Ob für 50 oder mehr als 500 Teilnehmer, die Planung, Organisation und Durchführung eines Kongresses oder eines Seminars kann selbst für die kühlsten Köpfe eine aufreibende Erfahrung sein. Überflüssig zu erwähnen, dass ein schlecht organisiertes Event den Organisator und, was noch wichtiger ist, den Auftraggeber, in ein übles Licht rückt. Aus diesem Grund ist es notwendig, sich vor Beginn der Planung einige wichtige Fragen zu stellen, allen voran diese: ist die Veranstaltung wirklich notwendig?
Zuallererst müssen Sie sich fragen, ob die Veranstaltung die Sie organisieren möchten, die schnellste, einfachste und günstigste Art ist, dem gewünschte Zielpublikum Ihre Botschaft so effizient und persönlich wie möglich zu übermitteln. Heutzutage gibt es wesentlich weniger aufwändige und teure Möglichkeiten, die die gleichen Ergebnisse bringen, wie etwa der Versand eines Berichts oder eines Werbeprospekts oder die Medien. Natürlich gilt dies nicht für Aktivitäten, bei denen der persönliche Kontakt zwischen den Teilnehmern aus beruflichen, ausbilderischen oder Gründen des Networking entscheidend ist, ebenso wie für Incentivereisen, Teambuilding Aktivitäten oder reine Vergnügungsveranstaltungen.
Wenn die Entscheidung für die Durchführung des Events gefallen ist, dann ist der nächste Schritt sich zu fragen, ob Sie selbst die Veranstaltung organisieren, entweder alleine oder als Mitglied eines Planungsausschusses, oder ob es nicht eventuell besser wäre, eine Veranstaltungsagentur oder einen Experten zu engagieren.
Wählen Sie Letzteres, so kann ein erfahrener Experte einer externen Agentur an Ihr Unternehmen ausgeliehen werden, oder Sie beauftragen eine der vielen Agenturen, Unternehmen und Profis die in diesem Bereich tätig sind, wie professional congress, professionelle Organisatoren von Kongressen (PCOs), Tagungen und/oder Messen, Incoming Agenturen (DMCs), Event Agenturen, Incentive Agenturen, traditionelle Reisebüros, usw. Falls Sie sich dazu entscheiden das Event selbst zu organisieren, so bedenken Sie, dass Sie sich um alle Aufgaben kümmern müssen. Damit dies zur Zufriedenheit ablaufen kann, müssen die Mitarbeiter mit diesen Aufgaben vertraut sein. Was auf den ersten Blick Kosten spart, kann sich als wirtschaftliche Fehlentscheidung herausstellen, hinsichtlich der möglichen Pannen, die passieren können.
Beim Beauftragen eines Fremdunternehmens beachten Sie bitte, dass nicht alle Agenturen, Firmen oder Profis, die sich als solche bezeichnen, Mitglieder in einer Berufsvereinigung, sind, wie z.B. MPI (Meeting Professionals International), SITE (Society of Incentive Travel Executives), ( SpainDMCs/b> (Vereinigung spanischer Incoming Agenturen), SIMA (Spanische Vereinigung für Incentives und Meetings), OPC Andalucía, OPC Spain oder UNAV (Nationaler Reisebüroverband).
Eine Art dieses Problem zu lösen ist, sich bei der Auswahl nur auf diejenigen Profis und Firmen zu beschränken, die Mitglied bei einem der genannten Verbände sind und seriöse Referenzen vorweisen können oder die Ihnen speziell empfohlen wurden. Um unangenehme Überaschungen zu vermeiden, vor allem wenn Sie eine Veranstaltung im Ausland organisieren, ist es ratsam, nur sehr empfehlenswerte Anbieter mit einwandfreier Berufshistorie zu engagieren. Zu diesem Zweck können Ihnen die Convention Bureaux hilfreiche Informationen zu Eventlocations und Anbietern vermitteln.
Ob Sie nun Ihren eigenen Fähigkeiten vertrauen (interne Organisation) oder es vorziehen eine externe Agentur oder Person zu beauftragen (Outsourcing), Sie sollten in jedem Fall ein Planungskomitee bilden. Hierfür werden zuverlässige, verantwortungsbewusste, flexible und teamfähige Personen gesucht, die außerdem befugt sind, Entscheidungen zu fällen. Der Koordinator soll in den Auswahlprozess mit einbezogen sein und das Recht haben, ein Veto gegen unproduktive, inkompetente oder schwierige Mitglieder einzulegen. Desweiteren wird geraten, auch wenn keine wichtige Person fehlen darf, die Anzahl der Ausschussmitglieder auf ein Minimum zu beschränken.
Eine der ersten Entscheidungen des Komitees ist, ob das Event teilweise oder komplett durch Eigen- oder Fremdleistung organisiert werden soll, dabei ist nach Cotterell zu beachten, dass man aller Wahrscheinlichkeit nach für die Organisation einer Konferenz von zwei oder drei Tagen Dauer und mit 200 Teilnehmern mit 250 Stunden oder etwa 6 Arbeitswochen, sowie weiteren zwei oder drei Arbeitstagen von je 18 Stunden unmittelbar vor der Veranstaltung rechnen muss.
Fällt die Wahl auf die erste Option, müssen Sie die mit der Organisation beauftragten Teammitglieder auswählen (von einer bis zu einer Gruppe von Personen, je nach Größe der Veranstaltung), sowie auch Mittelsleute, und jedem seinen Verantwortungsbereich bei den unterschiedlichen Phasen im Planungsprozess zuteilen. Wählen Sie die zweite Möglichkeit, so ist es üblich eine Angebotsanfrage (Request of Proposal in Englisch) mit soviel Information wie möglich zu verfassen, wie z.B. Gruppenprofil, vorgesehene Teilnehmerzahl, Statistiken aus vorhergehenenden Veranstaltungen, usw.
Vor Beginn der Organisation einer Veranstaltung müssen mehrere sich ergänzende Fragen für alle Beteiligten geklärt werden, wie z.B. das Format der Veranstaltung.
Firmenevents, Kongresse Lehrgänge, Managerklausuren, Coaching oder Seminare, Incentivereisen, wissenschaftliche oder Ärztekonferenzen, Golfmeetings, Teambuildingaktivitäten, Productlaunches, Werbekampagnen, Produktmessen: die Liste ist lang. Ebenso sind durchaus multidisziplinäre Veranstaltungen üblich, oder auch Mischveranstaltungen aus zwei oder mehr Aktivitäten, mit der Absicht, eine breitere Zielgruppe zu erreichen, Geld zu sparen oder zusätzliche Einnahmen zu erzielen.
Obwohl viele der wichtigsten Entscheidungen von der Geschäftsleitung getroffen werden, muss für alle bei der Planung Beteiligten (Koordinator und Planungsausschuss) klar sein, welches Format und welche Dauer das Event haben soll. Außerdem sollten sie wissen wer teilnimmt und wie hoch die vorgesehene Teilnehmerzahl ist.
Wenn Sie nicht genau wissen, wer Ihre Zielgruppe ist oder wie viele Personen teilnehmen (was der Fall ist wenn es keine Statistik von früheren Veranstaltungen gibt), kann die Planung und die Kostenermittlung zum Albtraum werden.
Im Fall von Vergnügungsaktivitäten, Lehrgängen, Coachings, Tagesmeetings, Incentivereisen und Teambuildingaktivitäten stellt dies normalerweise kein Problem dar. Die Sachlage ist jedoch anders, wenn das Event rentabel sein soll. Wenn z.B. mehrere Übernachtungen vorgesehen sind oder die Veranstaltung mit einer Ferienzeit zusammenfällt, so kann es diplomatisch (und notwendig) sein, das Mitbringen von Partnern und Kindern zu erlauben, was zusätzliche Probleme bei der Organisation und Extrakosten verursacht. Es gibt immer Teilnehmer, die eine Veranstaltung für einen Kurzurlaub nutzen wollen und in Begleitung ihres Partners einige Tage vor Beginn der Veranstaltung an- und/oder einige Tage nach der Veranstaltung abreisen, vor allem wenn die Veranstaltung im Ausland oder an einem exotischen Ziel stattfindet.
Oft müssen Redner oder Personaltrainer engagiert werden (manchmal lange im voraus), die möglicherweise zuätzlich zum Honorar Reisekosten verlangen und, wenn es sich um Personen aus dem Ausland handelt, einen Dolmetscher benötigen. Das Gleiche gilt für besondere geladene Gäste wie VIPs oder Medienrepräsentanten.
Ebenso muss man sich mit der Frage des für die Veranstaltung notwendigen Personals beschäftigen, abhängig von der Größe des Events. Es können Mitarbeiter des Auftraggebers sein, sofern in ausreichender Anzahl vorhanden, oder Kurzzeitangestellte, was die günstigste Möglichkeit darstellt, wenn die Veranstaltung im Ausland stattfindet. Im Falle von Sportveranstaltunge or tournaments oder -wettkämpfen sollten Sie die Möglichkeit nicht ungeachtet lassen, ehrenamtliche Helfer zu beschäftigen. Ein weiterer Punkt ist die Sicherheit, vor allem wenn es sich um Produktmessen und internationale Kongresse handelt oder wenn VIPs erwartet werden. Schließlich müssen auch nötige Vorkehrungen für behinderte Teilnehmer getroffen werden.
Der nächste Punkt auf der Tagesordnung ist das Budget. Dabei handelt es sich nicht nur einfach um eine Kakulationstabelle, sondern um ein Schlüsseldokument, in dem alle Planungs- und betriebswirtschaftlichen Aktivitäten vereint sind, inklusive einer Liste der vorgesehenen Kosten, Einkunftsquellen und vorgesehener Gewinn. In vielen Fällen müssen die Organisatoren mit einem Fixbudget auskommen. Oder es wird angestrebt die Kosten zu decken oder aber auch, dass das Event Gewinn abwirft durch Anmeldegebühren, Verkauf von Eintrittskarten, Vermietung von Standplätzen, Sponsoren, Subventionen, Merchandising, Produktverkauf, usw. Wenn Sie eine Veranstaltung ohne Gewinnorientierung veranstalten, ist es wichtig, schon zu Anfang festzulegen, welche Kosten die Teilnehmer und welche der Auftraggeber übernimmt.
Apropos Kosten, oft vergisst man eine Versicherung abzuschließen. Auch wenn die Prämien immer teurer werden, es lohnt sich alle möglichen Risiken zu berücksichtigen und sich dann für einen adäquaten Versicherungsschutz zu entscheiden. Das gilt nicht für die Haftpflichtversicherung, die in jedem Fall Pflicht ist.
Da der Auftraggeber normalerweise die Rechnungen bezahlt, sollte er von Anfang bis Ende bei dem Prozess der Budgetplanung miteinbezogen werden; dies beinhaltet den zusätzlichen Vorteil, dass Koordinator und Planungsausschuss immer über die Vorkommnisse auf dem Laufenden sind. Die Kostenkontrolle und Zahlungsbefugnis sollte von der Vorplanung bis zum Rechnungsabschluss allein der Koordinator haben; sind hier zuviele Personen beteiligt, wird es schwierig, die Kosten zu überwachen und demzufolge für den Koordinator den Überblick über die Gesamtkosten zu behalten. In der Regel sollte der Koordinator oder die verantwortliche Person bei der Planung des Budgets etwa 20% für unvorhergesehene Kosten zurücklegen.
Der Erfolg einer Veranstaltung steht und fällt mit der zeitlichen Planung. Es ist dringend erforderlich eine realistische Vorlaufzeit für die Planung und Organisation zu setzen. Leider wird dies oft von Konzernen und Firmen nicht berücksichtigt. Grundsätzlich benötigt man etwa ein Jahr Vorlaufzeit für die Planung und Organisation einer Großveranstaltung.
Wenn Sie mit einem Fixbudget arbeiten müssen, kann es von Vorteil sein, alternative Veranstaltungstermine zu haben, um so die günstigsten Tarife für Unterkunft, Verpflegung, Eventlocation und/oder Unterhaltungsaktivitäten zu bekommen. Die Flexibilität ist darüberhinaus ein hervorragendes Verhandlungswerkzeug.
Viele zusätzliche Faktoren gilt es zu berücksichtigen, wie etwa die beruflichen Verpflichtungen aller Teilnehmer, ob nun Besucher oder Redner, andere Veranstaltungen ähnlicher Natur die zur gleichen Zeit stattfinden oder direkt zuvor oder danach, Feiertage, Ferienzeiten, zu erwartende Witterungsbedingungen, usw. Alles in allem ist es nicht einfach einen Termin zu finden der 100 Personen passt, geschweige denn 500, vor allem wenn man mit einem Fixbudget arbeitet; und es ist eine Aufgabe die herkulensische Ausmaße annehmen kann, wenn die Planung auch die Reservierung von unzähligen Flugtickets und Hotelzimmern beinhaltet.
Wie beim Erstellen des Budgets und anderer wichtiger Erwägungen, müssen Sie zu Beginn der Planung entscheiden, wo das Event stattfinden soll. Diese Entscheidung trifft meist die Geschäftsführung oder der Auftraggeber, mit ganz spezifischen (ein Hotel mit Charme in den Bergen von Ronda, z.B.) oder auch nicht so genauen (ein Veranstaltungsort im Umkreis von 35 km von Sevilla) oder ganz vagen Vorstellungen: "Jeder Ort kommt in Frage, sofern er originell ist und gute Preise bietet."
Außer das Event verlangt nach einem abgelegenen Veranstaltungsort, sollte dieser leicht zu erreichen sein: nahe der Autobahn, eines Fernbahnhofs oder internationalen Flughafens. Wenn die Teilnehmer mit Interkontinentalflügen anreisen, so kommen sie mit Jetlag an und das Letzte worauf sie dann Lust haben ist, nach der Landung noch eine lange Fahrt mit dem Auto, Bus oder Zug unternehmen zu müssen. Die Entfernung zwischen Flughafen und Veranstaltungsort muss zumutbar sein, d.h. nicht mehr als 2 Stunden, egal mit welchem Verkehrsmittel.
Es muss wohl nicht erwähnt werden, dass der Veranstaltungsort komfortabel und sowohl der Art der Veranstaltung als auch dem Durchschnittsprofil der Teilnehmer angemessen sein sollte. Den Geschmack der Zielgruppe zu kennen ist entscheidend bevor man den Veranstaltungsort und die Art der Veranstaltung auswählt. Aufgrund der momentanen Tendenz zu innovativeren Eventlocations gibt es immer mehr Spielraum für Originalität (ohne dabei zu übertreiben). Sogar wenn die Organisatoren, eine Destination vorgeschrieben bekommen, heißt das nicht, dass deshalb der Veranstaltungsort phantasielos sein muss. Als alternative Veranstaltungsorte werden, um nur einige zu nennen, Museen, historische Gebäude, Botanische Gärten, Haciendas, Theater und Yachten immer beliebter.
Um die Geschäftsleitung bei der Wahl der richtigen Entscheidung zu unterstützen, ist es hilfreich, eine Auswahl möglicher Veranstaltungorte mit ihren Vor- und Nachteilen zusammenzustellen. Mit der Verbreitung des Internet sind heute die Inspektionsreisen auch nicht mehr so wichtig wie zuvor; trotzdem empfehlen wir wenigstens eine Vorreise durchzuführen, wenn es sich um eine Großveranstaltung oder ein Event von großer Resonanz handelt.
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