Planungssauschuss und Rolle des Koordinators

• Stellen Sie ein Planungskomitee zusammen dem auch der Auftraggeber oder sein Repräsentant angehören sollte, zusätzlich zu Vertretern aller Beteiligten (Körperschaften, Einrichtungen, Zielgruppe, usw.).
• Wählen Sie für das Komitee teamfähige und flexible Personen, die auch befugt sind Entscheidungen zu treffen. Bedenken Sie folgendes: "je mehr desto besser" ist nicht richtig im Falle eines Planungsausschusses.
• Stellen Sie einen Koordinator auf, der, wenn möglich, befugt ist Entscheidungen zu treffen.
• Um Kosten zu kontrollieren sollte der Koordinator die einzige Person sein, die autorisiert ist, Zahlungen zu leisten.

Zielgruppe % Zielpublikum

• Bestimmen Sie genau Ihre Zielgruppe. Wenn Sie deren wirkliche Bedürfnisse nicht kennen, so ermitteln Sie diese mit Hilfe einer Umfrage.
• Erkundigen Sie sich danach, was Ihre direkten Konkurrenten oder ähnliche Unternehmen machen, um die aktuellen Tendenzen und folglich jedes Nachfragedefizit zu erkennen.
• Wenn ein so breites Publikum wie möglich erreicht werden soll, dann prüfen Sie die Möglichkeit ein multidisziplinäres Event zu organisieren, inklusive Videokonferenzen oder der Nutzung des Internet.

Budget

• Erstellen Sie das Budget wennn möglich auf der Basis von Erfahrungen und Statistiken von früheren Events.
• Ermitteln Sie ein Budget für die Veranstaltung und halten Sie davon 10% für Unvorhergesehenes zurück. Dieser Schritt ist äußerst wichtig, da die verfügbaren finanziellen Ressourcen jede weitere Entscheidung die Sie fällen müssen direkt beeinflusst.
• Legen Sie fest, wer zwischen Aufftraggeber und Teilnehmer welche Kosten übernimmt.
• Wenn ein Gewinn erwirtschaftet werden soll oder Kostendeckung vorgesehen ist, bestimmen Sie alle Einkommensquellen.
• Prüfen Sie alle möglichen Risiken und entscheiden Sie sich dann dafür, welche Absicherung Sie zusätzlich zur Haftpflichtversicherung benötigen, welche obligatorisch ist.

Format und Dauer

• Entscheiden Sie welches Veranstaltungsformat am besten zum Zielpublikum passt.
• Seien Sie realistisch bei der Festlegung der Veranstaltungsdauer.

Vorgesehene Teilnehmerzahl

• Seien Sie nicht zu optimistisch bei der Kalkulation der vorgesehenen Teilnehmerzahl.
• Stehen keine Statistiken von früheren Veranstaltungen zur Verfügung, so betreiben Sie Marktforschung oder starten Sie ein Umfrage. Obwohl dies teuer und aufwändig ist, können Ihnen diese Maßnahmen auf lange Siche viel Geld und Stress ersparen.
• Entscheiden Sie, ob Redner und%oder VIPs eingeladen werden sollen und wenn ja, ob diese einen Dolmetscher benötigen.
• Rechnen Sie aus, wie viel Personal Sie während der Veranstaltung benötigen und ob der Bedarf mit Ihrer eigenen Belegschaft gedeckt werden kann oder ob hierfür kurzzeitig zusätzliches Personal eingestellt werden muss.
• Bedenken Sie, dass bei Großveranstaltungen oder wenn VIPs anwesend sind, Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen.
• Sorgen Sie für die notwendigen Einrichtungen für Personen mit Behinderungen.

Vorlaufzeit % Timing

• Planen Sie für eine Großveranstaltung mindestens 12 Monate Vorlaufzeit ein.
• Seien Sie beim Veranstaltungsdatum flexibel, dann haben Sie bessere Karten wenn das Budget knapp ist und Sie günstigere Tarife für Unterkunft, Flugtickets (falls vorgesehen), Verpflegung und Tagungsräumen oder Eventlocations aushandeln müssen.
• Denken Sie an nationale, regionale und lokale Feiertage, Schulferien, ähnliche Veranstaltungen, die zum gleichen Zeitpunkt stattfinden und zu erwartende Witterungsbedingungen. Alle diese Faktoren können sich negativ auf die Anzahl der Teilnehmer auswirken.
• Engagieren Sie Redner mit großer Vorlaufzeit.

Zielgebiet und Veranstaltungsort

• Entscheiden Sie, wo die Veranstaltung stattfinden soll und in welcher Art von Eventlocation (die selbstverständlich gut zum Veranstaltungsformat passen soll).
• Wenn Sie ein Event von kurzer Dauer oder ein Tagesevent organisieren, wählen Sie einen schnell zu erreichenden Veranstaltungsort in der Nähe des Wohnortes oder Arbeitsplatzes der Mehrheit der Teilnehmer. (Mit dem steigenden Angebot an Billigflügen und besseren Straßen- und Bahnverbindungen kann diese Empfehlung auch teilweise außer Acht gelassen werden).
• Stellen Sie eine Liste der möglichen Veranstaltungsorte zusammen und heben Sie bei jedem Vor- und Nachteile hervor.
• Seien Sie realistisch: es ist nicht so einfach 100 Personen aus verschiedenen Ländern zu einem Rückzugsort in den Bergen zu bringen, als zu einem Tagungszentrum auf dem Land, welches eine halbe Stunde Fahrt von einem internationalen Flughafen entfernt ist.
• Wenn Sie eine Veranstaltungsagentur oder einen externen Experten teilweise oder mit der gesamten Organisation beauftragen möchten, bereiten Sie eine detaillierte Angebotsanfrage vor.
• Treffen Sie eine rigorose Auswahl aus qualifizierten Agenturen oder Experten, die Empfehlungsschreiben vorweisen können oder speziell empfohlen wurden.
• Halten Sie immer einen Plan B für unvorhersehbare Situationen bereit.
• Obwohl die Verbreitung des Internet ihre Notwendigkeit gemindert hat, im Falle von Großveranstaltungen ist es eine gute Idee, wenigstens eine Inspektionsreise zum Veranstaltungsort zu unternehmen.

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