Atrévete con nuevos formatos de reunión

Published
21/04/2014

Las reuniones son un viaje y, con los formatos tradicionales, se convierten en un simple desplazamiento repetitivo y nos olvidamos de preguntarnos a nosotros mismo a dónde vamos.

En enero, tuve la fortuna de asistir como presentadora/facilitadora a la conferencia Breaking the Rules [saltando las normas] organizada en Gante por el capítulo belga de MPI. El equipo de MPI, dirigido por Gemmeke de Jongh (capítulo belga de MPI), junto con el diseñador de reuniones, Mike van der Vijver, se atrevieron a hacer las cosas de otra manera. La experiencia, que fue refrescante (incluso hidratante), atrajo e involucró a cerca de 80 participantes de Holanda, Bélgica, Luxemburgo, Alemania y Francia.

Yo estaba orgullosa de formar parte de ella, porque, además de unos contenidos inspiradores, se centró en el diseño, re-imaginación y experimentación para aumentar la comprensión de la experiencia de reuniones. Algunas cosas funcionaron bien y otras no tanto. El evento hizo hincapié en los riesgos que corremos cuando innovamos. La diferencia en éste y en otros eventos diseñados para los profesionales de los sectores de congresos y reuniones y de la hostelería –"nuestras reuniones sobre reuniones"– reside en que nuestras conferencias deben ser lugares donde probar nuevas ideas, fórmulas y conceptos con seguridad: unos laboratorios para la experimentación y retroalimentación combinando el arte y la ciencia del diseño de reuniones.

Una de las cosas más notables del evento fue el comienzo; no hubo café o dulces, solo pan y agua. Una variedad de deliciosos panes recién horneados y una amplia selección de aguas: de manantial, mineral, con gas, de diseño, aunque agua de todos modos.

Mientras fijaba la vista en la entrada vi que algunos de los asistentes parecían desconcertados, en tanto que otros estaban encantados. Un sencillo cambio de la elección más obvia a la menos obvia estableció el orden del día. Esta ruptura inteligente con el formato tradicional ayudó a alcanzar los objetivos del evento. Los participantes se vieron obligados a pensar de otro modo porque las cosas estaban diferentes desde el comienzo. No iba a ser una conferencia normal y corriente y, desde luego, no una conferencia para el pensamiento convencional. De algún modo la ausencia de café parecía hacer que la gente estuviera más atenta y comprometida, y los participantes se pusieran a charlar inmediatamente, aunque solo fuera sobre la abstinencia de la cafeína.

El problema de limitarse a los formatos tradicionales es que el viaje de las reuniones se convierte meramente en un desplazamiento repetitivo como el camino al trabajo. Si viajamos todo el tiempo del mismo modo, no prestamos atención al paisaje, a lo que vemos, ni pensamos en a dónde nos dirigimos. He asistido a reuniones donde he visto a personas intentando escaparse porque tienen que trabajar; no están comprometidos, inspirados o pensando en este viaje, sino que tienen la mente en lo que podrían estar haciendo en un espacio y tiempo alternativos.

Las peores reuniones a las que he asistido se servían de formatos tradicionales agotados en los que los contenidos son previsibles, la disposición de la sala es típica y las conversaciones subsiguientes son forzadas. Después de todo, ¿cómo puedes estar presente en un espacio y conversar con la gente cuando tienes la mente en otro lugar? Por mucho que el café ralentice las cosas, estos entornos no estimulan el pensamiento. Cuando las reuniones no interrumpen nuestras pautas, conectamos el autopiloto.

Y el problema con el autopiloto es que no hace falta pensar. Entonces, lo que se lleva de una conferencia es muy sencillo: un pequeño cambio en algo habitual puede marcar la diferencia en cuanto a los resultados. Al atrevernos a ser diferentes despertamos a los participantes y conseguimos que se comprometan. Así que debemos seguir el ejemplo del evento belga… ¿Qué regla romperás en tu próxima reunión?

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