Los organizadores de reuniones deben hacer un seguimiento de un sinfín de detalles (los pedidos de catering/número de comensales, el alquiler de salas y equipos audiovisuales, el personal, las necesidades de los expositores, la cifra de inscripciones, los detalles de decoración, el entretenimiento, las necesidades de los ponentes e invitados VIP y el transporte, entre otros muchos). Durante un evento, los organizadores también pasan mucho tiempo de pie, sin que tengan fácil acceso a archivos informáticos.
Como consecuencia, los organizadores suelen imprimir documentos clave relacionados con la logística, incluyendo contratos, pedidos de banquete (BEO en sus siglas en inglés), y acuerdos con proveedores, para llevarles consigo en gruesas y pesadas carpetas de anillas, que a veces se denominan "biblias de eventos", que contienen todos los detalles sobre el evento a celebrar. Los organizadores consultan con frecuencia estas "biblias" para hacer anotaciones, concretar el número de comensales en una comida, consultar el número de comensales reales, efectuar cambios en el programa, etc., a fin de registrar claramente todas las actividades, cambios y problemas que pueden surgir durante la celebración de un evento.
Puesto que los documentos impresos son pesados y este carácter impreso hace que sea difícil rastrearlos para buscar datos, hacer copias de seguridad y compartirlos con múltiples partes interesadas –además de requerir la tala de árboles–, hay una gran necesidad de mejorar este proceso para los organizadores.
Afortunadamente, con el advenimiento de las tabletas como el iPad, Kindle Fire, Android y más de 100 marcas adicionales, el problema no tardará en ser cosa del pasado. Las tabletas cuentan con grandes pantallas de alta resolución que son ideales para visualizar hojas de cálculo, pedidos u otros documentos relacionados con los eventos. Las pantallas táctiles son intuitivas y fáciles de usar. Por otra parte son elegantes y ligeras (el iPad pesa alrededor de 0,65kg), lo que les hace muy portátiles y accesibles en un evento.
Y la mejor noticia de todas es que hay cientos de miles de aplicaciones disponibles, muchas de ellas de bajo coste o gratuitas. Muchas de dichas aplicaciones pueden ayudar a los organizadores a hacer la transición de la gestión basada en el papel a la digital. He aquí algunas de mis favoritas.
Aplicaciones de bajo coste para reemplazar las carpetas en los eventos:
DocumentsToGo Originalmente desarrollada para el iPhone, esta aplicación se adapta mucho mejor a las tabletas con pantallas más grandes. Con DocumentsToGo, los usuarios de las tabletas pueden hacer lo siguiente:
Visualizar, editar y crear archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
Visualizar archivos PDF.
Visualizar, editar y sincronizar archivos almacenados en Google® Docs, Box.net, Dropbox y sistemas de almacenamiento alojados en la nube.
Visualizar y editar los archivos adjuntos de correo electrónico.
Utilizar la sincronización bidireccional con una aplicación de escritorio con historial de versiones y revisiones.
La única desventaja es que, parar acceder a documentos, hay que tener acceso a Internet. Precio: 9,99$US; tanto para el iPad como para Android OS.
iWork Pages Este moderno procesador de textos permite al usuario abrir, editar, guardar y enviar por correo electrónico archivos de Microsoft Word, o convertirlos en archivos formato .RFT, .PDF o .EPUB. También le permite compartir su trabajo en la Web, con el almacenamiento en la nube de iWork.com. En lugar de imprimir documentos Word para llevárselos consigo, Pages permite a los organizadores acceder a ellos y editarlos con una tableta desde cualquier lugar. Precio: 9,99$US; sólo para el iPad.
iWork Numbers Numbers hace lo mismo con hojas de cálculo Excel que Pages con documentos Word, permitiendo al usuario editar, guardar y enviar por correo electrónico archivos Excel o convertirlos en archivos de formato .RFT, .PDF o .EPUB. Las hojas de cálculo pueden ser muy buenas herramientas de gestión para los eventos. Numbers también permite a los organizadores tener acceso inmediato a sus documentos durante un evento.
Precio: 9,99$US; sólo para el iPad.
PaperPort Notes for the iPad PaperPort Notes es una herramienta gratuita muy robusta para el iPad. Sus prestaciones permiten a los usuarios hacer lo siguiente:
Tomar notas mecanografiadas y/o a mano de forma rápida y sencilla.
Utilizar el software de reconocimiento de voz Dragon para apuntar ideas y tomar notas utilizando la voz.
Utilizar herramientas para anotar documentos para poder modificarlos de forma rápida.
Agregar comentarios de audio a las páginas individuales de notas manuscritas.
Combinar documentos completos, páginas individuales, contenidos de la Web y notas en un solo documento.
Emplear herramientas poderosas de búsqueda, de copiar/pegar, de reordenación y de marcadores para permitirles navegar con rapidez y mantenerlo todo en orden.
Acceder y compartir contenidos utilizando su servicio de almacenamiento en la nube preferido.
Este producto es especialmente útil para hacer anotaciones en documentos .PDF; el tipo de archivo que el iPad maneja bien. Precio: gratuito; sólo para iPad.
Evernote Esta herramienta, que es ideal para tomar notas, se sincroniza perfectamente con tu ordenador, teléfono, tableta y la Web. Entre sus prestaciones, tiene capacidad para lo siguiente:
Sincronizar todas las notas en todos los ordenadores y dispositivos que utilizas.
Crear y editar notas de texto, tareas pendientes y listas de tareas.
Guardar, sincronizar y compartir archivos.
Grabar voz y notas de audio.
Buscar texto dentro de imágenes.
Organizar notas utilizando blocs y etiquetas.
Enviar notas por correo electrónico y guardar tuits en tu cuenta de Evernote.
Conectar Evernote con otras aplicaciones y productos.
Compartir notas con amigos y colegas vía Facebook y Twitter.
Tomar fotos y enlazarlas con dichas notas.
Esta aplicación es ideal para inspecciones de lugares de celebración, ya que permite usar el iPad para tomar fotos de las salas de reuniones con notas de audio y anotaciones de texto, además de ser muy útil como herramienta para tomar notas.
Precio: gratis para el iPad, Android, Blackberry, Windows Phone 7 y WebOS
Total Diseñado para agentes y tasadores inmobiliarios, esta herramienta puede ser utilizada por organizadores durante inspecciones de lugares de celebración. Permite una muy precisa diagramación de las dimensiones de salas. También les permite tomar notas, agregar fotos y utilizar una herramienta para el dibujo a mano.
Precio: gratis para el iPad, iPhone, Android y tabletas.
Dropbox Esta herramienta para compartir y sincronizar archivos permite al usuario conectar todos sus dispositivos. La versión gratuita tiene 2,5GB de almacenamiento, que se puede aumentar si invita a sus colegas a utilizarla también.
Para utilizarla, sólo tienes que arrastrar los archivos que deseas sincronizar a la carpeta de Dropbox (como harías con cualquier otra carpeta). Cualquier archivo que se meta en dicha carpeta se sincronizará automáticamente con las carpetas instaladas en los otros dispositivos que poseas.
Puedes permitir a otras personas acceder a componentes seleccionados de esta carpeta, si procede, lo que facilita sobremanera el compartir archivos pesados o el trabajo conjunto en documentos.
Con un iPad u otros dispositivos móviles, se pueden visualizar (pero no editar) todos los archivos estándar Word, Excel, PowerPoint y .PDF en una carpeta de Dropbox
Personalmente, antes de salir de viaje deposito mis presentaciones PowerPoint y vídeos en una carpeta Dropbox, a fin de disponer de una copia de seguridad por si me roban el ordenador o se rompe, ya que puedo acceder a estos archivos vía el portal web de Dropbox.
Precio: gratis para Windows, Mac, Linux, iPad, Android y Blackberry.
eTask eTask es una herramienta de gestión de proyectos sencilla, online y móvil, cuyas prestaciones permiten a ti y a tus colegas hacer lo siguiente:
Hacer un seguimiento de contactos.
Actualizar información sobre clientes.
Gestionar proyectos.
Hacer un seguimiento de tareas y plazos.
Crear y actualizar el control de horas de los empleados.
Las herramientas de gestión de proyectos se adaptan perfectamente a los eventos que tienen muchos plazos y elementos. Ésta es una de las herramientas emergentes que ayudará a los organizadores en su quehacer profesional.
Precio: gratis durante el primer mes, y luego 10$ por mes /usuario para el iPad e iPhone
Dragon Dictation Con Dragon Dictation, una aplicación de reconocimiento de voz fácil de utilizar, cuando hablas por el micrófono de tu dispositivo móvil, tu voz se convierte instantáneamente en contenidos de texto. Se puede utilizar para tomar notas durante un evento y dictar, entre otras cosas. Si hablas claramente en un inglés sin acento en un lugar relativamente tranquilo, es una herramienta bastante precisa.
Precio: gratis para el iPad e iPhone
Éstas son sólo algunas de las muchas aplicaciones disponibles actualmente para los profesionales del sector de congresos y reuniones. Vendrán muchísimas más aplicaciones cada vez más especializadas para el sector. Ya hay empresas, como Ootoweb y Active Network que proporcionan aplicaciones para el iPad para sus sistemas de inscripción y gestión de asistentes online. Y, como antes, ¡habrá muchas más! Un número de organizadores cada vez mayor ha sustituido su carpeta de anillas por una tableta y está aprendiendo cómo gestionar datos, al tiempo que supervisa sus eventos.
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Los organizadores de reuniones deben hacer un seguimiento de un sinfín de detalles (los pedidos de catering/número de comensales, el alquiler de salas y equipos audiovisuales, el personal, las necesidades de los expositores, la cifra de inscripciones, los detalles de decoración, el entretenimiento, las necesidades de los ponentes e invitados VIP y el transporte, entre otros muchos). Durante un evento, los organizadores también pasan mucho tiempo de pie, sin que tengan fácil acceso a archivos informáticos.
