Tecnología y herramientas para la organización de congresos y reuniones

Durante la última década la tecnología ha evolucionado a un ritmo vertiginoso. De forma constante llegan al mercado productos tecnológicos cada vez mejores,más rápidos y más económicos, los cuales están revolucionando el turismo de congresos y reuniones hasta tal punto que es a menudo difícil estar al corriente de todas las novedades. Al igual que las anteriores, esta sección no pretende enumerar todos los productos disponibles sino proporcionar a los implicados en la planificación y organización de congresos y reuniones una visión general de las tendencias tecnológicas actuales. También te recomendamos los artículos sobre tecnología en artículos interesantes, así como usar nuestra herramienta eventilo.com, que te permite organizar eventos online de forma sencilla.

Blogs

Últimamente, ha surgido entre asociaciones y organizaciones la tendencia de utilizar los blogs –agendas online informales– en detrimento de otras publicaciones, para mantener a sus miembros al tanto de actividades y eventos próximos.

Los blogs son una forma eficaz de estimular un debate en tiempo real sobre los contenidos de las sesiones, la elección del lugar de celebración y otros asuntos relacionados. Asimismo, constituyen un canal de comunicación más rápida y económica que un boletín de noticias, puesto que no hay gastos de imprenta ni de envío postal. Y, puesto que suelen contener un gran número de enlaces, normalmente figuran en un puesto destacado de las búsquedas de los motores de búsqueda, cuyo funcionamiento se basa en enlaces (como Google), lo que ayuda a incrementar el número de visitas a tu página y, consecuentemente, a llegar a un público más numeroso.

Hay muchos paquetes de software para blogs disponibles. Si no estás familiarizado con el tema, merece la pena visitar un sitio web que ofrezca software gratuito para aprender cómo funcionan. Al igual que otras tecnologías, los blogs también tienen sus inconvenientes. Puesto que implican investigar, redactar contenidos y moderar comentarios, requieren mucha dedicación. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Wikis

Un wiki es un tipo de sitio web en donde se acepta que usuarios creen, editen, borren o modifiquen el contenido de una página web, de una forma interactiva, fácil y rápida. La principal utilidad de un wiki es que te permite crear y mejorar las páginas de forma instantánea, sin necesitar conocimientos de programación. Debido a la sencillez de su interfaz, constituye una herramienta muy útil para la organización y programación de eventos. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

RSS (Really Simple Syndication – Sindicación Muy Sencilla)

Un producto que se está haciendo muy popular es la Sindicación Muy Sencilla –una aplicación del lenguaje de marcación extendido (XML) para la distribución de titulares de noticias, u otros contenidos, en la red– que se incorpora en blogs y sitios web. Puedes enchufar tu alimentador de RSS en el lector de noticias de tu ordenador o de sitios web especiales, que luego te comunicarán en tiempo real el envío de contenidos nuevos a los sitios que estás vigilando.

Dentro de muy poco, cuando la RSS esté más difundida, los organizadores de eventos utilizarán este sistema para mantener al público beneficiario al corriente en detrimento de los correos electrónicos, que tienden a ser bloqueados por los filtros de spam, ignorados o borrados accidentalmente. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Rich media

«Rich media» es un término que abarca una amplia gama de medios interactivos digitales, que se fijan en una página web o se descargan de un sitio web para visualizarlos con un reproductor. Con el auge de la banda ancha, rich media es la herramienta del futuro para hoteles y lugares de celebración, ya que con imágenes, planos, visitas virtuales y de 360°, vídeo, animación, flashes, audio y música será más fácil para los consumidores visualizar su viaje. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Boletines electrónicos (suscribete a nuestro newsletter)

Los boletines electrónicos, o newsletters, como se conocen internacionalmente, constituyen una herramienta de comunicación muy útil para la planificación y organización de eventos y, al igual que los blogs, para la retroalimentación posterior. Básicamente un sitio web conectado a una base de datos compleja de asistentes, asistentes potenciales y otros interesados, su principal ventaja sobre los blogs es que puedes segmentar la información en diferentes áreas de interés, lo que te permite enviarla a suscriptores concretos. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Herramientas de autoreserva o de gestión estratégica de reuniones

Hay muchas herramientas de este tipo en el mercado: algunas se centran en la gestión, mientras que otras están diseñadas para organizadores. Teniendo en cuenta que no son baratas, estas herramientas se ajustan mejor a las necesidades de corporaciones que a las de PYMES. Y mientras que algunas son bastante básicas, otras son más completas, incorporándolo casi todo desde el control de políticas y la programación de eventos hasta sistemas de medida y la generación de informes. Además, la mayoría de estas herramientas es compatible con otros sistemas. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Sistemas online de inscripción de asistentes

Una herramienta que te puede ahorrar mucho tiempo y recursos humanos es un sistema online de inscripción de asistentes, como los que utilizan muchos OPC, DMC, agencias de organización de congresos y reuniones, y cadenas de hoteles internacionales.

Al igual que las herramientas de gestión estratégica de reuniones, hay muchos sistemas disponibles. Aunque la mayoría tiene capacidad para inscribir a asistentes, gestionar viajes y alojamiento, y generar informes, no todos los sistemas ofrecen las mismas prestaciones. Algunos envían comunicados concretos a diferentes grupos, confirmación automatizada para inscripciones y cualquier cambio que se introduzca, además de generar listas de alojamiento en tiempo real, calcular y actualizar automáticamente los costes por persona a lo largo del proceso de inscripción, y proporcionar encuestas detalladas antes y después del evento, entre otras prestaciones, mientras que otros sistemas son más limitados. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Herramientas online de inscripción

Si la facturación de tu empresa o el número de eventos que organizas al año no justifica una uerte inversión en herramientas avanzadas de gestión de reuniones o de inscripción de asistentes, podrías sopesar la posibilidad de utilizar una herramienta online de inscripción en el lugar de celebración de tu evento.

Algunas herramientas te permiten imprimir los nombres de los asistentes, para hacer credenciales, pero poco más, mientras que otros tienen la capacidad para generar bases de datos buscables de perfiles detallados de los asistentes, imprimir listas de asistentes con el mismo perfil, enviar mensajes a asistentes, y programar reuniones. No resulta una forma muy eficaz de networking mirar las chapas de los demás asistentes durante la pausa para el café, armado con un puñado de tarjetas de visita, o patear una feria de muestras intentando encontrar lo que realmente te interesa.

El valor añadido de este tipo de aplicación reside en que también proporciona al usuario estadísticas valiosas sobre el público beneficiario. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Etiquetas digitales interactivas

Todavía hablando del networking, las etiquetas digitales interactivas, que se intercomunican por medio de sensores infrarrojos a través de una red inalámbrica con un servidor central, permiten a los organizadores de un evento hacer un seguimiento de la asistencia y de los asistentes. Cuando éstos se acercan los unos a los otros, los sensores de las etiquetas intercambian información, sus pantallas LCD mostrando las áreas de interés común. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Etiquetas de identificación por frecuencia de radio (RFID por sus siglas en inglés)

La identificación por frecuencia de radio va a revolucionar no sólo la sociedad en general sino también el turismo de congresos y reuniones. Las etiquetas de identificación por frecuencia de radio son chips de ordenador minúsculos, con una enorme capacidad de almacenamiento de datos, que pueden transmitir a través de materiales no metálicos, la ropa y el cuerpo humano. Cuando una etiqueta entra en el radio de acción de un lector o un transmisor-receptor, los datos que contiene se transmiten por medio de ondas de frecuencia. Huelga decir que las aplicaciones para el turismo de congresos y reuniones son múltiples. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Wi-Fi

Desde luego, las etiquetas digitales y la tecnología RFID carecen de sentido si el lugar de celebración no tiene Wi-Fi. No hace mucho, los sistemas de Internet inalámbricos eran prácticamente desconocidos en España. Hoy in día, hay cada vez más hoteles, lugares de celebración y centros de negocios equipados con sistemas de Wi-Fi. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.

Herramientas interactivas

Las herramientas interactivas se están haciendo cada vez más populares con los organizadores de reuniones y cursos de formación. Un sistema consiste en una serie de pantallas LCD, con sus respectivos teclados, todos interconectados por medio de una red local, o, si se instalan en más de una habitación, a través de localizaciones remotas. Entre otras funciones, el sistema proporciona evaluaciones en tiempo real para cursos de formación. Ver artículos recientes sobre tecnología en artículos interesantes.