Como ya se ha mencionado en el checklist anterior, hay que realizar la planificación y organización del evento con mucha antelación. Puesto que nuestra intención es la de proporcionarte una lista de comprobación general, adaptable a la mayoría de los eventos, no hemos incluido los plazos para las fases preliminar y de organización.
Fase preliminar
Constituye un comité de planificación, que debe convocarse a menudo.
Determina el objetivo principal del evento.
Identifica el público beneficiario y discute sobre la manera más eficaz de transmitirle tu mensaje.
Decide quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si va a ser interna o externa.
Prepara un presupuesto preliminar.
Identifica todos las fuentes de ingresos (patrocinadores, subvenciones, alquiler de stands, comercialización, etc.), si procede.
Fija la cuota de inscripción y establece una política de descuentos, en su caso.
Preselecciona al menos dos fechas para la celebración del evento.
Elige el destino, el lugar de celebración (varios, a ser posible) y el formato del evento.
Establece un calendario preliminar para el evento.
Concreta el presupuesto.
Define la estrategia promocional, si procede.
Si la organización va a ser externa, prepara una petición de presupuesto detallada.
Selecciona las agencias y/o a los expertos a los que quieres enviar la petición de presupuesto.
Envía un primer aviso a los asistentes potenciales por correo electrónico, boletín electrónico, correo normal o fax.
Ponte en contacto con conferenciantes, personalidades y la prensa, si procede, para comprobar su disponibilidad.
Organización (externa)
Si vas a contratar una agencia o a un experto, estudia los presupuestos antes de llevar a cabo la contratación.
Fija una fecha para la celebración del evento.
Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
Recompila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.
Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos, etc.).
Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
Coordina con regularidad con los organizadores.
Organización (interna)
Diseña un programa detallado para la organización preliminar, identificando y asignando las tareas.
Negocia las tarifas y reservas de alojamiento, comida, transporte y actividades adicionales (actividades para cónyuges y lúdicas, entretenimiento, etc.), si procede.
Fija una fecha para la celebración del evento.
Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa, etc.
Envía un segundo aviso a los asistentes potenciales, incluyendo información detallada sobre el evento y, si procede, el procedimiento de inscripción.
Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario.
Empieza a preparar los impresos, de ser necesario.
Realiza una visita de inspección, sobre todo si no estás familiarizado con el lugar de celebración y/o destino.
Elige la decoración y repasa los preparativos y/o la disposición de los asientos.
Alquila los equipos audiovisuales y, a ser necesario, contrata al personal ocasional.
Decide si vas a necesitar medidas de seguridad.
Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).
Ten un plan para situaciones imprevistas.
Recompila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento.
Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad y/o haz gestiones para los asistentes que deseen llegar antes del comienzo del evento o quedarse unos días después.
Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos, etc.).
Confirma todas las reservas y comprueba todos los detalles.
Concreta el procedimiento de inscripción en el lugar de celebración, si procede.
Las verificaciones después del evento
Cierra las cuentas.
Envía una carta a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., agradeciéndoles su colaboración.
Obtén retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico o de una newsletter.
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