Wie schon in der vorigen Checkliste erwähnt, sollte mit der Planung und Organisation eines Events lange vor dem Veranstaltungstermin begonnen werden. Da wir Ihnen einen allgemeingültigen Leitfaden passend für die meisten Veranstaltung zur Verfügung stellen möchten, haben wir keine Fristen für die Vorbereitungsphase und die Organisation eingeschlossen.
Vorbereitungsphase
Stellen Sie einen Planungsausschuss zusammen, der regelmäßig zusammentreffen sollte.
Bestimmen Sie das Hauptziel der Veranstaltung.
Identifizieren Sie die Zielgruppe und diskutieren Sie über die beste und effizienteste Art, Ihre Botschaft zu übermitteln.
Entscheiden Sie wer die Planung des Events durchführen soll, sprich, ob die Veranstaltung intern oder extern organisiert werden soll.
Bestimmen Sie ein vorläufiges Budget.
Identifizieren Sie ggf. alle möglichen Einkommensquellen (Sponsoren, Subventionen, Vermietung von Messeständen, Merchandising, usw.).
Setzen Sie die Höhe der Anmeldegebühr fest und entwickeln Sie ggf. eine Ermäßigungspolitik.
Treffen Sie eine Vorauswahl von mindestens zwei Veranstaltungsterminen.
Wählen Sie die Destination, den Veranstaltungsort (wenn möglich mehrere) und das Format des Events aus.
Bestimmen Sie einen ersten Ablauf der Veranstaltung.
Konkretisieren Sie das Budget.
Entwickeln Sie ggf. eine Werbestrategie.
Wenn die Organisation extern erfolgen soll, bereiten Sie eine detaillierte Anfrage vor.
Wählen Sie die Agenturen und/oder die Experten aus, an welche Sie die Anfrage senden möchten.
Senden Sie einen ersten Bescheid an die möglichen Teilnehmer per E-Mail, Newletter, Briefpost oder Fax.
Nehmen Sie ggf. Kontakt mit Rednern, VIPs und der Presse auf, um deren Verfügbarkeit abzufragen.
(externe) Organisation
Wenn Sie eine Agentur oder einen Experten engagieren möchten, prüfen Sie die Kostenvoranschläge bevor sie einen Vertrag abschließen.
Bestimmen Sie einen Veranstaltungstermin.
Engagieren Sie Schlüsselredner und senden Sie Einladungen an die Presse, usw.
Schicken Sie eine zweite Mitteilung an die potenziellen Teilnehmer, inkl. detaillierter Information zur Verastaltung und ggf. dem Anmeldeverfahren.
Verfassen Sie wenn notwendig eine Pressemitteilung.
Beginnen Sie wenn notwendig mit der Vorbereitung der Drucksachen.
Erstellen Sie einige Wochen vor Veranstaltungstermin eine endgültige Teilnehmerliste.
Geben Sie den Druck des Veranstaltungsprogramms und weiterer notwendigen Drucksachen in Auftrag (Etiketten, Broschüren, usw.).
Versichern Sie die Veranstaltung (mindestens mit einer Haftpflichtversicherung).
Sprechen Sie sich regelmäßig mit den Organisatoren ab.
(interne) Organisation
Gestalten Sie ein detailliertes Programm für die Vor-Organisation und bestimmen und verteilen Sie darin genau die Aufgaben.
Verhandeln Sie ggf. die Tarife, Kontingente und Konditionen von Unterkunft, Mahlzeiten, Transport und zusätzlichen Aktivitäten (Begleiter-, Rahmen-, Unterhaltungsprogramme, usw.).
Bestimmen Sie einen Veranstaltungstermin.
Engagieren Sie Schlüsselredner und senden Sie Einladungen an die Presse, usw.
Schicken Sie eine zweite Mitteilung an die potenziellen Teilnehmer, inkl. detaillierter Information zur Verastaltung und ggf. dem Anmeldeverfahren.
Verfassen Sie wenn notwendig eine Pressemitteilung.
Beginnen Sie wenn notwendig mit der Vorbereitung der Drucksachen.
Führen Sie eine Inspektionsreise durch, vor allem wenn Sie den Veranstaltungsort und/oder das Zielgebiet nicht kennen.
Wählen Sie die Dekoration aus und überprüfen Sie die Vorbereitungen und/oder die Tischordnung.
Mieten Sie die audiovisuelle Technik und engagieren Sie zusätzliches Personal, wenn nötig.
Entscheiden Sie ob Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen.
Versichern Sie die Veranstaltung (mindestens mit einer Haftpflichtversicherung).
Halten Sie einen Plan für unvorhersehbare Situationen bereit (“Plan B”).
Erstellen Sie einige Wochen vor Veranstaltungstermin eine endgültige Teilnehmerliste.
Sorgen Sie für die notwendigen Maßnahmen für Teilnehmer mit einer Behinderung und/oder kümmern Sie sich um die Teilnehmer, die vor Veranstaltungstermin anreisen oder ihren Aufenthalt verlängern möchten.
Geben Sie den Druck des Veranstaltungsprogramms und der notwendigen Drucksachen in Auftrag (Etiketten, Broschüren, usw.)
Bestätigen Sie alle Reservierungen und überprüfen Sie alle Details.
Konkretisieren Sie ggf. das Anmeldeverfahren am Veranstaltungsort.
Vorgehensweise nach der Veranstaltung
Machen Sie einen Rechnungsabgleich.
Senden Sie einen Brief an die Sponsoren, Redner, VIPs., usw., in dem Sie sich für die Zusammenarbeit bedanken.
Sammeln Sie Feedback von den Teilnehmern per E-Mail oder Newsletter.
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