrión, puede visualizar los picos de la reacción del público vinculados a la cronología de la misma. El informe también incluye las respuestas a las encuestas, las preguntas del público, los resultados de las votaciones y los perfiles de los participantes.

Precio:
Los precios van desde los 19,95US$ al mes por eventos con hasta 100 asistentes hasta los 149,95US$ al mes por 10 anfitriones y hasta 750 participantes.

Bing Pulse de Microsoft
Bing Pulse tampoco integra un sistema de distribución de diapositivas a segundas pantallas. Básicamente es una herramienta basada en la Web para encuestas y votaciones interactivas, con la integración de los medios sociales. No obstante, una vez inscritos los participantes pueden votar una vez cada cinco segundos sobre la presentación (totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo). Los datos analíticos que generan estas votaciones pueden aportar un análisis completo de la reacción del público a lo expuesto. Estos datos pueden segmentarse por cualquier dato demográfico (como edad, sexo, etc.) que se pide en el proceso de inscripción.

Bing Pulse funciona en reuniones o incluso con grandes audiencias de televisión. Los medios, por ejemplo, lo han utilizado para medir ciertas reacciones del público durante programas televisados, como el reciente discurso sobre el Estado de la Nación.

Precio:
En la actualidad, cualquier particular o empresa radicada en los EE.UU., el Reino Unido, la India, Australia, Nueva Zelanda o Singapur puede probar gratis la versión beta. Una vez terminado el período de pruebas, se calcula que costará entre 200-1.000US$ por evento.

El genio ha salido de la lámpara y no va a volver. Los dispositivos móviles se utilizan actualmente en las salas de reuniones. Los productos arriba descritos pueden ayudar a convertir lo que puede ser una distracción en acciones que hacen partícipes a los asistentes en los contenidos de la reunión y a fomentar el proceso de aprendizaje.

Corbin Ball, CMP, CSP, es ponente profesional y asesor en el campo de la tecnología para eventos. Con 20 años de experiencia en la gestión de grandes eventos tecnológicos internacionales, ahora ayuda a la gente de todo el mundo a utilizar la tecnología para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para contactar con él, visite su sitio web: Corbin Ball Associates – Meetings Technology Headquarters; y/o sígale en Twitter.

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