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Idées et conseils » Comment planifier et organiser un événement

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Que ce soit pour 50 participants ou pour plus de 500, la planification, l'organisation et la tenue d'un congrès ou de journées de travail peut s'avérer une expérience décourageante, même pour des personnes averties. Inutile de dire qu'un congrès ou une réunion mal organisés nuiront à la réputation de l'organisateur et, plus grave encore, à celle du sponsor. D'où l'intérêt de se poser une série de questions importantes avant d’entreprendre la planification d'un évènement, y compris de se demander s'il a vraiment lieu d'être.

Pourquoi l’organiser ?

Vous devez d'abord vous demander si la manifestation que vous souhaitez organiser est le moyen le plus rapide, facile et meilleur marché de transmettre votre message au public cible de la façon la plus efficace et personnelle possible. Il existe en effet aujourd'hui des moyens bien moins complexes et moins onéreux d'obtenir les mêmes résultats, comme envoyer un rapport ou une brochure de promotion aux intéressés, ou utiliser les médias. Bien sûr, ce n'est pas le cas pour des activités pour lesquelles le contact direct entre participants est décisif que ce soit pour des raisons professionnelles, de formation ou de réseautage, de voyages d'incentive, d'activités visant à favoriser l'esprit d'équipe (ce que l'on appelle le «team building») ou encore d'événementiel purement ludique.

Planification et organisation

Si vous avez décidé de continuer, l'étape suivante sera de vous demander si vous allez l'organiser vous(même, en solitaire ou comme coordinateur d'un comité de planification, ou s'il vaut mieux faire appel à une agence d'organisation ou à un spécialiste.

Si vous choisissez la deuxième option, il est possible que le spécialiste en question soit une personne possédant les connaissances pratiques nécessaires « prêtée » par une entreprise extérieure, ou bien l'une des nombreuses agences, entreprises et professionnels du secteur (organisateurs professionnels de congrès, de conventions et/ou d'expositions (OPC), entreprises de gestion de destinations (DMC), agences événementielles, agences d'incentives, agences de voyages traditionnelles, etc.). Quelle que soit l'option retenue, si les employés de l'entreprise sont expérimentés vous aurez fait un bon choix ; dans le cas contraire, ce sera finalement à vous d'assumer leur travail. Attention alors au piège des économies illusoires car il est difficile d'échapper à un certain nombre d'erreurs habituelles.

Lorsque vous faites appel à une personne ou à une entreprise extérieure, vous devez savoir que toutes les agences, les entreprises ou les professionnels du secteur qui se prétendent tels ne sont pas forcément membres d'une association professionnelle, comme par exemple, MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), SpainDMCs (Asociación Española de Destination Management Companies), la SIMA (Spanish Incentives and Meeting) l'OPC Andalucia, l'OPC Spain ou l'UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes).

Pour surmonter cette embûche vous pouvez restreindre le procédé de sélection aux professionnels ou aux entreprises associées qui vous ont été expressément recommandés ou qui peuvent vous fournir des lettres de recommandation sérieuses. Pour éviter des surprises désagréables, surtout lorsque vous organisez un événement à l'étranger, il est conseillé de faire appel à des fournisseurs recommandés, avec un curriculum impeccable. À cet égard, les «convention bureaus» peuvent vous apporter des informations utiles sur les lieux de réunion et les fournisseurs.

Que vous comptiez sur vos propres moyens (organisation interne) ou que vous préfériez recruter une agence ou un spécialiste extérieur, il vous faut constituer un comité. Pour ce faire, le profil à retenir est celui d'une personne de confiance, responsable et flexible qui sache travailler en équipe et soit habilitée à prendre des décisions. Il est donc indispensable que le coordinateur participe au processus de sélection, et puisse refuser d'éventuels membres improductifs, incompétents et conflictuels. De plus, bien que l'on ne doive évincer aucune personne importante, il est recommandé de limiter les membres du comité au nombre strictement nécessaire.

Le comité de planification doit d'abord décider si l'événement va être organisé avec la totalité ou une partie des ressources propres ou externes sans oublier que, d'après Cotterel, pour organiser une conférence d'une durée de deux ou trois jours pour 200 personnes, il faut compter environ 250 heures ou six semaines de travail normal, plus deux ou trois journées de 18 heures juste avant la tenue de la manifestation.

Si vous choisissez la première possibilité, vous devez sélectionner les membres de l'équipe responsable de l'organisation (d'une seule personne à un groupe de personnes, en fonction de l'importance de l'événement), y compris les intermédiaires, puis déterminer les différentes phases du processus de planification dans lesquelles chacun d'entre eux sera impliqué. Si vous optez pour la deuxième possibilité, il est souhaitable d'élaborer une demande de devis (« Request for Proposal » en anglais) comprenant toute l'information possible, comme le type de public, l'assistance prévue, les statistiques des expériences précédentes...

Format

Avant de passer à l'organisation en soi, plusieurs questions étroitement liées doivent être bien claires pour toutes les personnes impliquées : par exemple, le format.

Réunion d'entreprise, congrès d'association, retraites professionnelles, stages de formation ou de préparation individuelle, voyages d'incentive, conférences scientifiques ou médicales, manifestations de golf, activités de « team building », lancement de produits, campagnes publicitaires, foires-expositions...: la liste est interminable. Par ailleurs l'événementiel pluridisciplinaire ou hybride, le mélange de deux activités ou plus afin de toucher un public plus large, d'économiser de l'argent ou de générer des revenus additionnels, ne contredit pas les règles déjà énoncées.

Public cible et assistance prévue

Public cible et assistance prévueLes décisions majeures seront bien sûr prises par la direction, mais toutes les personnes impliquées dans la planification (le coordinateur et le comité de planification) doivent être sûres du format et de la durée de l'événement. Elles doivent également connaître le type de public et le nombre de participants prévus.

Si vous ne connaissez pas vraiment le profil du public visé ou le nombre de participants (ce qui est en général le cas quand il n'y a pas de statistiques d'expériences préalables), la planification (et la budgétisation) peut rapidement se transformer en cauchemar.

Pour ce qui est des activités ludiques, des cours et des stages, des réunions d'une seule journée, des voyages d'incentives et des activités de « team building », cette question ne pose généralement aucun problème. Néanmoins, l'approche est autre si votre manifestation doit être rentable ou tout au moins ne pas être déficitaire. Par exemple, si elle s'étale sur plusieurs jours et coïncide avec une période de vacances, il faudra peut-être permettre l'assistance des conjoints et des enfants, avec tout ce que cela suppose comme difficultés supplémentaires d'organisation et de surcoût. Il y a d'ailleurs souvent des conférenciers qui, voulant profiter au maximum de ce type d'évènement, viennent avec leurs conjoints, arrivent quelques jours avant la réunion et prolongent leur séjour après leur intervention, surtout lorsqu'elle se tient à l'étranger ou dans un pays exotique.

Il faut souvent avoir recours à des conférenciers ou à des responsables de stages (quelques fois très longtemps à l'avance) qui peuvent percevoir des honoraires en plus des frais de voyage et qui, s'ils sont étrangers, requièrent d'un interprète. Il en est de même pour les invités particuliers comme des personnalités ou les représentants des médias.

Un autre chapitre à aborder est celui de la dotation de personnel pour l'événement, qui variera en fonction de son envergure. Il peut s'agir de personnes travaillant pour l'entreprise sponsor si elle dispose d'effectifs suffisants ou bien de personnel recruté pour l'occasion, ce qui est probablement l'alternative meilleur marché lorsqu'il s'agit d'un événement organisé à l'étranger. Pour les manifestations sportives ou des tournois, n'oubliez pas la possibilité de faire appel à des bénévoles. Il ne faut jamais négliger la question de la sécurité, notamment dans les cas des foires-expositions ou d'un congrès international, ou si des personnalités sont attendues. Enfin, il faut prévoir des mesures adaptées aux personnes handicapées.

Budget

BudgetLe point suivant est celui du budget à prévoir. Il ne s'agit pas d'une simple feuille de calcul mais bien d'un document comprenant des activités de planification et de gestion, y compris une liste des dépenses prévues, les sources de revenu et le bénéfice esperé. Très souvent, les organisateurs seront obligés de travailler sur la base d'un budget fixe. Par ailleurs, l'évènement peut s’avérer équilibré voire même rentable grâce aux frais d'inscription, aux vente d'entrées, à la location des stands, aux sponsors ou aux subventions, à la commercialisation et la vente de produits, etc. Si votre manifestation est à but non lucratif, il est primordial de déterminer dès le début qui, du sponsor et des participants, va assumer quelles dépenses.

À prévoir dans les frais, une assurance. Même si les primes sont de plus en plus élevées, vous devez examiner tous les risques potentiels avant de déterminer le type de couverture dont vous avez besoin en plus de la responsabilité civile, minimum indispensable.

Le sponsor prenant normalement en charge les coûts, il est souhaitable de le faire participer à la planification du budget et ceci, tout au long du processus. Un autre avantage de cette façon de procéder est que le coordinateur et le comité de planification sont ainsi toujours au courant de la situation. Le coordinateur doit assumer en exclusivité la responsabilité du budget et autoriser les paiements, de la planification préliminaire jusqu'à la clôture des comptes. Si les responsables budgétaires se multipliaient, il deviendrait difficile de maîtriser les dépenses et d'exiger des responsabilités au coordinateur au sujet de la dépense globale. En règle générale, le coordinateur ou la personne responsable de la planification du budget doit prévoir une réserve de 20% du budget pour les imprévus.

Programmation

La réussite d'un projet dépend généralement d'une bonne programmation. Il est indispensable de prévoir un délai réaliste pour la planification et l'organisation. Malheureusement ces prémices sont rarement respectées, surtout dans le secteur de l’entreprise. Il faut normalement compter un an de délai pour planifier et organiser un événementiel d'envergure .

Lorsque vous devez travailler avec un budget fermé, il est intéressant de pouvoir jouer sur les dates afin d'obtenir les meilleurs tarifs en matière d'hébergement, de restauration, pour le lieu de réunion et les activités ludiques. La flexibilité est un excellent outil de négociation.

Bien d'autres facteurs entrent en jeu, comme les obligations professionnelles des assistants, qu'il s'agisse des participants ou des conférenciers, l'existence d'événements de nature similaire organisés à même date ou à une date proche, les jours fériés, les périodes de vacances, les conditions météorologiques prévues, etc. En somme, il n'est pas facile de choisir une date qui satisfasse 100 personnes et moins encore 500, surtout quand vous travaillez avec un budget fixe. C'est une tâche qui peut prendre des dimensions herculéennes si la planification comporte la réservation d'un grand nombre de billets d'avion et de chambres d'hôtel.

Destination et lieu de réunion

Hotel TorrequebradaQue ce soit pour la budgétisation ou pour d'autres considérations, vous devez décider dès le début du processus de planification du lieu où va se dérouler votre événement. Cette décision peut avoir été prise unilatéralement par la direction ou le sponsor et le choix du lieu peut être très précis (un hôtel de charme dans la région montagneuse de Ronda, par exemple), moyennement précis (lieu de réunion dans un rayon de 35 km autour de Séville) ou assez imprécis : « peu importe le lieu pourvu qu'il soit original et à un prix intéressant «.

À moins que le type d'évènementiel exige un espace isolé, le lieu choisi doit être facile d'accès : près d'une autoroute, d'une gare ou d'un aéroport international. Si les participants prennent des vols intercontinentaux, ils seront sous le coup du décalage horaire et la dernière chose qu'ils souhaiteront sera d'entreprendre un long voyage en voiture, en autocar ou en train. La distance entre l'aéroport et le lieu de réunion doit être raisonnable, c'est-à-dire ne pas dépasser les deux heures quel que soit le moyen de transport.

Inutile de dire que le lieu choisi doit être confortable et adapté aussi bien au type d'évènement organisé qu'au profil moyen des participants. Il est essentiel de connaître les goûts du public cible avant de décider du lieu où va se dérouler la manifestation et du type de l'endroit à choisir. La tendance actuelle est à des lieux de réunion plus innovateurs, il y donc de plus en plus de marge pour l'originalité (sans toutefois exagérer). Même si une destination a été imposée aux organisateurs, cela ne signifie pas qu'il faille renoncer à l'imagination. Parmi les endroits originaux et de plus en plus populaires pour organiser une manifestation figurent, entre autres, les musées, les bâtiments historiques, les jardins botaniques, les haciendas, les théâtres et les yachts.

Pour aider la direction à prendre la décision correcte, une sélection préalable des lieux possibles est conseillée avec une liste des avantages et des inconvénients de chacun d'entre eux. Internet rend désormais moins nécessaires les visites d'inspection préalables même s'il est conseillé d'en effectuer au moins une, surtout dans le cas d'événements importants et à forte répercussion.

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