Par ces temps de budgets serrés et de retour sur investissement (ROI), la rationalisation des coûts joue un rôle important dans l'activité commerciale quotidienne. Pour faire bref, nous ne citons que quelques-unes des nombreuses idées préconisées actuellement pour réduire les coûts de l'organisation d'un événement.
Planifiez et organisez votre événement très longtemps à l'avance et, sachant que bien des lieux de réunionvous offriront des tarifs plus avantageux à certaines périodes, soyez flexible quant aux dates.
Étudiez plusieurs offres avant de vous décider pour l'une d'entre elles.
Les prix des hôtels espagnoles sont intéressants et les établissements font honneur au nombre d'étoiles qui leur ont été attribuées. Envisagez donc la possibilité de retenir un hôtel trois ou quatre étoiles au lieu d'un hôtel cinq étoiles.
Confiez à l'organisateur ou coordinateur du comité d'organisation la responsabilité de tous les paiements. S'il y a plus d'une personne autorisée à effectuer les ordres de paiement, cela peut donner lieu à confusion et il vous sera plus difficile de maîtriser les dépenses.
Même si certaines agences de voyages offrent des paquets touristiquesintéressants et économiques, l'essor des vols low-cost a révolutionné le marché et augmenté le nombre de destinations.
Si vous choisissez l'avion comme moyen de transport, utiliser une compagnie aérienne low-cost, acheter les billets en ligne ou, si tous les participants de l'événement viennent du même endroit, affréter un avion peut vous faire faire des économies.
L'Internet permet aujourd'hui de limiter les voyages d'inspection sur place aux événements d'envergure.
En ce qui concerne les lieux de réunion, dans certains cas vous pourrez négocier les tarifs, dans d'autres non.
La popularité d'un site, la concurrence locale et les dates influent aussi sur les possibilités de négociation.
En règle générale, vous pouvez obtenir des remises en cas de vente anticipée (de 6 mois à un an à l'avance).
La plupart des hôtels ont une politique préétablie pour les chambres V.I.P et les chambres gratuites, qui normalement se calculent selon le nombre de chambres payantes. Il y donc là peu de marge pour la négociation.
Pour ce qui est des salles de réunion des hôtels, certains offrent des salles gratuites à leurs clients en fonction de la quantité de chambres payantes et du nombre de nuitées, d'autres non.
Les tarifs des salles de réunion peuvent varier suivant le jour de la semaine : elles sont habituellement meilleur marché du dimanche au Jeudi.
Offrez une réduction aux participants qui s'inscrivent avant une date déterminée.
S'il s'agit d'un événement organisé tous les ans ou plusieurs fois par an, ou si vous envisagez d'organiser plusieurs événements à un même endroit, une solution peu originale mais rentable consiste à tout négocier avec le même hôtel, le lieu de réunion ou le fournisseur, formule intitulée « programme de fournisseurs préférentiels ».
Réduisez le nombre de fournisseurs au maxium.
Beaucoup d'hôtels et de traiteurs offrent des réductions en cas de vente anticipée et pour les grands évènements ; elle se fait normalement en nature : des vins ou des menus de meilleure qualité ; ou une certaine flexibilité quant aux horaires.
De nombreux restaurants, y compris certains de haut standing, offrent des menus avec vin, café et liqueurs inclus, qui sont toujours plus intéressants que de manger à la carte.
Si votre événement se déroule dans un hôtel, assurez-vous que le personnel dispose d'une liste des personnes autorisées à imputer des dépenses au compte principal, et faites savoir à la direction que vous n'assumerez aucune dépense non autorisée.
Si vous envisagez une manifestation en plein air, le climat privilégié de l'Espagne rend pratiquement inutile la prévision d'un lieu de réunion de remplacement en cas de mauvais temps.
La fiabilité du climat est un facteur important lors de la planification d'activités en plein air, de sports d'aventure ou de réunions et de manifestations de golf.
En ce qui concerne l'organisation d'une réunion ou d'une manifestation de golf, sachez que les prix peuvent varier considérablement.
Si vous allez utiliser une compagnie aérienne low-cost, il est possible qu'il soit plus intéressant de louer les clubs que d'amener les vôtres.
Certains musées,monuments et attractions offrent des remises aux groupes.
La vente anticipée d'entrées pour des concerts, des pièces de théâtre et d'autres spectacles mais aussi pour les groupes, permet également d'obtenir des réductions.
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