Technologie et outils pour l'organisation de congrès et réunions en Espagne

Lors des dix dernières années, la technologie a évolué à un rythme vertigineux. Des produits technologiques de plus en plus performants, rapides et à un coût intéressant arrivent constamment sur le marché, bouleversant le tourisme de congrès et de réunions à tel point qu'il est souvent difficile d'être informé de toutes les nouveautés. Comme pour les sections précédentes, nous ne prétendons pas énumérer ici tous les produits disponibles, mais donner aux responsables de la planification et de l'organisation de congrès et de réunions un aperçu des tendances technologiques actuelles. Nous vous recommendons aussi les articles sur la tecnologie dans la section articles intéressants.

Blogs

Dernièrement, les associations et les organisations tendent à utiliser les blogs (journal de bord informel) au détriment d'autres publications afin d'informer leurs membres des activités et des événements à venir.

Les blogs sont un outil efficace pour favoriser un débat en temps réel sur les contenus des séances, le choix du lieu de réunion et d'autres questions similaires. De même, ils constituent un canal de communication plus rapide et moins cher qu'une lettre d'information puisqu'il n'y a pas de frais de publication ni d'envoi postal. De plus, étant donné qu'ils contiennent souvent un grand nombre de liens, ils occupent normalement une place de choix dans les résultats de recherches dans les moteurs dont le fonctionnement repose sur des liens (comme Google) ce qui contribue à augmenter le nombre de visites de votre site et vous permet de toucher un public plus vaste.

Il existe un grand nombre de progiciels disponibles pour créer votre blog. Si vous n'êtes pas très au point dans ce domaine, visiter un site Web offrant un logiciel gratuit pour en apprendre le fonctionnement est une bonne initiative. Comme d'autres technologies, les blogs présentent aussi des inconvénients. Les recherches à mener, la rédaction des contenus et le rôle de modérateur des commentaires exigent beaucoup de temps.

Wikis

Un wiki est un type de site Web où les usagers peuvent créer, éditer, effacer ou modifier le contenu d'une page de façon interactive, facile et rapide. Son utilité principale est de vous permettre de créer et d'améliorer les sites instantanément, sans qu'il soit nécessaire d'avoir des connaissances en matière de programmation. En raison de la simplicité de son interface, il constitue un outil très utile pour l'organisation et la programmation d'événements.

RSS (Really Simple Syndication)

Un produit de plus en plus populaire est la Syndication vraiment simple (une application du langage de balisage extensible (XML) pour la distribution des titres des nouveautés ou d'autres contenus sur la Toile) qui est incorporé aux blogs et sur les sites Web. Vous pouvez connecter votre fils RSS au lecteur de nouvelles de votre ordinateur ou à d'autres sites Internet spéciaux qui vous communiqueront ensuite en temps réel la mise à jour de nouveaux contenus sur les sites que vous surveillez.

D'ici peu, quand la RSS sera plus étendue, les organisateurs d'événements utiliseront ce système pour informer le public cible au détriment des courriels, qui sont normalement bloqués par les filtres anti-spam, ignorés ou effacés accidentellement.

Rich media

«Rich media» est un terme qui regroupe toute une gamme de moyens numériques interactifs qui s'affichent sur un site Internet ou en sont téléchargés pour être visionnés moyennant un reproducteur. Avec l'essor du haut débit, « rich media » est l'outil d'avenir pour les hôtels et les lieux de réunion puisque grâce aux images, aux plans, aux visites virtuelles et à 360°, à la vidéo, à l'animation, aux flashes, à l'audio et à la musique, il sera plus facile pour les consommateurs de visualiser leur voyage.

Bulletins électroniques (abonnez-vous à notre newsletter)

Les bulletins électroniques, ou newsletter d'après leur appellation internationale, constituent un outil de communication très utile pour la planification et l'organisation d'événements et, tout comme les blogs, pour le retour d'information. Il s'agit en fait d'un site Internet connecté à une base de données complexe de participants, d'assistants potentiels et d'autres intéressés. Son avantage principal par rapport aux blogs réside dans le fait que vous pouvez segmenter l'information selon les domaines d'intérêt, ce qui vous permet de l'envoyer à des abonnés concrets.

Logiciel d'autoréservation ou de gestion stratégique de réunions

Il y a de nombreux outils de ce type sur le marché : certains se centrent sur la gestion, tandis que d'autres sont conçus pour les organisateurs. Compte tenu de leur coût élevé, ces logiciels s'adaptent mieux aux besoins des grandes entreprises qu'à ceux des PME. Si certains sont assez élémentaires, d'autres sont plus complets, couvrant presque tout, du contrôle des politiques et de la programmation événementielle jusqu'aux systèmes de mesure et l'élaboration de rapports. La majorité de ces outils sont compatibles avec d'autres systèmes.

Systèmes d'inscription en ligne des assistants

Un outil qui vous permet de gagner beaucoup de temps et d'économiser les ressources humaines est un système d'inscription en ligne des assistants, comme ceux utilisés par beaucoup d'OPC, de DMC, d'agences d'organisation de congrès et de réunions ou encore de chaînes d'hôtels internationaux.

Comme pour les logiciels de gestion stratégique de réunions, il y a beaucoup de systèmes disponibles. La plupart permettent d'inscrire les assistants, d'organiser les voyages et l'hébergement et d'élaborer des rapports mais tous les systèmes n'offrent pas les mêmes prestations. Certains envoient des communiqués précis à différents groupes, une confirmation automatisée de l'inscription et signalent tout changement survenu. Ils peuvent aussi élaborer des listes d'hébergement en temps réel, calculer et mettre automatiquement à jour les dépenses par personne tout au long du processus d'inscription et fournir des enquêtes détaillées avant et après l'événement, alors que d'autres systèmes sont plus limités.

Outils d'inscription en ligne

Si le chiffre d'affaires de votre entreprise ou le nombre d'événements que vous organisez chaque année ne justifie pas un lourd investissement en logiciels modernes de gestion de réunions ou d'inscription d'assistants, vous pouvez envisager la possibilité d'utiliser un outil d'inscription en ligne sur le lieu où se déroule votre événement.

Certains outils vous permettent d'imprimer les noms des participants pour faire des étiquettes, sans plus, tandis que d'autres peuvent créer des bases de données incluant le profil détaillé des inscrits, imprimer des listes de personnes présentant un même profil, envoyer des messages aux assistants et programmer des réunions. Regarder les badges des autres participants pendant la pause-café, armé d'une poignée de cartes de visite, ou parcourir une foire-exposition en essayant de trouver ce qui vraiment vous intéresse s'avère une méthode assez peu efficace de réseautage.

La valeur ajoutée de ce type d'application réside dans le fait qu'elles offrent aussi à l'usager des statistiques intéressantes sur le public cible.

Étiquettes numériques interactives

Toujours au sujet du réseautage ou networking les étiquettes numériques interactives, qui communiquent entre elles grâce aux capteurs infrarouges à travers un réseau sans fil avec un serveur central, permettent aux organisateurs d'un événement d'obtenir un suivi de la participation et des assistants. Quand ces derniers entrent en contact, les capteurs des étiquettes échangent des informations et leurs écrans LCD affichent les centres d'intérêt communs.

Système d'identification par radiofréquence (RFID d'après ses sigles en anglais)

L'identification par radiofréquence ne va pas seulement bouleverser la société en général mais aussi le tourisme de congrès et de réunions. Les dispositifs d'identification par radiofréquence sont de minuscules puces informatiques avec une énorme capacité de stockage de données qui peuvent transmettre à travers des matériaux non métalliques, vêtements et corps humain. Lorsqu'une étiquette entre dans le rayon d'action d'un lecteur ou d'un transmetteur-récepteur, les données qu'elle contient sont transmises au moyen d'ondes de fréquence. Inutile de dire que les applications dans le cadre du tourisme de congrès et de réunions sont multiples.

Wi-Fi

Bien sûr, les étiquettes numériques et la technologie RFID ne sont d'aucune utilité si le lieu choisi pour votre réunion ne dispose pas de Wi-fi. Il y a peu de temps encore, les systèmes d'Internet sans fil étaient pratiquement inconnus en Espagne. Aujourd'hui, de plus en plus d'hôtels, de lieux de réunion et de centres d'affaires sont équipés de systèmes Wi-fi.

Outils interactifs

Les outils interactifs sont de plus en plus populaires chez les organisateurs de réunions et dans les cours de formation. Le système consiste en une série d'écrans LCD, avec leurs claviers respectifs, tous reliés grâce à un réseau local, ou quand il s'agit d'une installation dans plus d'une salle, moyennant des sites à distance. Entre autres fonctions, le système offre des évaluations en temps réel pour les cours de formation.