Im allgemeinen sind Verträge für Hotelkontingente die Norm. Die Hotelverträge umfassen normalerweise die zu erbringenden Serviceleistungen, die Größe des Zimmerkontingents und den Zimmerpreis pro Nacht (mit Angabe darüber, ob die MWSt. eingeschlossen oder nicht eingeschlossen ist, Art der Verpflegung und Regelung der Freiplätze und/oder Upgrades). Zusätzlich werden im Vertrag die Kosten für eventuell zusätzliche Zimmer angegeben, ebenso wie die Zahlungsmodalitäten, die Check-In/Check Out Zeiten und Zusatzkosten im Falle von verspätetem Check-Out und natürlich die Stornogebühren oder Gebühren bei Reduzierung des Zimmerkontingents und/oder der Anzahl Nächte.

Alle nicht in Spanien ansässigen Firmen mit Sitz in einem der weiteren 26 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, Australien, Kanada, Kroatien, Island, Japan, Korea, Norwegen und der Schweiz können eine Erstattung der in Spanien bezahlten Mehrwertsteuer für bestimmte Ausgaben beantragen. Abzugfähige Ausgaben sind z.B. Firmenveranstaltungen, die Teilnahme an Messen, Benzinkosten (nur bei Warentransport), Unterkunft und Verpflegung, Mietwagen, sonstige Leistungen (wie Transport, Miete von technischen Geräten, usw.), Produkte die im Land bleiben und vorübergehend vor Ort eingestelltes Personal.

Sie können den Antrag zur Erstattung der Mehrwertsteuer (in Spanien IVA genannt) direkt oder über einen Vermittler beantragen. Wählen Sie den direkten Weg, müssen Sie das Formblatt 361 ausfüllen, welches Sie beim Spanischen Finanzamt erhalten (unterhält Niederlassungen in allen spanischen Provinzhauptstädten); Sie können es auch direkt von der Website des spanischen Finanzamts kostenlos im PDF Format herunterladen (Link). Anleitungen auf Englisch verfügbar in PDF Format. Das ausgefüllte Formular müssen Sie zusammen mit der Steuernummer Ihrer Firma oder Organisation und den Kopien der Rechnungen -Originalrechnungen bitte nur nach außerordentlicher Aufforderung durch das Finanzamt und in diesem Fall innerhalb von 14 Tagen nach der Benachrichtigung- an die nachfolgende Anschrift senden:

Die zweite Möglichkeit ist teurer und zeitaufwändiger, da eine dritte Partei bevollmächtigt werden muss (in Spanien meist unter gestor bekannt). Das Formblatt muss hierfür an die zuständige Regierungsabteilung des Herkunftslandes gesendet werden; im Falle der Bundesrepublick Deutschland ist dies beispielsweise die Auslandshandelskammer für Deutschland, AHK ( www.ahk.es).

Egal um welche Veranstaltung es sich handelt, ein Basis-Versicherungsschutz ist unbedingt notwendig. Als Organisator haften Sie rechtlich für die Teilnehmer der Veranstaltung. daher sollten Sie mindestens eine Haftpflichtversicherung oder eine Versicherung unfallartiger Personenschäden an Dritten abschließen, usw.. Zusätzlicher Schutz wäre die Absicherung von Schaden am Eigentum oder Diebstahl, Arbeitnehmerhaftpflichtversicherung (Schaden von Angestellten, Ihren eigenen oder kurzfristig angestellten), Stornierung (ungünstige Witterungsverhältnisse, Nichterscheinen von Schlüsselpersonen, stark reduzierte Teilnehmerzahl, technische Probleme bei Videokonferenzen, während der Reise oder bei Haustürgeschäften, usw.) und Terrorismus.

Aufgrund des ständig wachsenden Wettbewerbs zwischen etablierten und aufstrebenden Zielgebieten ist die Qualität der inzwischen wichtigste Faktor in der Tourismusindustrie geworden. Das Institut für die Tourismusqualität Spaniens (Instituto para la Calidad Turística Española) verleiht das "Q" für touristische Qualität an Unternehmen, Betriebe und Locations, die hierfür die geforderten Vorraussetzungen erfüllen.

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