Comité de planification et rôle du coordinateur

• Constituer un comité de planification devant inclure le sponsor ou son représentant, plus des représentants de tous les intéressés (sociétés, institutions, public cible, etc.)
• Nommer comme membres du comité des personnes habituées au travail en équipe et habilitées à prendre des décisions. Souvenez-vous, l'idée selon laquelle « plus c'est mieux ! » est erronée dans le cas des comités de planification.
• Nommer un coordinateur qui puisse, si nécessaire, prendre des décisions.
• Afin de maîtriser les dépenses, le coordinateur doit être la seule personne autorisée à effectuer les paiements.

Public cible

• Déterminer précisément le public visé et, si vous n'en connaissez pas les besoins réels, les cerner par le biais d'une enquête.
• Essayer de voir ce que font les concurrents directs ou des associations similaires afin d'identifier les tendances actuelles et donc un éventuel déséquilibre de la demande.
• S'il est important de toucher un public le plus large possible, examiner la possibilité d'organiser un événement multidisciplinaire, d'inclure des vidéoconférences ou d'utiliser la diffusion par Internet.

Budget

• Si possible, élaborer le budget en fonction de statistiques d'expériences précédentes.
• Fixer un budget pour l'événement, en prévoyant une réserve de 10% pour les imprévus. Cette mesure est essentielle car les ressources financières disponibles auront une influence directe sur les autres décisions à prendre.
• Établir qui du sponsor ou des participants va assumer telles ou telles dépenses.
• Si votre manifestation doit générer des bénéfices ou couvrir les frais, il vous faut identifier toutes les sources de revenus.
• Examiner tous les risques potentiels avant de décider du type de police d'assurance à souscrire, en plus de la responsabilité civile minimum.

Format et durée

• Choisir le format qui s'adapte le mieux au public cible.
• Être réaliste quant à la durée de l'événement.

Assistance prévue

• Pour calculer l'assistance prévue, ne pas se laisser emporter par l'optimisme.
• En cas d'absence de statistiques d'expériences précédentes, faire une étude de marché ou une enquête (en dépit du coût et du travail que cela suppose, cela vous permettra de réduire les frais et le stress à la longue).
• Décider si vous allez inviter des conférenciers et/ou des personnalités, et vérifier s'ils auront besoin d'un interprète.
• Calculer la quantité de personnel dont vous aurez besoin lors de l'événement et si vous aurez recours à vos effectifs ou à des travailleurs occasionnels.
• Tenir compte du fait que les événements d'envergure ou ceux auxquels participent des personnalités impliquent la mise en place de mesures de sécurité.
• Prévoir les mesures nécessaires pour les participants handicapés.

Programmation

• S'il s'agit d'un événement d'envergure, il faut l'organiser au moins 12 mois à l'avance.
• Flexibilité vivement conseillée quant aux dates de célébration. Si le budget est serré, négocier les tarifs les plus avantageux pour l'hébergement, les billets d'avion (si nécessaire), les repas et les salles ou les lieux de réunion.
• Tenir compte des fêtes nationales, régionales et locales, des vacances scolaires ainsi que d'autres événements similaires organisés à la même date et des conditions météorologiques prévues. Tous ces facteurs peuvent avoir une influence négative sur la participation.
• Contacter les conférenciers très longtemps à l'avance.

Destination et lieu de réunion

• Décider du lieu et du type d'espace où organiser votre événement (qui doit évidemment bien s'adapter au format).
• S'il s'agit d'un évènement de courte durée ou d'une seule journée, choisir un lieu de réunion accessible, proche du lieu de résidence ou de travail des participants (avec l'essor des vols low-cost, l'amélioration des liaisons routières et ferroviaires, cette recommandation s'avère parfois moins importante).
• Sélectionner une série de lieux de réunion possibles avec pour chacun d'entre eux une liste des avantages et des inconvénients.
• Rester réalistes : emmener 100 personnes provenant de pays différents dans un lieu de retraite en montagne n'est pas aussi facile que de les réunir dans un centre de convention rural situé à une demie heure d'un aéroport international.
• Si vous allez faire appel, partiellement ou totalement, à une agence d'organisation ou à un spécialiste externe, préparer une demande de devis détaillée.
• Sélectionner soigneusement les agences ou les spécialistes qualifiés qui vous ont été expressément recommandés ou pouvant présenter des lettres de recommandation.
• Penser toujours à une solution de rechange en cas d'imprévu.
• Même si avec le développement de l'Internet, les visites de reconnaissance ne sont plus nécessaires, en cas d'événementiel important, se rendre au moins une fois sur le lieu choisi est conseillé.

Idées et conseils