En estos tiempos de presupuestos ajustados y rendimiento del capital invertido (ROI), la racionalización de costes ha llegado a desempeñar un papel importante en la actividad comercial cotidiana. Para mayor brevedad, hemos incluido tan sólo algunas de las muchas ideas preconizadas actualmente para ahorrar dinero en la organización de un evento.
Planifica y organiza tu evento con mucha antelación y, ya que muchos lugares de celebración te ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas, sé flexible en cuanto a las fechas.
Estudia varias ofertas antes de decantar por una de ellas.
Por lo general, los hoteles españoles tienen buenos precios y hacen honor al número de estrellas que les han otorgado, así que estudia la posibilidad de escoger un hotel de tres o cuatro estrellas en vez de uno con cinco.
Responsabiliza al organizador o al coordinador del comité de organización de todos los pagos; si hay más de una personas con autorización de ordenarlos, esto suele crear confusiones y, como resultado, te será más difícil contabilizar los gastos.
Aunque algunas agencias de viajes ofertanpaquetes interesantes y económicos, el auge de los vuelos de bajo coste ha revolucionado el mercado, además de incrementar el número de destinos.
Si vas utilizar el avión como modo de transporte, quizá sea más económico usar una aerolínea de bajo coste, comprar los billetes en el Internet o, en caso de que todos los participantes del evento vengan del mismo sitio, fletar un avión.
Con el advenimiento del Internet, los viajes de inspección sólo son necesarios para los eventos de envergadura.
Algunos lugares de celebración te permitirán negociar tarifas y otros no.
La popularidad de un lugar de celebración, la competencia local, y las fechas también influirán en las posibilidades de negociación.
Por regla general, puedes contar con obtener descuentos por venta anticipada (de seis meses a un año).
La mayoría de los hoteles siguen una política preestablecida para elevar la categoría del alojamiento de personalidades y para habitaciones gratuitas, que normalmente se calcula sobre el número de las de pago; por lo tanto, habrá poco margen para la negociación.
Lo mismo se puede decir de las salas de reunión de los hoteles: algunos ofrecen salas gratuitas a sus clientes, dependiendo de la cantidad de habitaciones de pago y el número de pernoctaciones, y otros no.
Puede que las tarifas para salas de reunión varíen según el día –suelen ser más baratas los domingos y los jueves–.
Ofrece descuentos a los participantes que se registren antes de una fecha determinada.
Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectas organizar varios eventos en el mismo destino, una solución poco aventurera pero económica consiste en gestionarlo todo con el mismo hotel, lugar de celebración, y/o proveedor, lo cual se conoce como un programa de proveedores preferenciales.
Utiliza un mínimo de proveedores.
Un buen número de hoteles y empresas de catering ofrece descuentos por venta anticipada y para eventos de envergadura, aunque suelen ser en especie: vinos o menús de más calidad; o una cierta flexibilidad en cuanto al horario.
Muchos restaurantes, incluso algunos de categoría, ofertan menús, incluyendo vino, café y licores, que siempre son más económicos que comer a la carta.
En caso de celebrar el evento en un hotel, asegúrate de que el personal tenga una lista de las personas autorizadas a cargar gastos en la cuenta maestra, y que la dirección sepa que no te responsabilizarás de ningún gasto no autorizado.
Si barajas la posibilidad de celebrar tu evento al aire libre, el buen clima de España hace que sea prácticamente innecesario disponer de un lugar de celebración alternativo en caso de mal tiempo.
La fiabilidad del clima es también un factor importante en la planificación de actividades al aire libre, deportes de aventura, o reuniones y eventos de golf
Si se trata de la organización de una reunión o evento de golf, ten en cuenta que los precios pueden variar considerablemente.
Si vas a volar con una aerolínea de bajo coste, es posible que sea más económico alquilar los palos que llevar los propios.
Algunos museos, monumentos y atracciones ofrecen descuentos a grupos.
Asimismo, hay descuentos por venta anticipada, y para grupos, de entradas de conciertos, obras de teatro y otros espectáculos.
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