Planificación eventos, ideas y consejos para eventos

Objetivos

Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–.
Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.).
Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación.
Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones.
A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos.

Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta.
Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda.
Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.

Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible.
Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrás que tomar.
Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos
Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos.
Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo.
Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga).
Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete.
Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales.
Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan personalidades, exigirán medidas de seguridad.
Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación.
Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración.
Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia.
Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.

Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que desde luego debe adaptarse bien al formato).
Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendación.)
Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional.
Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada.
Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente recomendados.
Ten siempre un plan para situaciones improvistas.
Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección al lugar de celebración.