Comme nous l'avons indiqué dans la check-list précédente, la planification et l'organisation d'un événement doit se faire très longtemps à l'avance. Notre intention étant de vous présenter une check-list générale, valable pour la plupart des manifestations, les délais des phases préliminaires et d'organisation n'y figurent pas.
Phase préliminaire
Constituer un comité de planification à convoquer très régulièrement.
Déterminer quel est l'objectif principal de l'événement.
Identifier le public cible et examiner la façon la plus efficace de lui transmettre votre message.
Décider qui va s'occuper de la planification de l'événement, c'est-à-dire si la planification va se faire en interne ou en externe.
Préparer un budget préalable.
Repérer si nécessaire, toutes les sources de revenus (sponsors, subventions, location de stands, commercialisation, etc.).
Fixer les frais d'inscription et le cas échéant, une politique de réductions.
Présélectionner au moins deux dates pour la tenue de l'événement.
Choisir la destination, le lieu de réunion (plusieurs, si possible) et le format de l'événement.
Prévoir un calendrier préalable pour l'événement.
Concrétiser le budget.
Définir la stratégie promotionnelle, s'il y a lieu.
En cas d'organisation externe, préparer une demande de devis détaillée.
Sélectionner les agences et /ou les spécialistes auxquels vous voulez envoyer la demande de devis.
Envoyer une première information aux participants potentiels par courriel, bulletin électronique, courrier normal ou fax.
Contacter les conférenciers, les personnalités et le cas échéant, la presse, pour vous assurer de leur disponibilité.
Organisation (externe)
Si vous allez faire appel à une agence ou à un spécialiste, étudier les devis avant de tout engagement.
Fixer une date pour votre événement.
Contacter les conférenciers les plus importants et envoyer des invitations à la presse, etc.
Envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l'événement et s'il y a lieu, sur le procédé d'inscription.
Rédiger un communiqué de presse si nécessaire.
Commencer à préparer les imprimés si nécessaires.
Dresser une liste définitive des assistants quelques semaines avant la date de l'événement.
Faire imprimer le programme de l'événement et les documents nécessaires (étiquettes, brochures, etc.)
Souscrire une police assurance pour l'événement (couvrant au moins la responsabilité civile)
Travailler en coordination étroite et régulière avec les organisateurs.
Organisation (interne)
Élaborer un programme détaillé pour l'organisation préliminaire, en identifiant et assignant chacune des tâches à réaliser.
Négocier les tarifs et les réservations de l'hébergement, des repas, du transport et s'il y a lieu, des activités complémentaires (activités pour les conjoints, activités ludiques, loisirs, etc.).
Fixer une date pour votre événement.
Contacter les conférenciers les plus importants et envoyer des invitations à la presse, etc.
Envoyer une deuxième information aux participants potentiels, en apportant des informations détaillées sur l'événement et, s'il y a lieu, sur le procédé d'inscription.
Rédiger un communiqué de presse, si nécessaire.
Commencer à préparer les imprimés si nécessaires.
Faire une visite d'inspection, surtout si vous ne connaissez pas le lieu de réunion ni la destination.
Choisir la décoration et vérifiez les préparatifs et la disposition des sièges.
Louer les équipements audiovisuels et si nécessaire, faire appel au personnel occasionnel.
Décider si des mesures de sécurité doivent être prévues.
Souscrire une police assurance pour l'événement (au moins la responsabilité civile).
Prévoir une solution de rechange pour les imprévus.
Élaborer une liste définitive des participants quelques semaines avant la date de l'événement.
Prendre les mesures nécessaires pour les handicapés et effectuer les démarches pour les assistants qui souhaitent arriver quelques jours avant l'événement ou rester un peu après.
Faire imprimer le programme de l'événement et les documents nécessaires (étiquettes, brochures, etc.).
Confirmer toutes les réservations et vérifier tous les détails.
Concrétisez le procédé d'inscription sur le lieu de réunion si nécessaire.
Les vérifications après l'événement
Procéder à la clôture des comptes.
Envoyer une lettre aux sponsors, aux conférenciers, aux personnalités, etc. pour les remercier de leur collaboration.
Recueillir l'opinion des participants par courriel ou par le biais d'une newsletter.
Si vous planifiez un événement en Espagne ou au Maroc, prenez contact avec nous ou directement avec les 750 prestataires de qualité sur notre portail pour des devis gratuits, sans obligations et sans commissions.
Avec plus d'un million de pages vues et 1,000 demandes de devis par mois, Event Planner Spain est actuellement le portail le
plus visité pour l’organisation événementielle en Espagne, disponible en huit langues et avec des visites de plus de 160 pays.
Si vous offrez des services pour événements en Espagne ou au Maroc, inscrivez-vous pour un essai gratuit d’une année.
Si vous souhaitez annoncer sur notre portail, contactez-nous pour une proposition intéressante.
4x4, Tours GPS, buggy, quads
