Для чего организуется мероприятие?
Прежде всего, нужно определить, является ли данное мероприятие самым быстрым, простым и экономным способом наиболее эффективно и персонализированно воздействовать на целевую аудиторию. Ведь аналогичных результатов можно достичь и менее сложными и дорогостоящими методами, например отправить заинтересованным лицам рекламные брошюры или обратиться в средства массовой информации. Разумеется, речь не идет о тех мероприятиях, где решающим фактором является личный контакт между участниками в профессиональных, учебных или организующих целях, об инсентив-турах, командообразующих событиях (известных во всем мире под термином «тимбилдинг»
) или чисто развлекательных ивентах.
Планирование и организация
Если вы все-таки приняли решение провести мероприятие, нужно определить, собираетесь ли вы организовывать его самостоятельно – в одиночку или в качестве координатора подготовительного комитета, или же планируете прибегнуть к услугам специалиста или ивент-агенства
.
Если вы остановитесь на втором варианте, то организацию мероприятия возьмет на себя профессионал, представляющий одну из компаний сектора ивент-услуг: агенство по организации конгрессов, выставок и конференций, фирму по приему и комплексному обслуживанию туристов, агенство инсентив-туров или обычное турагенство. Самое главное – это найти опытного профессионала, четко знающего что от него требуется. В противном случае, все делать придется вам, и, хотя такой вариант может показаться на первый взгляд более дешевым, вам вряд ли удастся избежать ошибок.
Однако, надо иметь в виду, что не все фирмы и агенства, рекламирующие свои услуги, являются членами профессиональных ассоциаций например AEDMC (Испанская ассоциация агенств по комплексному обслуживанию туристов), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), федерации профессиональных организаторов конгрессов OPC Andalucía, OPC Spain и UNAV (Союз Туристических агенств Испании).
Поэтому стоит ограничить свой выбор теми организациями, которые могут предоставить серьезные рекомендательные письма и отзывы. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, особенно если вы организуете ивент заграницей, лучше воспользоваться услугами только очень надежных подрядчиков с безупречной репутацией. За информацией о площадках и подрядчиках можно обратиться в конвеншн-бюро.
Независимо от того, организуете ли вы мероприятие засчет собственных ресурсов или возложили эту задачу на специализированное агенство или внешнего специалиста, вам необходимо избрать подготовительный комитет. В его состав должны входить люди надежные, ответственные, с гибким мышлением, привыкшие к работе в команде и уполномоченные принимать решения. Важно, чтобы координатор участвовал в процессе отбора и имел право отклонять кандидатуры сотрудников, которые представляются ему некомпетентными, неэффективными или конфликтными. К тому же, стоит ограничить число членов комитета до необходимого минимума, не пренебрегая при этом нужными людьми.
Подготовительному комитету в первую очередь нужно решить, будет ли организация мероприятия осуществляться полностью или частично засчет собственных ресурсов или с привлечением внешних профессионалов. При этом не стоит забывать, что, согласно Коттерелю, для организации двух-трех- дневной конференции, рассчитанной на 200 участников, потребуется 250 часов или около 6 недель нормальной работы, плюс два или три дня работы по 18 часов в сутки непосредственно перед проведением.
Если вы решили взять подготовку мероприятия на себя, нужно составить команду, ответственную за его организацию (это может быть один человек или группа людей, в зависимости от размеров события), учесть посредников и определить функции членов команды на различных этапах процесса подготовки мероприятия. Если же вы предпочли второй вариант, то скорее всего сначала вам понадобится отправить запрос предложений (Request for Proposal), который должен включать максимум информации, как то целевая аудитория, предполагаемое количество участников, статистику по предыдущим ивентам, если таковая имеется, и т.д.
Форма мероприятия
Прежде чем приняться за подготовку мероприятия, нужно чтобы все сотрудники, задействованные в его организации, четко представляли себе, в какой форме будет проводиться ивент.
Это может быть бизнес-мероприятие, конгресс, корпоративный выезд, курсы, обучение или индивидуальная подготовка, инсентив-тур, научная или медицинская конференция, гольф-мероприятие, программа тимбилдинга, презентация товара, рекламная кампания, торговая выставка и т.п. Не возбраняются также мультидисциплинарные или смешанные ивенты, позволяющие охватить более широкую аудиторию, сэкономить средства или принести дополнительную прибыль.
Целевая аудитория и предполагаемое количество участников
Несмотря на то, что основные аспекты определяются в конечном итоге руководителями предприятия, все сотрудники. задействованные в подготовке мероприятия (координатор и подготовительный комитет) должны точно представлять форму и продолжительность ивента. К тому же, им необходимо знать предполагаемое количество участников и их профиль.
Если вы не очень уверены в том, кому адресован планируемый ивент и не знаете, сколько человек будет в нем участвовать (а так бывает всегда, когда нет статистики с предыдущих ивентов), планирование (и определение сметы) мероприятия может оказаться крайне затруднительным.
Подобные проблемы не возникают в случае развлекательных мероприятий, курсов и тренингов, однодневных встреч, инсентив-туров и программ тимбилдинга. Однако и в этих случаях следует предусмотреть возможные осложнения. Например, если событие продлится несколько дней и запланировано оно в период отпусков, стоит предвидеть прибытие супругов и детей участников, и связанные с этим организационные проблемы и расходы. Случается, что некоторые приглашенные хотят максимально использовать время, отведенное на мероприятие, и прибывают в сопровождении своих супругов за несколько дней до начала ивента, а уезжают на несколько дней позже, особенно если мероприятие проводится заграницей или в каком-либо экзотическом месте.
Иногда приходится учитывать не только транспортные расходы, но и гонорарыдокладчиков
или руководителей тренингов. Если они иностранцы, то вероятно им потребуется также переводчик
. То же касается и специальных гостей, например высокопоставленных лиц или представителей СМИ.
Для широкомасштабных ивентов, стоит предусмотреть услуги промо-персонала. Если спонсорная компания располагает большим штатом сотрудников, то промо-персонал может набираться из их числа, или же может быть приглашен специально для обслуживания мероприятия. Этот второй вариант является наиболее выгодным, если мероприятие проводится заграницей.
Если вы организуете спортивный ивент
или состязание, не стоит пренебрегать услугами волонтеров. Необходимо подумать о вопросах безопасности, если речь идет о коммерческой выставке, международном конгрессе или когда ожидается присутствие высокопоставленных гостей. И наконец, нужно принять соответствующие подготовительные меры, позволяющие участие инвалидов.
Смета
Следующим важным пунктом является смета мероприятия. Это не просто расчетный лист, а документ, содержащий перечень действий по планированию и координации мероприятия, включая список затрат, источников дохода и предполагаемой прибыли. В большинстве случаев организаторам приходится работать по уже утвержденной смете. Возможно, вам удастся уравновесить доходы и расходы или даже получить определенную прибыль засчет регистрационных взносов, продажи входных билетов, аренды стендов
, денег спонсоров, субсидий, продажи товара и т.п. Если ваше мероприятие носит некоммерческий характер, то очень важно с самого начала определить, кто из спонсоров и участников возьмет на себя каждую статью расходов.
Очень часто не учитывается такой важный момент как страхование
мероприятия. И хотя страховые взносы постоянно растут, тем не менее, прежде чем определить подходящий вам вид страховки, нужно принять во внимание все возможные риски, а также непременное страхование гражданской ответственности.
Так как обычно все расходы берет на себя спонсор, стоит подключить его к процессу планирования сметы. Это, к тому же, позволит координатору и подготовительному комитету быть все время в курсе происходящего. На координатора возлагается миссия руководить финансовой стороной мероприятия и утверждать расходы, начиная с подготовительного этапа планирования вплоть до закрытия счетов. Если в этом процессе задействовано слишком много людей, то становится невозможным контролировать расходы и требовать с координатора отчет за общие затраты. Координатор или ответственный за составление сметы должен выделить около 20% на непредвиденные расходы.
Программа
Успех мероприятия во многом зависит от программы. Совершенно необходимо установить реалистические сроки для планирования и организации ивента. К сожалению, этим советом часто пренебрегают, особенно в предпринимательском секторе. Нужно помнить, что, как правило, на планирование и организацию широкомасштабного мероприятия требуется около года.
Если вы работаете в рамках уже установленной сметы, имеет смысл определить альтернативные числа проведения ивента, чтобы получить более выгодные условия размещения
, питания
, аренды площадки и/или проведения досуга
. К тому же, не стоит забывать, что гибкость вообще – один из самых важных инструментов ведения переговоров.
Существует масса моментов, которые нужно иметь в виду, как например занятость всех участников – будь то слушатели или докладчики, наличие других сходных мероприятий во время, до или сразу после проведения ивента, выходные дни, периоды отпусков, прогноз погоды и т.д. Совсем непросто выбрать момент, который устроил бы, к примеру, сразу 100 участников, особенно если вы ограничены утвержденной сметой. Нужны поистине титанические усилия, чтобы скоординировать бронирование большого числа разнообразных авиабилетов и гостиничных мест.
Место проведения и площадка
Вопрос о том, где будет проводиться ивент, следует решить сразу, в самом начале процесса планирования. Возможно, что решение будет принято руководством предприятия или спонсорами в одностороннем порядке. Указания могут быть предельно четкими (например, шарм-отель в горах Ронды), менее конкретными (любая площадка в радиусе 35 км от Севильи) или довольно расплывчатыми (любое место проведения, желательно нестандартное и не слишком дорогое).
Если мероприятие не предполагает уединения, лучше подыскать такую площадку, до которой было бы легко добраться – неподалеку от автотрассы, вокзала или международного аэропорта. Если ваши гости прибывают межконтинентальными рейсами, то после утомительного перелета им вряд ли захочется совершать длительные автомобильные или железнодорожные поездки. Поэтому место проведения мероприятия должно находиться на разумном расстоянии от аэропорта, иначе говоря, не более чем в двух часах езды на любом виде транспорта.
Само собой разумеется, что место должно быть удобным и должно соответствовать не только типу проводимого мероприятия, но и характеру участников. Важно хорошо знать вкусы публики, которой адресовано мероприятие, для того, чтобы правильно подобрать площадку. Последнее время существует тенденция к выбору экзотических мест проведения, что дает простор творчеству и позволяет проявить оригинальность (не впадая при этом в крайности). Даже если место проведения заранее определено, это не значит, что организаторы не могут подобрать какую-нибудь нестандартную площадку. В качестве альтернативных площадок все чаще используются музеи, исторические здания, ботанические сады, загородные усадьбы, театры, яхты и т.д.
Для того, чтобы сделать правильный выбор, будет нелишним составить список возможных мест проведения, перечислив достоинства и недостатки каждого из них. Благодаря Интернету, проверочные визиты уже не так необходимы как раньше, но, тем не менее, если планируется широкомасштабное или особо важное мероприятие, мы рекомендуем хотя бы один раз побывать на месте и ознакомиться с площадкой.
Агенства инсентив-туров
